Agencija

Interni akti
      

Na podlagi 23. člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 48/23) in 29. člena Statuta Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije, št. 007-9/2023-1 z dne 26. 7. 2023, št. 007-9/2023-5 z dne 4. 4. 2024 in št. 007-9/2023-8 z dne 17. 7. 2024, je direktorica Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije sprejela

Pravila o naročanju
 

I. SPLOŠNE IN SKUPNE DOLOČBE

1. člen

(predmet pravil)

Ta pravila urejajo postopek oddaje evidenčnih naročil in javnih naročil v Javni agenciji za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: agencija) ter vodenje evidence o oddanih naročilih v agenciji.

2. člen

(pomen izrazov in nevtralna slovnična oblika)

(1) Izrazi, uporabljeni v teh pravilih, imajo enak pomen kot izrazi, uporabljeni v vsakokrat veljavnem zakonu, ki ureja javno naročanje (v nadaljnjem besedilu: ZJN).

(2) Poleg izrazov iz prejšnjega odstavka imajo izrazi, uporabljeni v teh pravilih, naslednji pomen:

  • evidenčno naročilo je naročilo blaga ali storitev, kadar ocenjena vrednost ne presega 40.000 EUR brez DDV, naročilo gradnje, kadar ocenjena vrednost ne presega 80.000 EUR brez DDV oziroma naročilo socialnih in drugih posebnih storitev (razen tistih, ki so po ZJN izrecno izključene), kadar ocenjena vrednost ne presega 750.000 EUR brez DDV in se ga izvede skladno s temi pravili,
  • javno naročilo je naročilo blaga ali storitve, kadar ocenjena vrednost znaša 40.000 EUR brez DDV ali več oziroma naročilo gradnje, kadar ocenjena vrednost naročila znaša 80.000 EUR brez DDV ali več in se ga izvede skladno z ZJN in temi pravili,
  • skupno javno naročilo je naročilo, ki ga v imenu več naročnikov na podlagi pooblastila izvede Ministrstvo za javno upravo ali drug državni organ,
  • notranja organizacijska enota (v nadaljnjem besedilu: NOE) sta sektor in kabinet direktorja,
  • odgovorna oseba je direktor agencije (v nadaljnjem besedilu: direktor),
  • pobudnik je oseba, ki predlaga izvedbo naročila,
  • odgovorna oseba za izvedbo postopka naročila je oseba, zadolžena za pravilno izvedbo postopka evidenčnega naročila oziroma javnega naročila.

(3) V teh pravilih uporabljeni izrazi, napisani v moški slovnični obliki, so uporabljeni kot nevtralni za moške in ženske.

3. člen

(temeljna načela in druge skupne določbe)

(1) Pri oddaji evidenčnih naročil in javnih naročil je potrebno zagotoviti spoštovanje vseh načel javnega naročanja iz ZJN, vseh drugih določb predpisov s področja javnega naročanja in s finančnega področja ter skrbnost pri izvrševanju pogodb.

(2) Pobudnik mora oceniti vrednost posameznega naročila čim bolj realno. Način izračuna ocenjene vrednosti naročila, vključno z vsemi količinskimi ter aktualnimi cenovnimi parametri, na podlagi katerih je bila izračunana ocenjena vrednost naročila, mora biti razviden iz dokumentacije o evidenčnem naročilu oziroma javnem naročilu.

(3) V ocenjeni vrednosti naročila morajo biti upoštevani vsi morebitni dejavniki, ki lahko vplivajo na končno vrednost pogodbe, kot so na primer: možnost podaljšanja trajanja pogodbe, spremembe količin, indeksacije ali povišanja cen ter druge predvidljive okoliščine, ki lahko vplivajo na končno vrednost izvedbe naročila.

(4) Ne glede na ocenjeno vrednost ter vrsto predmeta evidenčnega naročila ali javnega naročila se lahko pobudnik ali odgovorna oseba za izvedbo postopka naročila odloči za izvedbo zahtevnejšega postopka po ZJN.

4. člen

(pobudnik)

Naloge pobudnika so:

  • skrbi za pravočasen začetek aktivnosti, povezanih s pripravo in izvedbo postopka evidenčnega naročila ali postopka javnega naročila;
  • vnese pobudo v informacijsko dokumentarni sistem (v nadaljnjem besedilu: IS) oziroma izpolni obrazec »Predlog za izvedbo javnega naročila«, ki je kot Priloga 1 sestavni del teh pravil, ter poskrbi za njegovo parafiranje in podpis v skladu z notranjimi pravili agencije;
  • po potrebi oziroma kadar je to smiselno, pripravi osnutek dokumenta »Povabilo k oddaji ponudbe«, ki je kot Priloga 2 sestavni del teh pravil, lahko tudi osnutek pogodbe, oziroma potrdi vsebinski del razpisne dokumentacije pred pošiljanjem povabil morebitnim ponudnikom ali pred objavo naročila na Portalu javnih naročil;
  • sodeluje pri odpiranju in pregledu pravočasno prispelih ponudb, pri ocenjevanju ponudb glede na določeno merilo za izbor ter sodeluje pri pripravi uradnega zaznamka ali osnutka poročila strokovne komisije o pregledu in oceni ponudb.

5. člen

(odgovorna oseba za izvedbo postopka naročila)

Naloge odgovorne osebe za izvedbo postopka naročila so:

  • zagotovi odprtje nove zadeve v IS,
  • skrbi za pravilno arhiviranje dokumentacije v skladu s predpisi in internimi navodili ter vodi in dokumentira vso dokumentacijo v zadevi v IS,
  • pripravi »Povabilo k oddaji ponudbe« oziroma sklep o začetku postopka in razpisno dokumentacijo ter poskrbi za parafiranje in podpis,
  • posreduje osnutek pogodbe v vsebinski pregled pobudniku, skrbniku pogodbe, če to ni pobudnik, Sektorju za finance in računovodstvo ter Sektorju za pravne zadeve, ter poskrbi za parafiranje osnutka pogodbe,
  • pošlje relevantnim ponudnikom povabilo k oddaji ponudbe oziroma javno naročilo z razpisno dokumentacijo objavi na Portalu javnih naročil,
  • sodeluje pri pregledu pravočasno prejetih ponudb,
  • pripravi uradni zaznamek oziroma osnutek poročila strokovne komisije o pregledu ponudb,
  • pripravi »Obvestilo o izbiri«, ki je kot Priloga 4 sestavni del teh pravil, oziroma odločitev o oddaji javnega naročila, poskrbi za parafiranje in podpis ter dokument posreduje ponudnikom, ki so oddali ponudbo oziroma ga objavi na Portalu javnih naročil (razen pri evidenčnih naročilih),
  • pripravi naročilnico oziroma pogodbo, jo pošlje v vsebinski pregled in potrditev pobudniku in skrbniku pogodbe, če to ni pobudnik, ter poskrbi za parafiranje in podpis,
  • pošlje sklenjeno pogodbo skrbniku pogodbe in Sektorju za finance in računovodstvo,
  • izvaja komunikacijo s ponudniki,
  • izvede anonimizacijo in objavo pogodbe (ter morebitnih aneksov) na Portalu javnih naročil (razen pri evidenčnih naročilih),
  • sodeluje pri reševanju morebitnih zahtevkov za revizijo,
  • opravlja druge aktivnosti, potrebne za pravilno izvedbo postopka v celoti.

6. člen

(skrbnik pogodbe)

(1) Za naročila, za katera se sklene pogodba, se določi skrbnik pogodbe, ki: - pripravi oziroma sodeluje pri pripravi osnutka pogodbe in morebitnih aneksov k pogodbi, - je odgovoren za nadzor nad izpolnjevanjem oddanega naročila (naročanje in prevzem dobav, spremljanje kvalitete opravljenih storitev in dobavljenega blaga, pregled in potrjevanje računov, sodelovanje s sopogodbenikom, reševanje reklamacij, spremljanje višine realiziranih sredstev po pogodbi, spoštovanje pogodbeno dogovorjenih rokov, skrb za pravočasno izvedbo novega postopka pred iztekom pogodbe ipd.).

(2) V primeru evidenčnega postopka, ki se zaključi z izdajo naročilnice, naloge skrbnika pogodbe smiselno preidejo tudi na pobudnika takega evidenčnega postopka.

7. člen

(protikorupcijska klavzula in izjava o lastništvu ponudnika)

Na naročilnici oziroma v pogodbi, katere vrednost je višja od 10.000 EUR brez DDV, se obvezno navede protikorupcijska klavzula ter od izbranega ponudnika pridobi izpolnjena in podpisana »Izjava o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu ponudnika«, ki je kot Priloga 5 sestavni del teh pravil.

 

II. EVIDENČNA NAROČILA

8. člen

(splošne določbe)

(1) V postopku evidenčnega naročila se v skladu z ZJN upoštevajo načela gospodarnosti, učinkovitosti, uspešnosti in transparentnosti.

(2) Postopek evidenčnega naročila se lahko kadarkoli ustavi.

(3) Če se med postopkom evidenčnega naročila ugotovi, da najugodnejša prejeta ponudba presega mejno vrednost iz drugega odstavka 2. člena teh pravil, se postopek ustavi in začne postopek v skladu z določbami ZJN.

(4) Evidenčno naročilo se lahko odda z izdajo naročilnice ali s sklenitvijo pogodbe.

(5) Vsa komunikacija med agencijo in potencialnimi ponudniki (vključno s povabilom k oddaji ponudbe, odgovori na vprašanja, popravki dokumentacije, prejemom ponudb, ter obvestilom o izbiri) praviloma poteka v elektronski obliki.

(6) V primeru, ko je bila ponudba pridobljena na drug način (na primer iz javno dostopnih virov, kot so spletne strani ponudnikov, katalogi, ceniki ipd.), se o tem sestavi pisni zaznamek o preverjanju, kateremu se priloži ponudba v prejeti obliki.

(7) Praviloma je ocenjena vrednost enaka višini zagotovljenih sredstev za predmetno naročilo.

9. člen

(razmejitev pristojnosti)

(1) Evidenčna naročila se izvajajo v naslednjih NOE:

a) Sektor za splošne zadeve – naročila s področja splošnih zadev in druga naročila, za katera s tem navodilom ni pooblaščena druga NOE,

b) Sektor za informacijsko infrastrukturo in poslovno informatiko – naročila s področja informatike in komunikacijske tehnologije,

c) Kabinet direktorja – naročila letalskih vozovnic, hotelskih storitev, poslovnih daril, kosil in dogodkov, protokolarnih prevozov ter reprezentance.

(2) Evidenčna naročila, ki se primarno izvajajo v Sektorju za informacijsko infrastrukturo in poslovno informatiko ter Kabinetu direktorja, se lahko izvedejo tudi v Sektorju za splošne zadeve.

10. člen

(začetek evidenčnega postopka)

(1) Pobudo za izvedbo evidenčnega naročila lahko poda vsak javni uslužbenec agencije.

(2) Pred začetkom postopka mora pobudnik pri Sektorju za finance in računovodstvo preveriti, ali so za izvedbo naročila zagotovljena razpoložljiva finančna sredstva. Agencija lahko postopek oddaje naročila prične le, če ima zanj zagotovljena ustrezna sredstva v finančnem načrtu.

(3) Pobuda mora vsebovati naslednje podatke:

  • predmet naročila,
  • vrsto naročila (blago, storitev, gradnja),
  • ocenjeno vrednost naročila brez DDV in z DDV,
  • obrazložitev potrebe po naročilu.

(4) Če je to potrebno za jasnejšo opredelitev naročila, se v pobudi navedejo tudi tehnične specifikacije predmeta naročila.

(5) Cena in tehnične specifikacije predmeta naročila se lahko preverjajo z zbiranjem informativnih ponudb, s poizvedovanjem pri dobaviteljih, z raziskavo trga ali na drug ustrezen način.

(6) Pobudo za izvedbo evidenčnega naročila je mogoče podati na enega od naslednjih dveh načinov:

a) Prvi način (vnos v IS EPP)
Javni uslužbenec agencije posreduje pobudo pristojni osebi v svoji NOE. Pristojna oseba v NOE v IS prevzame zadevo od osebe, odgovorne za izvedbo postopka naročila, skladno s prvim odstavkom 9. člena teh pravil. Oseba, odgovorna za izvedbo postopka naročila, nato v IS določi pristojno osebo v NOE, ki bo pripravila pobudo.

Pristojna oseba v NOE v IS izpolni zavihek »Osnovni podatki«, določi potrjevalca pobude v NOE (vodjo NOE ali njegovega namestnika) in pobudo posreduje v potrjevanje.

Potrjevalec pobude (vodja NOE ali njegov namestnik) v IS pobudo potrdi ali zavrne na podlagi ocene dejanske potrebe agencije po predmetu naročila. Potrjevalec je odgovoren za utemeljenost pobude.

b) Drugi način (predlog s strani pristojne osebe v NOE)
Pristojna oseba v NOE posreduje predlog za izvedbo naročila osebi, odgovorni za izvedbo postopka naročila, skladno z razmejitvijo pristojnosti iz prvega odstavka 9. člena teh pravil.

V tem primeru vse nadaljnje aktivnosti iz prvega načina (vnos podatkov, določitev potrjevalca, posredovanje pobude v potrjevanje) izvede oseba, odgovorna za izvedbo postopka naročila, namesto pristojne osebe v NOE.

(7) Potrditev pobude in osebe, odgovorne za izvedbo postopka naročila, IS avtomatično prikaže na predlogu za izdajo naročilnice ali na predlogu za sklenitev pogodbe, v obliki priloge z naslovom »Priloga: Informacija o pobudi«. Ta zapis se šteje za parafiranje pobude.

(8) Na podlagi potrjene pobude oseba, odgovorna za izvedbo postopka naročila, izvede postopek izbire v skladu s temi pravili.

11. člen

(merilo za izbiro)

(1) Evidenčno naročilo se odda na podlagi ekonomsko najugodnejše ponudbe, ki se določi na podlagi cene in stroškov z upoštevanjem DDV, ob uporabi pristopa stroškovne učinkovitosti, na primer z izračunom stroškov v življenjski dobi in lahko zajema tudi najboljše razmerje med ceno in kakovostjo, ocenjeno na podlagi meril, povezanih s predmetom naročila, kot na primer:

  • kakovost, vključno s tehničnimi prednostmi, estetske in funkcionalne lastnosti, dostopnost, oblikovanje, prilagojeno vsem uporabnikom, socialne, okoljske in inovativne značilnosti,
  • organiziranost, usposobljenost in izkušenost kadra,
  • poprodajne storitve in tehnična pomoč (garancijska doba, obveznosti v zvezi z rezervnimi deli, pogarancijsko vzdrževanje),
  • pogoji dobave (rok, kraj in postopek dobave, rok dokončanja del).

(2) V dokumentaciji naročila se določi relativna utež vsakega merila, izbranega za določitev ekonomsko najugodnejše ponudbe, v padajočem zaporedju po pomembnosti.

(3) Ekonomsko najugodnejša ponudba se lahko določi tudi zgolj na podlagi najnižje cene.

(4) Pri izbiri izvajalca izobraževanja in usposabljanja javnih uslužbencev agencije se uporabi merilo ustreznost predmeta naročila glede programa usposabljanja, lokacije in termina.

(5) Merilo ustreznost predmeta naročila se uporabi tudi v primeru nabave knjig, literature, publikacij in drugih podobnih nabav.

12. člen

(povpraševanje)

(1) Za izvedbo povpraševanja se praviloma uporabi obrazec »Povabilo k oddaji ponudbe« in ga praviloma pripravi odgovorna oseba za izvedbo postopka naročila.

(2) K oddaji ponudbe je praviloma potrebno povabiti več ponudnikov (najmanj 3), razen v naslednjih primerih:

a) kadar naročilo lahko izpolni le določen ponudnik iz naslednjih razlogov:

  • cilj naročila je ustvariti ali pridobiti unikatno umetniško delo ali umetniško uprizoritev,
  • iz tehničnih razlogov ne obstaja konkurenca za predmet naročila in ni ustrezne alternative,
  • iz razloga zaščite izključnih pravic, vključno s pravicami intelektualne lastnine in ni ustrezne alternative,

b) kadar gre za izjeme, za katere se ne uporablja ZJN,

c) zaradi načela učinkovitosti pri naročilih v vrednosti do 1.000 EUR brez DDV,

d) v drugih utemeljenih primerih, ki morajo biti utemeljeni in dokumentirani v uradnem zaznamku ali drugi dokumentaciji o naročilu.

13. člen

(oddaja ponudb)

(1) Ponudniki oddajo svoje elektronske ponudbe praviloma na obrazcu »Ponudba«, ki je kot Priloga 3 sestavni del teh pravil.

(2) Prejeta vprašanja enega od potencialnih ponudnikov se skupaj z odgovori posredujejo vsem potencialnim ponudnikom, katerim je bilo poslano »Povabilo k oddaji ponudbe«.

(3) Upoštevajo se tudi ponudbe tistih usposobljenih ponudnikov, ki niso bili neposredno povabljeni k oddaji ponudbe, vendar so ponudbo pravočasno in pravilno oddali.

14. člen

(pogajanja)

(1) Zaradi gospodarnosti se lahko v postopek evidenčnega naročila vključijo tudi pogajanja, četudi v »Povabilu k oddaji ponudbe« niso bila vnaprej napovedana.

(2) V pogajanja se vključi vse ponudnike, ki so oddali ponudbo pravočasno in izpolnjujejo vse zahtevane pogoje predmetnega naročila.

15. člen

(zaključek evidenčnega naročila)

(1) Odgovorna oseba za izvedbo postopka naročila, na podlagi izvedenega postopka izbire v skladu s temi pravili, pripravi predlog za izdajo naročilnice oziroma predlog za sklenitev pogodbe.

(2) Predlog za izdajo naročilnice oziroma predlog za sklenitev pogodbe vsebuje:

  • zaporedno številko zadeve,
  • NOE, ki predlaga izdajo naročilnice oziroma sklenitev pogodbe,
  • predmet naročila,
  • ocenjeno vrednost naročila brez DDV in z DDV,
  • opredelitev konta v finančnem načrtu, na katerem so zagotovljena sredstva za izvedbo naročila,
  • navedbo izbranega ponudnika,
  • obrazložitev in po potrebi druge relevantne navedbe.

(3) Predlog za izdajo naročilnice oziroma predlog za sklenitev pogodbe posreduje odgovorna oseba za izvedbo postopka naročila v pregled in potrditev naslednjim:

  • Sektorju za finance in računovodstvo, ki potrdi, da so sredstva za izvedbo predlaganega naročila zagotovljena ter da je predlagani konto ustrezen;
  • odgovorni osebi za izvedbo postopka naročila v Sektorju za splošne zadeve, če naročila ne izvaja Sektor za splošne zadeve.

(4) Potrditev se izvede elektronsko v IS. Na predlogu za izdajo naročilnice oziroma predlogu za sklenitev pogodbe se potrditev izpiše pod oznako »Pregled predloga«, z navedbo imen in priimkov oseb, ki so opravile pregled, ter datumom opravljenega pregleda. Takšna potrditev se šteje kot parafiranje predloga za izdajo naročilnice oziroma predloga za sklenitev pogodbe.

(5) Tako pripravljen predlog za izdajo naročilnice oziroma predlog za sklenitev pogodbe podpiše direktor ali vodja NOE iz prvega odstavka 9. člena teh pravil, v kateri se izvaja naročilo, če ima za to pooblastilo.

(6) Če se nabava blaga ali storitev izvaja za potrebe kabineta direktorja, lahko predlog za izdajo naročilnice oziroma predlog za sklenitev pogodbe podpiše tudi namestnik direktorja.

(7) Potrjen in podpisan predlog za izdajo naročilnice oziroma predlog za sklenitev pogodbe predstavlja podlago za izdajo naročilnice oziroma za sklenitev pogodbe.

(8) Odgovorna oseba za izvedbo postopka naročila mora na pogodbi pridobiti parafe naslednjih oseb:

  • odgovorne osebe za izvedbo postopka naročila,
  • skrbnika pogodbe,
  • finančnega delavca, pooblaščenega s strani vodje Sektorja za finance in računovodstvo,
  • univerzitetnega diplomiranega pravnika,
  • vodje NOE, v kateri se izvaja naročilo, če podpisuje pogodbo direktor.

16. člen

(obveščanje ponudnikov o izboru)

(1) Vsem ponudnikom, ki so oddali ponudbo, se pošlje podpisano »Obvestilo o izbiri ponudnika«, na kontaktni elektronski naslov, naveden v ponudbi, v 30 dneh od oddaje naročila.

(2) Podpisano in odposlano »Obvestilo o izbiri ponudnika« predstavlja podlago za izdajo naročilnice oziroma sklenitev pogodbe z izbranim ponudnikom.

17. člen

(evidenčno naročilo z naročilnico)

(1) Praviloma se naročilnica uporablja za naročila v vrednosti do 10.000 EUR brez DDV. V primeru večkratnega (sukcesivnega) naročanja blaga in storitev se lahko izda naročilnica tudi za določeno obdobje.

(2) Sektor za splošne zadeve na podlagi podatkov iz obvestila o izbiri pripravi naročilnico in jo posreduje v podpis odgovorni osebi ter izbranemu ponudniku.

(3) Naročilnico podpiše direktor. Če se nabava blaga ali storitev nanaša na potrebe direktorja, naročilnico podpiše namestnik direktorja.

18. člen

(evidenčno naročilo s pogodbo)

(1) Naročila v ocenjeni vrednosti nad 10.000 EUR brez DDV se praviloma oddajo na podlagi sklenjene pogodbe. Pogodba se lahko sklene tudi za naročila, katerih vrednost ne presega 10.000 EUR brez DDV, če gre za kompleksnejše ali dalj časa trajajoče poslovno razmerje.

(2) V pogodbah, sklenjenih za obdobje do enega leta, se določi fiksna cena, ki velja za celotno obdobje trajanja pogodbe, razen v primeru izjem, ki so izrecno opredeljene v pogodbi.

(3) V pogodbah, sklenjenih za obdobje, daljše od enega leta, se valorizacija denarnih obveznosti lahko določi samo v primerih in pod pogoji, ki jih določajo predpisi, ki urejajo valorizacijo denarnih obveznosti pravnih oseb javnega sektorja.

 

III. JAVNA NAROČILA

19. člen

(splošno pravilo)

Vsa javna naročila se izvajajo v Sektorju za splošne zadeve.

Vso dokumentacijo pri javnih naročilih podpisuje odgovorna oseba, razen poročila strokovne komisije.

20. člen

(oznaka javnih naročil)

Sektor za splošne zadeve vodi evidenco javnih naročil. Vsako javno naročilo je svoja zadeva v IS.

21. člen

(začetek postopka)

(1) Postopek javnega naročila se začne s pripravo in oddajo izpolnjenega obrazca »Predlog za izvedbo javnega naročila«, ki ga pripravi pobudnik ter poskrbi za njegovo parafiranje in podpis. Številko zadeve v IS pridobi pri odgovorni osebi za izvedbo postopka naročila.

(2) Podpisan »Predlog za izvedbo javnega naročila« skupaj z vsemi zahtevanimi prilogami, zlasti s tehničnimi specifikacijami predmeta naročila, se pošlje Sektorju za splošne zadeve na elektronski naslov: javna.narocila@aris-rs.si. Sektor zadevo prevzame v obravnavo ter začne postopek javnega naročanja v skladu z ustreznim postopkom, določenim z ZJN.

(3) Pobudnik mora dokumentacijo za začetek postopka javnega naročanja predložiti Sektorju za splošne zadeve v naslednjih rokih: - najmanj 2 meseca pred želenim datumom sklenitve pogodbe, če se bo postopek izvedel kot naročilo male vrednosti ali postopek s pogajanji brez predhodne objave; - najmanj 4 mesece pred želenim datumom sklenitve pogodbe, če se bo postopek izvedel kot odprti postopek ali druga vrsta postopka z obvezno objavo.

22. člen

(strokovna komisija)

(1) V postopku javnega naročanja odgovorna oseba s sklepom o začetku postopka imenuje strokovno komisijo.

(2) Strokovna komisija ima najmanj tri člane, od katerih je njen predsednik praviloma vodja NOE, v katero delovno področje sodi predmet naročila ali njegov namestnik in še najmanj dva člana, ki sta: - odgovorna oseba za izvedbo postopka naročila in - javni uslužbenec agencije, ki je strokovnjak z vsebinskega področja predmeta javnega naročila, predlagan s strani vodje NOE ali odgovorne osebe, kadar predmet naročila spada v njegovo delovno področje.

(3) Strokovna komisija je pristojna in odgovorna za naslednje aktivnosti v postopku: - pripravo razpisne dokumentacije, - pregled in oceno ponudb v skladu z merili iz razpisne dokumentacije, - pripravo poročila o pregledu ponudb, - pripravo predloga odločitve o oddaji naročila, - skrbi za zakonitost postopka.

(4) Člani strokovne komisije so dolžni ravnati v skladu s predpisi, ki urejajo integriteto, preprečevanje korupcije in varstvo zaupnih informacij.

23. člen

(skupna javna naročila)

(1) Skupna javna naročila vodi in izvaja Direktorat za javno naročanje pri Ministrstvu za javna naročila ali drug državni organ.

(2) Prejeti poziv za oddajo potreb in morebitno pooblastilo za sodelovanje v skupnem javnem naročilu glavna pisarna agencije evidentira kot novo zadevo v IS, o tem obvesti Sektor za splošne zadeve in glede na predmet skupnega javnega naročila tudi vodjo pristojne NOE.

(3) Vodja pristojne NOE je odgovoren za zbiranje potreb znotraj agencije za predmetno skupno javno naročilo, pripravo ocene potreb in količin in določitev ocenjene vrednosti. V ta namen izpolni »Predlog za izvedbo JN«.

(4) Na podlagi zbranih potreb Sektor za splošne zadeve pripravi sklep o začetku postopka, ga evidentira v ustrezni zadevi v IS ter zagotovi postopek potrjevanja in podpisovanja dokumenta. Sektor za splošne zadeve nato posreduje zbrane potrebe izvajalcu skupnega javnega naročila, skladno z navodili, prejetimi ob pozivu za oddajo potreb.

(5) Obvestilo o sklenjeni krovni pogodbi in pozivu na sklenitev neposredne pogodbe glavna pisarna agencije uvrsti v ustrezno že odprto zadevo v IS ter o tem obvesti Sektor za splošne zadeve.

(6) Sektor za splošne zadeve dokonča besedilo neposredne pogodbe ter poskrbi za ustrezen protokol njenega potrjevanja in obojestranski podpis. Podpisano pogodbo nato anonimizira in objavi na portalu javnih naročil.

IV. VODENJE EVIDENCE

24. člen

(evidenca in sporočanje podatkov)

(1) Vsako naročilo, izvedeno v skladu s temi pravili, se vodi kot samostojna zadeva. Vsi dokumenti, nastali v postopku, morajo biti dokumentirani tako v IS kot tudi v tiskani obliki ter ustrezno vloženi v zadevo naročila.

(2) Evidenca naročil se vodi s pomočjo IS. V vsakem postopku oddaje evidenčnega naročila se evidentirajo najmanj naslednji dokumenti: - pobuda za oddajo naročila oziroma informacija o pobudi, - predlog za izdajo naročilnice oziroma sklenitev pogodbe, - pridobljene ponudbe, - naročilnica oziroma pogodba.

(3) V vsakem postopku oddaje javnega naročila se evidentirajo vsi relevantni dokumenti.

(4) V evidenci naročil se po posamezni vrsti naročila vodijo naslednji podatki: - zaporedna številka, - številka dokumenta naročila in datum, - vrsta predmeta naročila, - predmet naročila, - vrednost naročila brez DDV, - realizacija naročila brez DDV, - konto, - ponudnik, ki mu je bilo oddano naročilo, - skrbnik pogodbe, - številka in datum akta, ki pomeni oddajo naročila, - trajanje naročila.

(5) Sektor za splošne zadeve vodi evidenco oddanih javnih naročil v agenciji. Sektor za splošne zadeve vodi tudi skupno evidenco oddanih evidenčnih naročilih. Seznam evidenčnih naročil, ki so bila oddana v preteklem letu in katerih vrednost je enaka ali višja od 10.000 EUR brez DDV, se objavi na portalu javnih naročil do zadnjega dne februarja tekočega leta za preteklo leto. Seznam mora vsebovati vse statistične podatke kot zahteva veljavna zakonodaja.

25. člen

(plan javnih naročil)

NOE pripravijo plan javnih naročil za naslednje koledarsko leto, ki ga posredujejo Sektorju za splošne zadeve do 30. novembra.

 

V. KONČNI DOLOČBI

26. člen

(začetek veljavnosti)

Ta pravila začnejo veljati naslednji dan po objavi na skupnem mrežnem pogonu agencije.

27. člen

(prenehanje veljavnosti)

Z dnem začetka veljavnosti teh pravil preneha veljati Navodilo o oddaji javnih naročil brez javne objave, št. 007-6/2016-1 z dne 30. 3. 2016, št. 007-6/2016-2 z dne 12. 1. 2017, št. 007-6/2016-3 z dne 14. 3. 2019 in št. 007-6/2016-4 z dne 13. 3. 2023.
 

Številka:
Datum:

 

Tjaša Dobnik,
direktorica

 

Priloge:

Priloga 1: Predlog za izvedbo javnega naročila,
Priloga 2: Povabilo k oddaji ponudbe,
Priloga 3: Ponudba,
Priloga 4: Obvestilo o izbiri,
Priloga 5: Izjava o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu ponudnika.