Agencija |
Informacije o varstvu osebnih podatkov |
|
|
Podatki o upravljalcu
Javna agencija za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije
Bleiweisova
cesta 30
1000 Ljubljana
e-pošta: GlavnaPisarna@arrs.si
Vaše osebne podatke obdelujemo v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega
parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi
osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi
Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju GDPR),
veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (Zakon o varstvu osebnih
podatkov, Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v
nadaljevanju ZVOP-1) in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo
osebnih podatkov.
Vodilo Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (v
nadaljevanju ARRS) je visok standard varstva osebnih podatkov, zato smo za
zagotavljanje ustreznega nivoja varstva sprejeli ustrezna notranja pravila
varstva ter nadzorne mehanizme, ki preprečujejo zlorabo ali kakršnokoli
nepooblaščeno obdelavo. V ta namen smo sprejeli Pravilnik o postopkih in ukrepih
za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov na Javni agenciji za raziskovalno
dejavnost Republike Slovenije, št. 007-9/2022-1 z dne 27. 5. 2022 in Pravila o postopkih
in ukrepih pri delovanju in vzdrževanju informacijskega okolja Javne agencije za
raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, št. 007-15/2008-1, z dne 11. 11.
2008 s spremembami. Vaše osebne podatke tako skrbno hranimo in varujemo z
organizacijskimi, tehničnimi in logično-tehničnimi postopki ter ukrepi. Enake
varnostne zaveze ARRS terja tudi od svojih pogodbenih obdelovalcev. Zagotavljamo
vam, da v okviru obdelave osebnih podatkov sodelujemo izključno z zaupanja
vrednimi partnerji, ki bodo vaše podatke obdelovali le z najvišjo stopnjo
varnosti.
Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov
Barbara Jankovič
e-pošta:
Barbara.Jankovic@arrs.si
Tel. št.: 01 400 5964
Namen obdelave in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov
Vaše osebne podatke bo ARRS obdeloval za namene, za katere jih je
pridobil in jih ne bo obdeloval za namene, ki niso združljivi z nameni, za
katere so bili zbrani. ARRS od uporabnika zbira zgolj tiste osebne podatke, ki
so nujno potrebni za dosego posameznega namena in sicer predvsem za namene
izvajanja javnih nalog, ki jih določajo Zakon o znanstvenoraziskovalni in
inovacijski dejavnosti (Uradni list RS, št. 186/21, v nadaljevanju ZZrID) in
podzakonski akti v zvezi s 100. členom ZZrID (npr. Pravilnik o registru zasebnih
raziskovalcev, Uradni list RS, št. 12/05, 5/07, 84/08 in 186/21 – ZZrID,
Pravilnik o postopkih (so)financiranja in ocenjevanja ter spremljanju izvajanja
raziskovalne dejavnosti, Uradni list RS, št. 52/16, 79/17, 65/19, 78/20, 145/20
in 186/21 – ZZrID, v nadaljevanju Pravilnik o postopkih). Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov
predstavlja tudi delovnopravna zakonodaja, Zakon o varstvu dokumentarnega in
arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14) in druga
specialna zakonodaja.
Za obdelavo osebnih podatkov s strani ARRS bo prišlo, ko bo izpolnjen vsaj en
od naslednjih pogojev:
- če je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti agencije pod
pogojem, da obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se
obdelujejo in namen njihove obdelave določa zakon;
- če je obdelava potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri
izvajanju javne oblasti dodeljene agenciji;
- če je posameznik privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega
ali več določenih namenov, če tako določa zakon ali brez podlage v zakonu,
če obdelava ni potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti agencije oziroma
za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti
dodeljene agenciji;
- če je obdelava osebnih podatkov potrebna za izvajanje pogodbe, katere
pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za
izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
- če je obdelava potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika;
- kadar je obdelava potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si
prizadeva agencija, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali
temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni
podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. Navedena pravna podlaga se
ne uporabi za obdelavo s strani agencije pri opravljanju njenih javnih
(oblastnih) nalog.
Ne glede na navedene pravne podlage lahko agencija izjemoma
obdeluje osebne podatke, ki so nujni za izvrševanje njenih zakonitih
pristojnosti, nalog ali obveznosti, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen
interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.
Uporabniki, kategorije uporabnikov in obdelovalci osebnih
podatkov
Obdelava vaših osebnih podatkov je strogo omejena na obdelavo tistih
zaposlenih v ARRS, ki vaše osebne podatke nujno potrebujejo za izvajanje
delovnih nalog. Vsi zaposleni so zavezani k zaupnosti in k spoštovanju varstva
osebnih podatkov. V določenih primerih vaše osebne podatke obdelujejo pogodbeni
obdelovalci, s katerimi ima ARRS sklenjeno pisno pogodbo, pristojni državni
organi in nosilci javnih pooblasti v okviru izvajanja zakonskih pristojnosti ter
druge osebe, ki imajo pravno podlago za pridobitev in obdelavo osebnih
podatkov. ARRS v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika
tretjim nepooblaščenim osebam ali v tretje države, razen v primerih, ki jih
določa zakon ali drug predpis.
Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu
ARRS, v mejah danega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem
pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v pogodbi oz. pravnem aktu.
Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje ARRS so predvsem: IZUM, Špica
International d. o. o., Zaslon Telecom d. o. o., Nova Vizija d. o. o. in STROKA
PRODUKT d. o. o.
Pošiljanje podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije
V primerih, ko v skladu s pravnim predpisom oceno prijave za sofinanciranje
predmeta raziskovalne dejavnosti opravi recenzent iz tretje države, bo ARRS v
skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov osebne podatke posredoval
recenzentom v tretje države. ARRS zagotavlja ustrezne zaščitne ukrepe ter
sodeluje le z recenzenti v tretjih državah, ki zagotavljajo ustrezno varstvo
osebnih podatkov.
Vrste osebnih podatkov, ki niso pridobljeni od posameznika na katerega se ti
nanašajo
ARRS skladno z zgoraj opredeljenimi nameni in pravnimi podlagami zbira tudi
osebne podatke, ki niso pridobljeni neposredno od posameznika na katerega se ti
nanašajo. Navedene osebne podatke ARRS obdeluje le, kadar za to obstaja zakonska
ali druga pravna podlaga (npr. 56. člen ZZrID).
Obdobje hrambe osebnih podatkov
Obdobje hrambe osebnih podatkov je odvisno od podlage in namena obdelave
posamezne kategorije osebnih podatkov. Osebni podatki se hranijo vse dokler je
to potrebno z vidika izpolnitve namena, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma
za obdobje, ki ga predpisuje zakon oz. drug predpis. Osebne podatke, ki jih
upravljavec obdeluje na podlagi vaše osebne privolitve, hrani ARRS do preklica
privolitve ali dokler je to potrebno z vidika izpolnitve namena.
Za določitev roka hrambe se upoštevajo roki, ki jih določajo predpisi in
Načrt klasifikacijskih znakov Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike
Slovenije, številka 020-5/2017-1 z dne 29.11.2017. Če roki hrambe niso posebej
določeni s predpisi, mora biti ob upoštevanju načela sorazmernosti hramba
omejena na najkrajše možno obdobje. Po preteku roka hrambe se osebni podatki
zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, razen če niso na podlagi zakona,
ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma
če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Nekatere osebne
podatke lahko ARRS obdeluje v znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene
ali statistične namene ob sprejemu ustreznih ukrepov v skladu z GDPR.
Pravice posameznika:
V skladu z GDPR vam ARRS zagotavlja pravico dostopa do podatkov, pravico do
popravka, pravico do izbrisa (»pravica do pozabe«), pravico do omejitve
obdelave, pravico do ugovora, pravico do preklica privolitve, in pravico do
vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov, ki so podrobneje
razdelane v nadaljevanju.
Pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki lahko uveljavljate:
- ustno na
zapisnik po predhodni najavi v času uradnih ur od ponedeljka do četrtka od 9.00
do 12.00 in od 13.00 do 15.00, ob petkih od 9.00 do 12.00 in od 13.00 do 14.00;
- v pisni obliki na zgoraj navedene kontaktne podatke pooblaščene osebe za
varstvo osebnih podatkov ali neposredno na ARRS. Če boste zahtevo predložili z
elektronskimi sredstvi, se vam bodo informacije, če bo to mogoče, zagotovile z
elektronskimi sredstvi, razen v primeru, da boste zahtevali drugače.
Za potrebe zanesljive identifikacije lahko ARRS v primeru uveljavljanja vaših
pravic v zvezi z osebnimi podatki od vas zahteva dodatne podatke, ki so potrebni
za potrditev vaše identitete.
ARRS bo na zahtevo, s katero uveljavljate svoje pravice v zvezi s svojimi
osebnimi podatki, odgovoril brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem
mesecu od prejema zahteve. Rok za uresničevanje pravic se lahko podaljša za
največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev.
Vse zagotovljene informacije ter vsa sporočila in ukrepi v zvezi z varstvom
osebnih podatkov, se v eni kopiji zagotovijo brezplačno. Kadar so zahteve
posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljene ali
pretirane zlasti ker se ponavljajo, lahko ARRS zaračuna razumno pristojbino, pri
čemer upošteva upravne stroške posredovanja informacij, ali zavrne zahtevo.
Pravica do dostopa osebnih podatkov
Posameznik, na katerega se nanašajo
osebni podatki, ima pravico od ARRS dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim
obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov ter
informacije: o namenu obdelave; vrsti zadevnih osebnih podatkov; uporabnikih ali
kategorijah uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki,
zlasti uporabnikih v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah; kadar je
mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila,
ki se uporabijo za določitev tega obdobja; o obstoju pravice, da se lahko
zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov, o obstoju pravice do omejitve obdelave osebnih
podatkov, o obstoju pravice do ugovora obdelavi; o obstoju pravice do vložitve
pritožbe pri nadzornem organu; o viru osebnih podatkov, kadar osebni podatki
niso zbrani pri posamezniku in o ustreznih zaščitnih ukrepih v zvezi s prenosom,
kadar se osebni podatki prenesejo v tretjo državo ali mednarodno organizacijo.
Pravica do preklica privolitve
Privolitev za obdelavo osebnih podatkov lahko
kadarkoli prekličete, enako enostavno kot ste dali privolitev. Preklic
privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred
preklicem.
Pravica do popravka, do izbrisa (»pravica do pozabe«) in do omejitve obdelave
osebnih podatkov
Od ARRS imate pravico zahtevati in doseči, da se brez
nepotrebnega odlašanja:
- netočni osebni podatki v zvezi z vami popravijo ali
ob upoštevanju namenov obdelave dopolnijo;
- osebni podatki v zvezi z vami
izbrišejo in sicer: kadar osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere
so bili zbrani ali kako drugače obdelani; kadar posameznik prekliče privolitev,
pa za obdelavo ne obstaja druga pravna podlaga; kadar je vložen ugovor obdelavi,
ki je potrebna zaradi zakonitih interesov ali za opravljanje nalog v javnem
interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene ARRS, pa za njihovo obdelavo
ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi; kadar so bili osebni podatki
obdelani nezakonito ali kadar je osebne podatke treba izbrisati za izpolnitev
pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali slovenskim pravnim redom. Predlogu za
izbris ARRS ne bo ugodil v primerih, ki jih določa člen 17(3) GDPR;
- omeji
obdelava vaših osebnih podatkov in sicer: kadar oporekate točnosti podatkov, in
sicer za obdobje, ki ARRS omogoča preveriti točnost vaših osebnih podatkov;
kadar je obdelava nezakonita in namesto izbrisa osebnih podatkov zahtevate
omejitev uporabe; kadar ARRS osebnih podatkov ne potrebuje več za namene
obdelave, temveč jih vi potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo
pravnih zahtevkov; ali kadar ste vložili ugovor v zvezi z obdelavo, dokler se ne
preveri, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad vašimi razlogi.
Pravica do ugovora
Na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem,
imate pravico, da kadarkoli ugovarjate obdelavi osebnih podatkov, ki je potrebna
zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva ARRS ali za opravljanje nalog
v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti. ARRS bo prenehal obdelovati
osebne podatke, razen če dokaže nujne legitimne razloge za obdelavo, ki
prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami ali za uveljavljanje,
izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
Kadar se osebni podatki obdelujejo v
znanstveno ali zgodovinsko raziskovalne namene ali statistične namene, imate
pravico, da iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, ugovarjate
obdelavi osebnih podatkov v zvezi z vami, razen če je obdelava potrebna za
opravljanje naloge, ki se izvaja zaradi razlogov javnega interesa.
Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov
Brez
poseganja v katero koli drugo upravno ali pravno sredstvo imate kot posameznik,
na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico vložiti pritožbo pri
Informacijskem pooblaščencu, Dunajska cesta 22 Ljubljana, če menite, da obdelava
osebnih podatkov v zvezi z vami krši GDPR. Informacijski pooblaščenec vas bo
obvestil o stanju zadeve in odločitvi o pritožbi, vključno z možnostjo pravnega
sredstva zoper njegovo odločitev o pritožbi.
Veljavnost
ARRS si pridružuje pravico do sprememb ali dopolnitev Informacij o
varstvu osebnih podatkov. Informacije veljajo in se uporabljajo od 3. junija
2022 dalje.
|