Podatki o upravljalcu

Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije
Bleiweisova cesta 30
1000 Ljubljana
e-pošta: GlavnaPisarna@aris-rs.si

Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (v nadaljevanju: ARIS) vaše osebne podatke obdeluje v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljnjem besedilu: GDPR), veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (Zakon o varstvu osebnih podatkov, Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1, v nadaljnjem besedilu: ZVOP-2) in drugo zakonodajo, ki ARIS daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Vodilo ARIS je visok standard varstva osebnih podatkov, zato je ARIS za zagotavljanje ustreznega nivoja varstva sprejela notranja pravila varstva osebnih podatkov ter nadzorne mehanizme, ki preprečujejo zlorabo ali kakršnokoli nepooblaščeno obdelavo podatkov.

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov

Damjana Bogataj Demšar
e-pošta: Damjana.Bogataj-Demsar@aris-rs.si
tel.: (01) 555 53 81

Marjeta Janežič
e-pošta: Marjeta.Janezic@aris-rs.si
Tel.: (01) 400 59 89

Namen obdelave in pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

ARIS osebne podatke posameznikov obdeluje predvsem za naslednje namene:

• v povezavi z izvedbo javnih razpisov oz. pozivov glede sofinanciranja znanstvenoraziskovalne in inovacijske dejavnosti, vodenjem zbirk osebnih podatkov in za izvajanje nalog ter namenov, ki jih opredeljuje Zakon o znanstvenoraziskovalni in inovacijski dejavnosti (Uradni list RS, št. 186/21 in 40/23, 102/24 in 40/25; v nadaljnjem besedilu: ZZrID), podzakonski predpisi in ustanovitveni akti ARIS;
• obravnava različnih vlog strank in komunikacija s strankami;
• zagotavljanje podpore delovanju strokovnih teles ARIS;
• izvedba postopkov zaposlovanja in komunikacija s kandidati za zaposlitev;
• za namene organizacije in izvedbe različnih srečanj, usposabljanj ali dogodkov ter za namene obveščanja javnosti;
• izvedba postopkov javnega naročanja, sklepanje in izvajanje pogodb o dobavi blaga ali storitev;
• upravljanje z dokumentarnim gradivom, vključno s hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva;
• zagotavljanje učinkovitega in varnega delovanja informacijskih sistemov ARIS ter zagotavljanje podpore uporabnikom;
• spremljanje in izvajanje nadzora, zlasti glede zakonitosti glede namenske porabe dodeljenih finančnih sredstev za izvajanje aktivnosti znanstvenoraziskovalne dejavnosti, ki jih financira;
• izvajanje zahtev v zvezi z dostopom do informacij javnega značaja;
• zagotavljanje pravic posameznikom v skladu s predpisi s področja varstva osebnih podatkov;
• sodelovanje z državnimi organi ali z drugimi nosilci javnih pooblastil ali
• za podajo pojasnil ali odgovorov, v kolikor se posamezniki na ARIS obrnejo z morebitnimi vprašanji ali pobudami.

Do obdelave osebnih podatkov s strani ARIS bo prišlo na podlagi ene izmed naslednjih pravnih podlag:

• če je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti ARIS pod pogojem, da obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon;
• če je obdelava potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti dodeljene ARIS pod enakim pogojem, ki velja za obdelavo, ki je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti ARIS (glej prejšnjo alinejo). Ne glede na naveden pogoj pa se lahko v primeru obravnavane pravne podlage izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo;
• če je posameznik dal privolitev za obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov, če tako možnost določa zakon, sicer pa na podlagi privolitve, če ne gre za izvrševanje zakonskih pristojnosti, nalog ali oblastnih obveznosti javnega sektorja;
• če je obdelava osebnih podatkov potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• če je obdelava potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
• kadar je obdelava potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva ARIS, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. Navedena pravna podlaga se ne uporabi za obdelavo s strani ARIS pri opravljanju njenih javnih (oblastnih) nalog.

Vrste osebnih podatkov in pridobivanje osebnih podatkov

ARIS zbira zgolj tiste osebne podatke, ki so nujno potrebni za dosego posameznega namena in sicer predvsem za namene izvajanja javnih nalog ARIS in namenov iz 55. člena ZZrID, ter izvajanja podzakonskih aktov, ki so navedeni na spletni strani ARIS. Nekatere vrste osebnih podatkov, ki se lahko obdelujejo v zvezi z vami, so določene z drugimi predpisi, če na primer njihova obdelava izhaja iz delovnopravnih predpisov, predpisov o javnem naročanju, predpisov o upravnem poslovanju in upravljanju dokumentarnega in arhivskega gradiva, predpisov o varstvu osebnih podatkov idr..

ARIS vaše osebne podatke običajno pridobi neposredno od vas. V določenih primerih, ki so določeni s predpisi, osebne podatke lahko pridobi tudi iz uradnih zbirk, ki jih v Republiki Sloveniji vodijo za to pooblaščeni organi in organizacije, kadar takšno pridobivanje podatkov določajo predpisi. Osebne podatke lahko ARIS pridobi tudi od drugih oseb (npr. od raziskovalnih organizacij, ponudnikov ipd.), v kolikor le-ti izvajajo prijavo na javni razpis oz. javni poziv ali nameravajo skleniti pogodbo z ARIS.

ARIS v okviru zagotavljanja varnega in učinkovitega delovanja informacijskega sistema za oddajo vlog in dokumentov v zvezi z javnimi razpisi za sofinanciranje znanstvenoraziskovalne in inovacijske dejavnosti lahko obdeluje osebne podatke v zvezi z uporabniki informacijskega sistema na podlagi točke (e) prvega odstavka člena 6 GDPR; in sicer podatke o elektronskem naslovu, uporabniškem imenu, času uporabe oz. dostopa do sistema in aktivnosti, ki jih v njem izvede posamezni uporabnik (revizijska sled). Tako lahko ARIS zagotavlja ustrezno delovanje informacijskega sistema, spremlja in zagotavlja ustrezen nivo informacijske varnosti in podporo uporabnikom, v kolikor jo le-ti potrebujejo.

V primeru komunikacije po elektronski pošti se v sistemu za elektronsko pošto v ARIS obdeluje podatek o vašem elektronskem naslovu, času oddaje oz. prejema vašega sporočila, opis zadeve in vsebina sporočila ter drugi podatki, ki jih razkrijete ARIS.

Uporabniki, kategorije uporabnikov in obdelovalci osebnih podatkov

Obdelava vaših osebnih podatkov je strogo omejena na obdelavo tistih zaposlenih v ARIS, ki vaše osebne podatke nujno potrebujejo za izvajanje delovnih nalog. Vsi zaposleni so zavezani k zaupnosti in k spoštovanju varstva osebnih podatkov.

Vaše osebne podatke lahko obdelujejo pristojni državni organi in nosilci javnih pooblastil v okviru izvajanja zakonskih pristojnosti ter druge osebe, ki imajo pravno podlago za pridobitev in obdelavo osebnih podatkov (npr. za potrebe izvajanja revizije, nadzornih, inšpekcijskih, prekrškovnih in drugih postopkov).

V določenih primerih vaše osebne podatke obdelujejo obdelovalci, s katerimi ima ARIS sklenjeno pisno pogodbo. Obdelovalci zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu in za račun ARIS, v mejah danega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oz. drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v pogodbi oz. pravnem aktu. ARIS sodeluje s pogodbenimi izvajalci ki vzdržujejo programsko opremo oz. rešitve, v okviru katerih se obdelujejo osebni podatki posameznikov, in se uporabljajo v postopku prijave, ocenjevanja, spremljanja stroškov v okviru razpisov, komuniciranja s posamezniki ter upravljanja podatkov, različnih poročil in dokumentarnega gradiva.

ARIS v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam, razen v primerih, ki jih določa zakon ali drug predpis.

Pošiljanje podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije

ARIS bo v primeru pošiljanja podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije zagotovila postopke in izvedla ukrepe, ki jih za takšno pošiljanje podatkov določajo predpisi.

Varnost osebnih podatkov

ARIS vaše osebne podatke varuje z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, varnosti uporabe informacijskih sistemov, obvladovanje tveganja izgube podatkov, spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, ob upoštevanju tveganja, ki ga predstavlja obdelava, in narave osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe, ki imajo upravičeno potrebo po seznanitvi z njimi za namene obdelave.

Obdobje hrambe osebnih podatkov

Obdobje hrambe osebnih podatkov je odvisno od pravne podlage in namena obdelave posamezne kategorije osebnih podatkov. Osebni podatki se hranijo vse dokler je to potrebno z vidika izpolnitve namena, zaradi katerega so bili zbrani, oz. za obdobje, ki ga predpisuje zakon oz. drug predpis. Osebne podatke, ki jih ARIS obdeluje na podlagi vaše osebne privolitve, hrani ARIS do preklica privolitve ali dokler je to potrebno z vidika izpolnitve namena.

Za določitev roka hrambe se upoštevajo roki, ki jih določajo predpisi in Načrt klasifikacijskih znakov Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije. Če roki hrambe niso posebej določeni s predpisi, mora biti ob upoštevanju načela sorazmernosti hramba omejena na najkrajše možno obdobje. Po preteku roka hrambe se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, razen če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oz. če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Nekatere osebne podatke lahko ARIS obdeluje v znanstvenoraziskovalne, zgodovinskoraziskovalne, statistične in arhivske namene ob sprejemu ustreznih ukrepov v skladu z GDPR in ZVOP-2.

Obveznost zagotovitve podatkov

Zagotovitev osebnih podatkov v okviru javnega razpisa oz. javnega poziva, izbirnega postopka ali v okviru postopkov, ki jih ARIS vodi in v katerih odloča o vlogah posameznikov, pomeni zakonsko obveznost. V kolikor jih posameznik ne poda zahtevanih podatkov, ARIS ne more izvesti predpisanih postopkov, kar pomeni, da bo lahko izdan poziv za dopolnitev vloge, sklep o zavrženju vloge ali ne bo mogoče sodelovati v izbirnem postopku. Zagotovitev osebnih podatkov je tudi pogodbena obveznost, kadar je pridobitev in obdelava osebnih podatkov potrebna za sklenitev pogodbe z ARIS, izvajanje plačil in za spremljanje izvajanja pogodbe.

Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev

ARIS osebnih podatkov ne obdeluje ali sprejema odločitev, ki bi temeljile zgolj na avtomatizirani obdelavi in bi imele pravne učinke v zvezi s posameznikom ali na podoben način nanj znatno vplivale. Prav tako podatkov ne obdeluje z namenom oblikovanja profilov posameznikov.

Vprašalniki

ARIS lahko podatke zbira tudi s pomočjo vprašalnikov, ki jih pošlje posameznikom (npr. recenzentom, raziskovalcem ipd.) v izpolnitev. Na ta način pridobi podatke neposredno od posameznikov ali pa – z namenom zagotavljanja točnosti – posodobi podatke, ki jih je pridobil od njih, pri raziskovalnih organizacijah ali iz javno dostopnih virov. V vprašalnikih ARIS zbira osebne podatke, določene z določbami ZZrID, ter druge informacije v okviru medsebojnega sodelovanja in izmenjave mnenj (npr. predstavitev posameznih javnih razpisov ali pozivov). Pri tem lahko uporablja različna orodja za izvedbo spletnih anket, zlasti spletni vprašalnik 1KA, ki ga zagotavlja pogodbeni obdelovalec - Univerza v Ljubljani, Fakulteta za družbene vede, Center za družboslovno informatiko. Podrobnejše informacije o varstvu osebnih podatkov v povezavi z izvedbo anket so na voljo na: https://www.1ka.si/d/sl/o-1ka/pogoji-uporabe-storitve-1ka/politika-zasebnosti. ARIS bo posameznike o teh informacijah predhodno obvestila ob vsakem pošiljanju vprašalnikov ter od posameznikov pridobila potrditev, da so bili z njimi seznanjeni.

Organizacija dogodkov in obveščanje javnosti

ARIS lahko v skladu s 93. členom ZVOP-2 uporablja kontaktne podatke posameznikov, ki jih je zbrala iz javno dostopnih virov ali v okviru izvrševanja svojih javnih nalog ali so ji jih posamezniki, na katere se nanašajo, prostovoljno razkrili ali dali privolitev, za namene organiziranja uradnih srečanj, izobraževanj, usposabljanj in dogodkov, določanja sestav ali delovanje komisij, svetov, delegacij in drugih podobnih dejavnosti javnega sektorja, dajanja izjav za javnost. Za namene iz prejšnjega odstavka lahko ARIS uporablja le naslednje osebne podatke: osebno ime, telefonsko številko, naslov elektronske pošte ali drugo komunikacijsko številko oziroma oznako, podatke o delodajalcu ali organizaciji ter podatke o področju dela, položaju, funkciji, članstvu v klubu ali hobiju posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, za vse druge vrste osebnih podatkov mora ARIS pridobiti izrecno privolitev posameznika.

ARIS sme za namene obveščanja javnosti obdelovati, vključno z objavo, osebna imena, nazive, fotografije in videoposnetke posameznikov, pridobljene na dogodkih, ki jih v okviru svojih nalog, pristojnosti ali dejavnosti organizira ta oseba, če posameznik te obdelave ni prepovedal.

Pravice posameznika

ARIS posameznikom v skladu z GDPR in ZVOP-2 zagotavlja pravice do:

• dostopa do osebnih podatkov, ki se obdelujejo v zvezi z njimi;
•  popravka podatkov, v kolikor so podatki o posameznikih, ki jih vodi ARIS (i) napačni ali nepopolni, (ii) niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani; (iii) kadar posameznik prekliče privolitev, pa za obdelavo ne obstaja druga pravna podlaga; (iv) kadar je vložen ugovor obdelavi, ki je potrebna zaradi zakonitih interesov ali za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene ARIS, pa za njihovo obdelavo ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi; (v) kadar so bili osebni podatki obdelani nezakonito ali (vi) kadar je osebne podatke treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali slovenskim pravnim redom. Ne glede na navedeno ARIS predlogu za izbris ne bo ugodila v primerih, ki jih določa tretji odstavek člena 17 GDPR;
• izbrisa podatkov, razen če obstaja pravna podlaga, zaradi katere ARIS osebnega podatka ne sme izbrisati;
• omejitve obdelave osebnih podatkov, če osebni podatki niso pravilni ali če ARIS ne bi smel uporabljati osebnih podatkov; in sicer za obdobje, ki ARIS omogoča preveriti točnost posameznikovih osebnih podatkov; kadar je obdelava nezakonita in posameznik namesto izbrisa osebnih podatkov zahteva omejitev uporabe; kadar ARIS osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih posameznik potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov; ali kadar vloži ugovor v zvezi z obdelavo, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi ARIS prevladajo nad razlogi posameznika;
• prenosljivosti osebnih podatkov k drugemu upravljavcu v strukturirani, pogosto uporabljeni in strojno berljivi obliki, kadar (i) obdelava temelji na privolitvi ali na pogodbi in (ii) se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi. Pri uresničevanju pravice do prenosljivosti podatkov ima posameznik pravico, da se osebni podatki neposredno prenesejo od ARIS k drugemu upravljavcu, kadar je to tehnično izvedljivo. Ta pravica se ne uporablja za obdelavo, potrebno za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene ARIS.
• ugovora zoper obdelavo osebnih podatkov, ki je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva ARIS ali za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti. ARIS bo prenehal obdelovati osebne podatke, razen če dokaže nujne legitimne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov. Kadar se osebni podatki obdelujejo v znanstvenoraziskovalne, zgodovinskoraziskovalne ali statistične namene, ima posameznik pravico, da iz razlogov, povezanih z njegovim posebnim položajem, ugovarja obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim, razen če je obdelava potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja zaradi razlogov javnega interesa.

V primeru, da ste za obdelavo vaših osebnih podatkov podali privolitev, le-to lahko kadar koli prekličete. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, ki je bila na podlagi vaše privolitve izvedena pred preklicem.

Pravice v zvezi z osebnimi podatki lahko uveljavljate:

• ustno na zapisnik po predhodni najavi v času uradnih ur: v ponedeljek in sredo od 10:00 do 12:00 in od 13:00 do 15:00 ter ob petkih od 10:00 do 12:30;
• v pisni obliki na zgoraj navedene kontaktne podatke pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov ali neposredno na ARIS. Če boste zahtevo predložili z elektronskimi sredstvi, se vam bodo informacije, če bo to mogoče, zagotovile z elektronskimi sredstvi, razen v primeru, da boste zahtevali drugače.

Za potrebe zanesljive identifikacije posameznikov lahko ARIS v primeru uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki od vas zahteva dodatne podatke, ki so potrebni za potrditev identitete.

ARIS bo na vašo zahtevo, s katero bi uveljavljali vaše pravice v zvezi s svojimi osebnimi podatki, odgovorila brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve ter v skladu s postopkovnimi določili ZVOP-2. Rok za uresničevanje pravic se lahko podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev.

Vse zagotovljene informacije ter vsa sporočila in ukrepi v zvezi z varstvom osebnih podatkov, se v eni kopiji zagotovijo brezplačno. Kadar so zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljene ali pretirane zlasti ker se ponavljajo, lahko ARIS zaračuna razumno pristojbino, pri čemer upošteva upravne stroške posredovanja informacij, ali zavrne zahtevo.

Pravica dostopa do informacij javnega značaja in varstvo osebnih podatkov

V ARIS lahko podatke v zvezi s posamezniki izjemoma razkrije ob obravnavi zahtev prosilcev za dostop do informacij javnega značaja, ki so podane v skladu z Zakonom o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 7/18, 141/22 in 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju: ZDIJZ). Dostop do zahtevane informacije se v skladu z določili ZDIJZ dovoli, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v primerih izjem, ki jih določa ZDIJZ, ter v primerih, ko zakon, ki ureja javne finance ali zakon, ki ureja javna naročila, določata drugače. V vseh ostalih primerih, ko ne bo šlo za izjeme od dostopa do informacij javnega značaja, bo ARIS ob posredovanju informacij, ki vsebujejo osebne podatke, prekrila osebne podatke zadevnih posameznikov. V skladu z določili drugega odstavka 74. člena ZVOP-2 lahko ARIS, kadar zakon določa javnost podatkov ali kadar gre za podatke, ki so informacija javnega značaja, le-te tudi javno objavi.

Pravica do vložitve pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije

Pravico imate vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, Ljubljana ali na e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, če menite, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z vami krši določila GDPR ali ZVOP-2.

Veljavnost

ARIS si pridružuje pravico do sprememb ali dopolnitev Informacij o varstvu osebnih podatkov. Informacije veljajo in se uporabljajo od 20. 11. 2025 dalje.