Agencija

Interni akti
      

Na podlagi tretje točke prvega odstavka 23. člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 48/23 in 70/25) direktorica Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije sprejema

Pravila o protokolu izvedbe postopkov za (so)financiranje inovacijske dejavnosti

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

(predmet pravil)

Ta pravila so interni splošni akt Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: agencija), s katerimi se ureja protokol izvedbe postopkov za financiranje in sofinanciranje (v nadaljnjem besedilu: (so)financiranje) inovacijske dejavnosti, ki jih izvaja agencija.

 

2. člen

(namen pravil)

Namen teh pravil je zagotoviti preglednost, pravilnost in transparentnost izvedbe postopkov za dodelitev sredstev za (so)financiranje projektov in drugih aktivnosti v okviru inovacijske dejavnosti (v nadaljnjem besedilu: aktivnost inovacijske dejavnosti).

 

3. člen

(pravne podlage)

(1) Agencija (so)financira aktivnosti inovacijske dejavnosti na podlagi:

- Resolucije o znanstvenoraziskovalni in inovacijski strategiji Slovenije 2030 (Uradni list RS, št. 49/22;

- Zakona o znanstvenoraziskovalni in inovacijski dejavnosti (Uradni list RS, št. 186/21, 40/23, 102/24 in 40/25);

- Zakona o podpornem okolju za podjetništvo (Uradni list RS, št. 102/07, 57/12, 82/13, 17/15, 27/17, 13/18 – ZSInv in 40/23 – ZZrID-A);

- Splošnega akta o strokovnih telesih ARRS (Uradni list RS, št. 166/22);

- teh pravil ter

- drugih relevantnih nacionalnih predpisov.

(2) V primeru (so)financiranja aktivnosti inovacijske dejavnosti s področja evropske kohezijske politike (v nadaljnjem besedilu: EKP) se upoštevajo tudi pravila, ki urejajo izvajanje EKP, in sicer zlasti: 

- Uredba o izvajanju uredb (EU) in (Euratom) na področju izvajanja evropske kohezijske politike v obdobju 2021-2027 za cilj naložbe za rast in delovna mesta (Uradni list RS, št. 21/23 in 13/25 in druge nacionalne uredbe ter predpisi;

- uredbe (EU) in drugi evropski predpisi ter mednarodni sporazumi;

- predpisi, navodila in smernice organa upravljanja za posamezno programsko obdobje, kot npr.: Navodila organa upravljanja za načrtovanje, odločanje o podpori, spremljanje in poročanje o izvajanju evropske kohezijske politike v programskem obdobju 2021-2027, Strategija organa upravljanja za boj proti goljufijam v okviru Programa evropske kohezijske politike v obdobju 2021–2027, Navodila organa upravljanja o upravičenih stroških za sredstva evropske kohezijske politike v programskem obdobju 2021-2027, smernice organa za računovodenje;

- sporazum o prenosu in načinu izvajanja nalog, sklenjen med posredniškim in izvajalskim telesom;

- pogodba o prenosu in načinu izvajanja nalog, sklenjena med posredniškim in izvajalskim telesom;

- navodila posredniškega telesa za izvajanje nalog izvajalskega telesa.

 

4. člen

(smiselna uporaba določb splošnega akta agencije)

V kolikor posamezna vprašanja izvedbe postopkov za (so)financiranje inovacijske dejavnosti niso urejena v pravnih podlagah iz 3. člena teh pravil, se glede njih smiselno uporabljajo določbe Splošnega akta o postopkih (so)financiranja in ocenjevanja ter spremljanju izvajanja znanstvenoraziskovalne dejavnosti.

 

5. člen

(pomen izrazov)

Izrazi, uporabljeni v teh pravilih, pomenijo:

1. uradna oseba je javni uslužbenec, ki je na agenciji pristojen za posamezne vsebine aktivnosti inovacijske dejavnosti in v vlogi skrbnika javnega razpisa oziroma javnega poziva izvaja koordiniranje in organizacijo postopka ter druge naloge, potrebne za izvedbo (so)financiranja in spremljanja izvajanja posamezne aktivnosti inovacijske dejavnosti;

2. izvajalsko telo je agencija, ki v okviru izvajanja EKP na podlagi sklenjenega sporazuma o prenosu in načinu izvajanja nalog opravlja naloge, ki so nanjo prenesene s sporazumom;

3. posredniško telo je ministrstvo, s katerim agencija sklene sporazum o prenosu in načinu izvajanja nalog EKP; 

4. organ upravljanja je Ministrstvo za kohezijo in regionalni razvoj;

5. prijavitelj ali vlagatelj (v nadaljnjem besedilu: prijavitelj) je oseba, ki se z oddajo vloge za (so)financiranje aktivnosti inovacijske dejavnosti prijavi na javni razpis ali javni poziv agencije;

6. upravičenec ali prejemnik sredstev (v nadaljnjem besedilu: prejemnik sredstev) je prijavitelj, katerega predlagani projekt ali druga aktivnost inovacijske dejavnosti je odobren za (so)financiranje in s katerim agencija sklene pogodbo o (so)financiranju;

7. projekt v okviru EKP je ekonomsko nedeljiva celota aktivnosti, ki izpolnjujejo natančno določeno (tehnično-tehnološko) funkcijo in imajo jasno opredeljene cilje, na podlagi katerih je mogoče presojati, ali projekt izpolnjuje vnaprej določena merila in ima vnaprej določeno trajanje, ki je omejeno z datumom začetka in konca;

8. operacija je projekt ali druga aktivnost inovacijske dejavnosti, ki je v okviru EKP izbran za (so)financiranje.

 

6. člen

(pogoji za začetek postopka)

Agencija lahko začne postopek za dodelitev sredstev, če:

- ima za dodelitev sredstev potrjen program dela in

- so izpolnjeni drugi pogoji za prevzemanje obveznosti iz pogodb, sklenjenih s pristojnim ministrstvom oz. pogoji, ki jih določajo zakoni in podzakonski predpisi.

 

7. člen

(vrsta postopkov izbora za (so)financiranje)

Agencija lahko aktivnosti inovacijske dejavnosti (so)financira na podlagi javnega razpisa (v nadaljnjem besedilu: razpis) oziroma javnega poziva (v nadaljnjem besedilu: poziv).

 

8. člen

(najava razpisa in poziva)

Agencija najavi načrt vseh razpisov in pozivov za tekoče leto na svojih spletnih straneh. Najava vsebuje predvideni datum objave (mesec in leto oziroma kvartal), naziv razpisa oziroma poziva, rok za oddajo vlog in rok za seznanitev z rezultati.

 

9. člen

(pogoji za dodelitev sredstev)

(1) Pogoje za dodelitev sredstev se določi v razpisu oziroma pozivu.

(2) Agencija (so)financira posamezno aktivnost inovacijske dejavnosti pod pogojem, da isti stroški še niso bili financirani iz drugih sredstev (državnega proračuna, proračuna lokalnih skupnosti, EU ali drugih javnih virov).

(3) Izpolnjevanje pogojev za dodelitev sredstev se preverja na dan zaključka razpisa oziroma poziva, razen če v razpisu oziroma pozivu ni drugače določeno.

(4) V primeru dvoma glede izpolnjevanja posameznega pogoja lahko agencija prijavitelja pozove, da v določenem roku poda dodatna pojasnila ali dokazila. Če dodatna pojasnila ali dokazila niso predložena v določenem roku, se šteje, da pogoj za dodelitev sredstev ni izpolnjen.

 

10. člen

(hranjenje dokumentacije)

Agencija mora hraniti dokumentacijo o postopku dodelitve sredstev v skladu s pravili o hranjenju dokumentarnega gradiva in internimi navodili agencije o upravljanju z dokumentiranim gradivom, njegovi hrambi in arhiviranju.

 

II. POSTOPEK IZVEDBE RAZPISA

11. člen

(izdelava in objava razpisa)

(1) Pri izdelavi razpisa se poleg predpisov iz 3. člena teh pravil upoštevajo morebitne usmeritve pristojnega ministrstva in razpoložljiva finančna sredstva. Za pomoč pri pripravi besedila predloga razpisa se lahko imenuje delovna skupina.

(2) Razpis mora biti objavljen na državnem portalu Republike Slovenije in na spletnih straneh agencije. V primeru izvajanja EKP se razpis lahko objavi šele po izdaji odločitve o podpori.

(3) Objava razpisa mora vsebovati zlasti:

1. naziv in sedež izvajalca razpisa;

2. pravno podlago za izvedbo razpisa;

3. predmet razpisa;

4. navedbo osnovnih pogojev za kandidiranje na razpisu in meril, s pomočjo katerih se med tistimi, ki izpolnjujejo pogoje, izberejo prejemniki sredstev;

5. okvirno višino sredstev, ki so na razpolago za predmet razpisa;

6. določitev obdobja, v katerem morajo biti porabljena dodeljena sredstva, oziroma rokov, če je predvideno zaporedno dodeljevanje sredstev;

7. rok, do katerega morajo biti predložene vloge za dodelitev sredstev;

8. datum odpiranja vlog za dodelitev sredstev oziroma datumi odpiranja vlog, če je v razpisu predvideno njihovo zaporedno odpiranje;

9. rok, v katerem bodo prijavitelji obveščeni o izidu razpisa;

10. kraj, čas ter osebo, pri kateri lahko prijavitelji dvignejo razpisno dokumentacijo oziroma elektronski naslov, na katerega lahko zaprosijo zanjo.

(4) Agencija lahko v razpisu poleg podatkov iz prejšnjega odstavka objavi tudi druge podatke, če so potrebni glede na vrsto predmeta razpisa. Objava razpisa v okviru izvajanja EKP mora biti skladna s pravili za izvajanje EKP.

(5) Sklep o objavi razpisa sprejme direktor agencije s podpisom besedila razpisa. Ob objavi razpisa agencija na svojih spletnih straneh objavi rokovnik poteka izvajanja razpisa, ki sproti prikazuje tudi faze izvajanja razpisa.

 

12. člen

(sprememba razpisa)

(1) Razpis je mogoče spreminjati, v kolikor sprememba ne vpliva na podaljšanje roka za izdajo odločitve o dodelitvi sredstev, določenega v razpisu.

(2) Ob objavi spremembe razpisa je potrebno zagotoviti transparentnost in nediskriminatornost do prijaviteljev.

(3) Za spremembo razpisa v okviru izvajanja EKP agencija predhodno pridobi soglasje pristojnega organa, v kolikor je to zahtevano v pravilih za izvajanje EKP.

(4) Podrobnejši postopek in pogoji spremembe razpisa so vsebovani v razpisu oziroma razpisni dokumentaciji.

 

13. člen

(razpisna dokumentacija)

(1) V razpisni dokumentaciji morajo biti navedeni vsi potrebni podatki, ki omogočajo izdelavo popolne vloge za dodelitev sredstev.

(2) Agencija mora v razpisni dokumentaciji navesti vse pogoje, ki jih mora prijavitelj izpolnjevati, da se uvrsti v izbor za dodelitev sredstev, oziroma, ki jih mora izpolnjevati vloga, da se šteje kot formalno popolna.

(3) Obvezni sestavni deli razpisne dokumentacije so:

1. navodila za pripravo vloge;

2. besedilo razpisa;

3. merila za ocenjevanje vloge;

4. prijavni list oziroma obrazec;

5. vzorci pogodb ali sklepov o odobritvi državne pomoči;

6. navedba potrebnih dokumentov, ki jih mora prijavitelj predložiti kot dokazilo, da izpolnjuje pogoje za kandidiranje na razpisana sredstva in da je upravičen do sredstev.

(4) V primeru razpisa v okviru izvajanja EKP so poleg vzorca konzorcijske pogodbe, če je prijavitelj konzorcij, obvezne sestavine razpisne dokumentacije tudi drugi relevantni dokumenti v skladu s pravili za izvajanje EKP.

(5) Agencija mora označiti tiste potrebne dokumente iz razpisa, za katere je dovolj, da prijavitelj poda izjavo s katero privoli, da omenjene dokumente iz uradnih evidenc agencija pridobi po uradni dolžnosti.

(6) Pri pripravi razpisne dokumentacije mora agencija upoštevati določila predpisov, ki urejajo splošni upravni postopek, in od prijavitelja ne sme zahtevati, da prilaga dokumente, ki obstajajo v javnih evidencah. Razpisna dokumentacija mora vsebovati natančni podatek o tem, katero dokumentacijo bo iz uradnih evidenc pridobila agencija po uradni dolžnosti. V tem primeru je dovolj, da prijavitelj priloži na razpis le pisno izjavo, iz katere je razvidno, da izpolnjuje posamezne pogoje v skladu s tretjim odstavkom tega člena in po potrebi tudi izjavo o privolitvi vpogleda v podatke oziroma evidence zaupne narave.

(7) Agencija na svojih spletnih straneh ponudi prijavitelju dostop do razpisne dokumentacije oziroma mu jo mora na zahtevo predati.

 

14. člen

(prijava na razpis)

(1) Prijavitelj se na razpis prijavi z oddajo vloge za (so)financiranje posamezne aktivnosti inovacijske dejavnosti.

(2) Prijavitelj lahko vsak čas med postopkom do vročitve sklepa oziroma obvestila iz 35. oziroma 36. člena teh pravil umakne vlogo. Agencija v tem primeru izda sklep o ustavitvi postopka.

 

15. člen

(rok za oddajo vloge)

(1) Rok za oddajo vloge mora biti dovolj dolg, da lahko prijavitelj pripravi kakovostno vlogo v skladu z zahtevanimi pogoji v razpisni dokumentaciji.

(2) Vloga za dodelitev sredstev se šteje za pravočasno, če je oddana do roka, ki je določen v objavi razpisa.

 

16. člen

(oblika vloge)

(1) Vloga mora biti oddana v tiskani obliki ali elektronski obliki.

(2) Vloga v tiskani obliki mora biti oddana v zaprtem ovitku (kuverti), ovitek pa mora biti označen z »Ne odpiraj – vloga« in navedbo razpisa, na katerega se nanaša.

(3) Vloga v elektronski obliki mora biti oddana v okviru elektronskega prijavnega sistema agencije, v katerem je zagotovljen enolični identifikator prijavitelja, ki ga določi agencija.

 

17. člen

(jezik vloge)

Vlogo prijavitelj izpolni v slovenskem jeziku. Pri posameznih razpisih, pri katerih v postopku ocenjevanja sodelujejo tuji recenzenti se lahko v razpisu določi, da prijavitelj del vloge poleg slovenskega jezika izpolni tudi v angleškem jeziku.

 

18. člen

(vsebina vloge)

(1) Vloga za (so)financiranje aktivnosti inovacijske dejavnosti se vloži na prijavnem obrazcu, ki ga določi agencija.

(2) Morebitne druge obvezne priloge (listine ali druge medije) oziroma dokazila, ki jih mora vsebovati vloga, določi agencija v posameznem razpisu. Dodatne dokumentacije, ki jo prijavitelj na lastno pobudo priloži prijavni dokumentaciji, se v postopku ocenjevanja ne upošteva.

(3) Vlogo podpišejo osebe, ki jih določa razpis.

 

19. člen

(interno gradivo)

Dokumentacija in podatki, ki jih vsebuje vloga, se v času trajanja izbora za (so)financiranje aktivnosti inovacijske dejavnosti uporabljajo kot interno gradivo, kar pomeni, da ga osebe, ki se z njim seznanijo za potrebe izvedbe postopka razpisa, ne smejo razširjati nepooblaščenim osebam.

 

III. POSTOPEK DODELITVE SREDSTEV

20. člen

(komisija za dodelitev sredstev)

(1) Postopek razpisa za dodelitev sredstev (od priprave besedila predloga razpisa do priprave besedila predloga prejemnikov sredstev), vodi komisija za dodelitev sredstev (v nadaljnjem besedilu: komisija), ki jo za posamezen razpis s pisno odločbo imenuje direktor agencije ali od njega pooblaščena oseba.

(2) Z imenovanjem se določi sestava komisije, njene naloge in trajanje mandata. Seznam članov komisije se po imenovanju objavi na spletnih straneh agencije.

(3) Komisijo sestavljajo predsednik ali predsednica (v nadaljnjem besedilu: predsednik) in najmanj dva člana ali članici (v nadaljnjem besedilu: člana), med katerimi je obvezno tudi uradna oseba. Pri razpisih, kjer je pričakovati večje število vlog, je mogoče imenovati še dodatne člane za pomoč pri opravljanju administrativnih del.

(4) Predsednik in člani komisije ne smejo biti s prijavitelji, ki kandidirajo za dodelitev sredstev, interesno povezani v smislu poslovne povezanosti, sorodstvenega razmerja (v ravni vrsti ali v stranski vrsti do vštetega četrtega kolena), v zakonski zvezi, v dalj časa trajajoči življenjski skupnosti moškega in ženske, ki nista sklenila zakonske zveze, v svaštvu do vštetega drugega kolena ali v registrirani istospolni partnerski skupnosti po zakonu, ki ureja registracijo istospolne partnerske skupnosti, tudi če so te zveze, razmerja oziroma skupnosti že prenehala.

(5) Ne glede na določbo prejšnjega odstavka interesna povezanost ne more biti izločitveni razlog v primeru, če komisije ni mogoče sestaviti drugače zaradi omejenega števila strokovnjakov na določenem področju.

(6)  Predsednik komisije ima naslednje naloge:

- sklicevanje in vodenje sestankov oziroma sej komisije;

- usklajevanje dela komisije v skladu s predpisi;

- strokovno usmerjanje delovanja komisije;

- vodenje priprave dokumentov iz pristojnosti komisije;

- izvajanje drugih nalog v skladu z odločbo o imenovanju.

(7) Znotraj komisije so člani organizirani oziroma razporejeni v ekspertni panel in administrativni panel, ki svoje naloge opravljata avtonomno v skladu s svojimi pristojnostmi. Komisija oziroma ekspertni panel in administrativni panel veljavno sklepa z večino vseh članov.

(8) Ekspertni panel ima naslednje naloge:

- imenuje recenzente;

- imenuje urednike;

- vodi postopek ocenjevanja vlog;

- ima funkcijo poročevalca (rapporteurja), v okviru katere:

  • pregleduje ocene recenzentov,

  • poroča mednarodnemu panelu o ocenah recenzentov,

-  opravlja druge naloge, določene v odločbi o imenovanju.

(9) Administrativni panel ima naslednje naloge:

- pripravlja besedilo predloga razpisa;

- vodi postopek odpiranja vlog, preverjanja popolnosti vlog, dopolnjevanja vlog in preverjanja izpolnjevanja pogojev;

- pripravi zapisnik o odpiranju vlog in zapisnik o izpolnjevanju pogojev;

- opozarja na administrativne in postopkovne napake, ki jih zazna pri delu drugih organov oziroma pristojnih oseb v postopku razpisa;

- na podlagi ocene vlog pripravi besedilo predloga prejemnikov sredstev;

- skrbi za hrambo dokumentacije postopka razpisa;

- opravlja druge naloge, določene v odločbi o imenovanju.

 

21. člen

(sestava komisije za dodelitev sredstev v posebnem primeru)

Postopek za dodelitev sredstev pri razpisih, pri katerih ocenjevanje ni v pristojnosti agencije, ali ocenjevalnega postopka ni, vodi komisija, ki je sestavljena le iz administrativnega panela.

 

22. člen

(strokovni svet)

(1) Za izvedbo posameznih nalog iz svoje pristojnosti po teh pravilih, lahko direktor agencije kot svoje strokovno telo s sklepom imenuje strokovni svet.

(2) V sklepu iz prejšnjega odstavka se določi število članov in sestava strokovnega sveta, njegove naloge in trajanje mandata. Pri imenovanju strokovnega sveta se upošteva, da imenovani člani zastopajo čim več področij industrijskega ekosistema. Seznam članov strokovnega sveta se po imenovanju objavi na spletnih straneh agencije.

(3) Pri imenovanju članov strokovnega sveta je potrebno upoštevati določbe o nasprotju interesov in izjave o nepristranskosti iz IV. poglavja Splošnega akta o strokovnih telesih ARRS.

(4) Strokovni svet ima naslednje naloge:

- direktorju agencije predlaga v imenovanje člane ekspertnega panela, pri čemer smiselno uporablja kriterije in pogoje za imenovanje iz 11. člena Splošnega akta o strokovnih telesih ARRS;

- se s strani direktorja seznani z besedilom predloga razpisa;

- se s strani direktorja seznani z besedilom predloga prejemnikov sredstev; 

- opravlja druge naloge, določene v sklepu o imenovanju.

 

23. člen

(recenzenti)

(1) V postopku ocenjevanja s komisijo sodelujejo recenzenti, ki jih imenuje ekspertni panel iz zbirke podatkov o recenzentih, ki jo vodi agencija ali iz drugih virov in so lahko slovenski ali tuji državljani.

(2) Pri imenovanju recenzentov se smiselno upoštevajo kriteriji in pogoji, določenih v Splošnem aktu o strokovnih telesih ARRS. Poleg navedenega se upošteva tudi enakomerna zastopanost in uravnoteženost recenzentov iz posameznih področij industrijskega ekosistema glede na njihove specifične značilnosti. Pri imenovanju recenzentov za področje interdisciplinarnosti se upošteva, da najmanj en recenzent pokriva primarno področje interdisciplinarnosti, povezano z vsebino predloga aktivnosti inovacijske dejavnosti, en recenzent pa sekundarno področje, navedeno v vlogi.

(3) Pri imenovanju recenzentov je potrebno upoštevati določbe o nasprotju interesov in izjave o nepristranskosti iz IV. poglavja Splošnega akta o strokovnih telesih ARRS.

(4) Seznam recenzentov, ki so sodelovali v zaključenih postopkih ocenjevanja predlogov aktivnosti inovacijske  dejavnosti, se objavi praviloma najmanj enkrat letno na spletnih straneh agencije, ne glede na razpise oziroma pozive pri katerih so sodelovali. Seznam se objavi urejen po abecednem vrstnem redu recenzentov.

 

24. člen

(mednarodni panel)

(1) Za sodelovanje v postopku ocenjevanja posameznih aktivnosti inovacijske dejavnosti se lahko oblikuje mednarodni panel, ki ga za posamezen razpis s sklepom imenuje direktor agencije.

(2) Z imenovanjem se določi sestava mednarodnega panela, njegove naloge in trajanje mandata. Seznam članov mednarodnega panela se po imenovanju objavi na spletnih straneh agencije.

(3) Mednarodni panel sestavljajo člani ekspertnega panela in recenzenti, ki jih je najmanj toliko, kot članov ekspertnega panela.

(4) Člane mednarodnega panela iz vrst recenzentov imenuje direktor agencije na predlog ekspertnega panela, in sicer glede na njihovo strokovno usposobljenost za posamezna področja industrijskega ekosistema.

(5) Pri imenovanju članov mednarodnega panela iz vrst recenzentov, je potrebno upoštevati določbe o nasprotju interesov in izjave o nepristranskosti iz IV. poglavja Splošnega akta o strokovnih telesih ARRS.

 

25. člen

(uredniki)

(1) Neodvisni strokovni nadzor nad konsistentnostjo ocenjevanja recenzentov opravljajo uredniki, ki jih imenuje ekspertni panel.

(2) Uredniki morajo za imenovanje izpolnjevati enake pogoje kot recenzenti.

(3) Pri imenovanju urednikov je potrebno upoštevati določbe o nasprotju interesov in izjave o nepristranskosti iz IV. poglavja Splošnega akta o strokovnih telesih ARRS.

(4) Seznam urednikov, ki so sodelovali v zaključenih postopkih ocenjevanja predlogov aktivnosti inovacijske  dejavnosti, se po zaključenem postopku ocenjevanja objavi na spletnih straneh agencije.

 

26. člen

(predčasna razrešitev člana oziroma zamenjava recenzenta ali urednika)

(1) Direktor agencije lahko razreši posameznega člana komisije ali člana strokovnega sveta pred potekom časa, za katerega je imenovan, pri čemer se za razrešitev smiselno uporabljajo določbe 12. člena Splošnega akta o strokovnih telesih ARRS.

(2) Recenzent ali urednik je lahko zamenjan, če:

- to sam zahteva (zaradi nasprotja interesov, predmet ocenjevanja ni z njegovega področja industrijskega ekosistema, druge nepredvidene okoliščine);

- pri svojem delu ne ravna po predpisih ali ne izvaja prevzetih nalog;

-se med postopkom ocenjevanja ugotovi, da izbira recenzenta glede na predmet ocenjevanja ni bila ustrezna.

 

IV. POSTOPEK OBRAVNAVE PREJETIH VLOG

27. člen

(sprejem vlog)

(1) Vloge za (so)financiranje aktivnosti inovacijske dejavnosti oddane v tiskani obliki sprejme in evidentira javni uslužbenec glavne pisarne v skladu s predpisi, ki urejajo upravno poslovanje in internimi navodili o upravljanju z dokumentiranim gradivom, njegovi hrambi in arhiviranju agencije.

(2) Vloge za (so)financiranje aktivnosti inovacijske dejavnosti oddane v elektronski obliki v skladu s predpisi iz prejšnjega odstavka evidentira uradna oseba.

 

28. člen

(odpiranje vlog)

(1) Odpiranje prejetih vlog za dodelitev sredstev vodi komisija in se izvede v roku, ki je predviden v razpisu ali v predvidenih rokih, ki jih določi agencija, če gre za zaporedno odpiranje vlog, pri čemer lahko od izteka roka za dostavo vlog do odpiranja poteče največ osem dni.

(2) Odpiranje prejetih vlog ni javno.

(3) Odpirajo se samo v roku dostavljene, pravilno izpolnjene in označene kuverte, ki vsebujejo tiskane vloge, in sicer v vrstnem redu, v katerem so bile prejete.

(4) Nepravilno označena vloga in prepozna tiskana vloga se s spremnim dopisom neodprta vrne pošiljatelju ali pošiljateljici (v nadaljnjem besedilu: pošiljatelju). Če na vlogi ni pošiljateljevega naslova, se vloga odpre in se mu po ugotovitvi naslova vrne s spremnim dopisom.

(5) Pri elektronsko oddanih vlogah odpiranje vlog pomeni evidentiranje seznama prispelih vlog v okviru elektronskega prijavnega sistema agencije.

(6) Dokazila, da so bile vloge nepravočasne oziroma nepravilno označene, so sestavni del dokumentarnega gradiva postopka dodelitve sredstev.

  

29. člen

(zapisnik o odpiranju vlog)

(1) O odpiranju vlog mora komisija sproti voditi zapisnik. Obvezne sestavine zapisnika so:

1. naslov, prostor in čas odpiranja dospelih vlog;

2. predmet razpisa;

3. imena navzočih predstavnikov komisije;

4. imena oziroma naziv prijaviteljev po vrstnem redu odpiranja vlog;

5. ugotovitve o popolnosti vlog;

6. navedbo tistih prijaviteljev, ki niso dostavili popolne vloge.

(2) Na odpiranju ugotavlja komisija popolnost vlog glede na to, ali so bili predloženi vsi zahtevani dokumenti iz razpisne dokumentacije (formalna popolnost). Zapisnik podpišejo predsednik in člani komisije.

 

30. člen

(poziv k dopolnitvi vlog)

(1) Komisija v roku 8 dni od odpiranja vlog pisno pozove tiste prijavitelje, katerih vloge niso bile popolne, da jih dopolnijo. Rok za dopolnitev ne sme biti daljši od 15 dni.

(2) Nepopolne vloge, ki jih prijavitelji v roku iz prejšnjega odstavka ne dopolnijo in vloge, ki jih v skladu z drugim odstavkom 29. člena teh pravil ni mogoče dopolnjevati, se zavržejo s sklepom, ki ga izda direktor agencije ali oseba, ki jo direktor agencije pooblasti.

(3) Komisija ne poziva prijaviteljev k dopolnitvi tistih vlog, pri katerih je že v postopku odpiranja nedvoumno ugotovljeno, da ne izpolnjujejo katerega od razpisnih pogojev. V tem primeru se ravna v skladu s tretjim stavkom prvega odstavka 31. člena teh pravil.

 

V. OCENJEVANJE VLOG

31. člen

(predlog prejemnikov sredstev - komisija)

(1) Za vse pravočasne in pravilno označene ter popolne vloge komisija najprej ugotavlja izpolnjevanje pogojev razpisa. Ob ugotovljenih vsebinskih nejasnostih agencija pozove prijavitelje k dodatnim pojasnilom. V kolikor komisija ugotovi, da vloga ne izpolnjuje vseh razpisnih pogojev, se nadaljnjega ocenjevanja po merilih ne izvede, vloga pa se s sklepom direktorja agencije ali od njega pooblaščene osebe zavrne.

(2) Komisija opravi strokovni pregled popolnih vlog ter jih, razen v primeru uporabe 21. člena teh pravil, oceni na podlagi pogojev in meril, ki so bili navedeni v razpisu oziroma v razpisni dokumentaciji. Komisija mora o opravljanju strokovnega pregleda popolnih vlog in o njihovem ocenjevanju voditi zapisnik.

(3) Na podlagi ocene vlog, ob upoštevanju ocene recenzentov in predhodnega predloga prejemnikov sredstev, komisija pripravi predlog prejemnikov sredstev, ki ga podpišejo predsednik in člani komisije.

(4) Predlog prejemnikov sredstev se predloži direktorju agencije ali od njega pooblaščeni osebi, ki sprejme  odločitev o dodelitvi sredstev, kot je določeno v 35. členu teh pravil.

 

32. člen

(individualna ocena - recenzenti)

(1) Recenzenti izdelajo individualne ocene aktivnosti inovacijske dejavnosti na podlagi meril za ocenjevanje, določenih v razpisu in razpisni dokumentaciji.

(2) Posamezno aktivnost inovacijske dejavnosti iz vloge ocenjujeta najmanj dva recenzenta. Število recenzentov za ocenjevanje se določi v razpisu. Ekspertni panel lahko razdeli ocenjevanje aktivnosti inovacijske dejavnosti recenzentom glede na področje industrijskega ekosistema.

(3) Če v razpisu ni drugače določeno, postopek ocenjevanja recenzentov poteka na način, kot je s Splošnim aktom o postopkih (so)financiranja in ocenjevanja ter spremljanju izvajanja znanstvenoraziskovalne dejavnosti določeno za ocenjevanje raziskovalnih projektov.

 

33. člen

(strokovni nadzor nad ocenjevanjem - uredniki)

 (1) Uredniki v postopku ocenjevanja ne sodelujejo kot recenzenti. Uredniki skrbijo za berljivost in razumljivost ter odpravo očitnih pomot oziroma neustreznih komentarjev pripravljenih ocen recenzentov tako, da na svoje ugotovitve opozorijo recenzente, ne smejo pa posegati v ocene.

(2) Uredniki opravijo strokovni nadzor nad usklajeno oceno oziroma posamično oceno recenzentov v primeru neusklajene ocene. Če recenzenti po opozorilu urednikov sprejmejo novo usklajeno oceno oziroma posamično oceno v primeru neusklajene ocene, se ocene recenzentov, ki so jih sprejeli pred to novo oceno, v postopku razpisa ne upoštevajo.

(3) Na administrativne in postopkovne napake v postopku ocenjevanja recenzente in urednike opozarja administrativni panel v skladu s svojimi pristojnostmi. Opozorilo administrativnega panela ne sme posegati v ocene.

(4) Način dela urednikov se lahko podrobneje določi s pravili agencije.

 

34. člen

(predhodni predlog prejemnikov sredstev - mednarodni panel)

(1) Naloga mednarodnega panela je obravnava usklajene ocene recenzentov oziroma posameznih ocen recenzentov v primeru neusklajene ocene, če je tako določeno v razpisu. Na podlagi panelne razprave mednarodni panel pripravi predhodni predlog prejemnikov sredstev. 

(2) Če v razpisu ni drugače določeno, delovanje mednarodnega panela poteka na način, kot je s Splošnim aktom o postopkih (so)financiranja in ocenjevanja ter spremljanju izvajanja znanstvenoraziskovalne dejavnosti določeno za ocenjevanje raziskovalnih projektov.

(3) Način dela mednarodnega panela se lahko podrobneje določi s pravili agencije.

 

VI. ODLOČITEV O IZBORU IN SKLENITEV POGODBE O (SO)FINANCIRANJU

35. člen

(sklep o izboru)

(1) Na podlagi ocen aktivnosti inovacijske dejavnosti ter popolnih in vsebinsko ustreznih vlog sprejme direktor agencije ali od njega pooblaščena oseba seznam prejemnikov sredstev.

(2) Direktor s  seznamom iz prejšnjega odstavka seznani Inovacijski svet Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko  dejavnost Republike Slovenije.

(3) Direktor agencije ali od njega pooblaščena oseba,  na podlagi seznama iz prejšnjega odstavka, izda posamezne sklepe o izboru prejemnikov sredstev, s katerimi odloči o dodelitvi sredstev za (so)financiranje aktivnosti inovacijske dejavnosti.

 

36. člen

(obvestilo neizbranim prijaviteljem)

 (1) Agencija v roku, ki je bil naveden v objavi razpisa, obvesti vse prijavitelje, ki niso bili izbrani, o odločitvi glede dodelitve sredstev.

 (2)  Agencija o odločitvi iz tega in prejšnjega člena obvesti vse prijavitelje istočasno.

 

37. člen

(pravna sredstva)

(1) Zoper sklep oziroma obvestilo agencije iz 30., 31., 35. in 36. člena teh pravil ni pritožbe, dopusten pa je upravni spor.

(2) Vložena tožba v upravnem sporu ne zadrži podpisa pogodb z izbranimi prijavitelji.

 

38. člen

(poziv k podpisu pogodbe o (so)financiranju)

(1) Agencija mora prejemniku sredstev posredovati sklep o izboru in ga hkrati pozvati k podpisu pogodbe o (so)financiranju. Rok za podpis pogodbe znaša najmanj 8 dni od dneva prejema sklepa o izbiri.

(2) V okviru izvajanja EKP se rok za podpis pogodbe iz prejšnjega odstavka lahko šteje od dneva prejema pogodbe, če tako določi agencija v pozivu h podpisu pogodbe.

(3) Če se prejemnik sredstev na poziv v roku iz prejšnjega odstavka ne odzove, se šteje, da je umaknil vlogo za pridobitev sredstev. Agencija v tem primeru izda sklep o ustavitvi postopka.

 

39. člen

(vsebina pogodbe o (so)financiranju)

(1) Za dodelitev sredstev agencija po pravnomočnosti sklepa o izboru s prejemnikom sredstev sklene pogodbo o (so)financiranju aktivnosti inovacijske dejavnosti. Obvezne sestavine pogodbe so zlasti:

1. naziv in naslov izvajalca razpisa in prejemnika sredstev;

2. namen, za katerega so sredstva dodeljena;

3. višina dodeljenih sredstev;

4. terminski plan porabe sredstev;

5. način nadzora nad namensko porabo sredstev;

6. navedba pravic in obveznosti pogodbenih strank;

7. navedba kršitev pogodbe, zaradi katerih je mogoče pogodbo razvezati;

8.  drugo, kar sledi iz notranjih predpisov in usmeritev izvajalca razpisa glede vsebine pogodb.

(2) V primeru razpisov za izvajanje EKP je potrebno v pogodbo vključiti tudi vsebino, ki jo kot bistveno v navodilih določi organ upravljanja.

 

40. člen

(objava rezultatov izbora vlog)

(1) Agencija  na svojih spletnih straneh objavi seznam izbranih in neizbranih vlog (v nadaljnjem besedilu: seznam) najpozneje v osmih dneh od dneva odposlanih sklepov o izboru prejemnikov sredstev.

(2) Na seznamu so rezultati predstavljeni po ocenjevalnih skupinah (npr. po vedah ali področjih, regijah, vrsti aktivnosti inovacijske dejavnosti in podobno) in po skupnem številu točk, če je bil izveden ocenjevalni postopek.

(3) Izbrane vloge za (so)financiranje aktivnosti inovacijske dejavnosti se na seznamu navedejo najmanj z nazivi prijaviteljev in nazivom operacije.

(4) Neizbrane vloge za (so)financiranje aktivnosti inovacijske dejavnosti se na seznamu navedejo samo s številkami vloge, tako da ni mogoče ugotoviti identitete posamezne vloge.

 

VII. POZIV

41. člen

(izvedba poziva)

(1) Agencija lahko za dodelitev sredstev izvede poziv, kadar gre za dodeljevanje spodbud, manjših od 10.000,00 eurov, oziroma v primeru izvedbe instrumentov iz 17. člena ZPOP-1, kadar je ekvivalent vrednosti nepovratnih sredstev manjši od 10.000,00 eurov. Sredstva se dodelijo prijaviteljem, ki izpolnjujejo pogoje, določene v pozivu, in sicer po vrstnem redu prispetja popolnih vlog, do porabe sredstev.

(2) Agencija s pozivom določi zlasti upravičene prejemnike sredstev, skupni obseg sredstev, pogoje za njihovo dodelitev, maksimalno višino sredstev na posameznega prejemnika sredstev in rok za vložitev vlog.

(3) Sprememba vloge je dopustna do odločitve o dodelitvi sredstev, pri tem pa se glede vrstnega reda popolnih vlog šteje, da je bila spremenjena vloga znova vložena.

(4) Postopek poziva za dodelitev sredstev vodi pooblaščena oseba, ki jo z odločbo imenuje direktor agencije.

(5) Za poziv se smiselno uporabljajo določbe teh pravil glede postopka razpisa.

(6) V primeru izvajanja EKP se poziv lahko objavi šele po izdaji odločitve organa upravljanja o podpori operacije. Objava in izvedba poziva mora biti skladna s pravili za izvajanje EKP.
 

VIII. POSEBNE DOLOČBE ZA IZVAJANJE EKP

 42 . člen

(spremljanje in nadzor - poročila o delu in poročila o porabljenih sredstvih)

 

(1) Agencija skupaj s strokovnimi telesi spremlja in nadzoruje izvajanje operacij na podlagi poročil o delu ter poročil o porabljenih sredstvih.

(2) Če ni v razpisu oziroma pozivu drugače določeno, se glede načina in postopka spremljanja in nadzora smiselno uporabljajo določbe Splošnega akta o postopkih (so)financiranja in ocenjevanja ter spremljanju izvajanja znanstvenoraziskovalne dejavnosti, ki ureja spremljanje in nadzor izvajanja raziskovalnih projektov.

(3) Način in postopek spremljanja in nadzora se podrobneje opredeli v pogodbi o (so)financiranju.

 

43. člen

(upravljalna preverjanja)

(1) Agencija izvaja upravljalna preverjanja skladno z veljavno nacionalno in evropsko zakonodajo ter navodili organa upravljanja.

(2) Upravljalna preverjanja so:

- administrativna preverjanja  – preverjanje zahtevkov za izplačilo, ki jih predložijo prejemniki sredstev v informacijskem sistemu organa upravljanja in

- preverjanje na kraju samem – pregledi operacij na kraju samem.

(3) Vsebino in način izvajanja upravljalnih preverjanj, popravljalnih ukrepov in finančnih popravkov v primeru odkritih napak in nepravilnosti pri izvajanju EKP, določi agencija v internih aktih, ki jih objavi na spletnih straneh agencije.

(4) Kadar je agencija hkrati odgovorna za izbiro in preverjanje operacij, mora biti zagotovljena ločenost funkcij izbora in preverjanja znotraj njenih organizacijskih enot.

(5) Agencija opravlja administrativnega preverjanja skladno z analizo tveganja, ki jo organ upravljanja pripravi na ravni programa za posamezno programsko obdobje EKP.

(6) Upravljalna preverjanja temeljijo na oceni tveganja in so sorazmerna s predhodno in pisno ugotovljenim tveganjem.

 

44. člen

(upravičenost stroškov)

(1) Sredstva EKP so namenska sredstva in morajo biti porabljena v skladu z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti ter v skladu s skrbnostjo dobrega gospodarja. 

(2) Agencija preverja upravičenost stroškov (vrste upravičenih stroškov, dokazila za njihovo upravičenost in splošne usmeritve za pripravo metodologije za njihov izračun) v skladu z določili razpisa in razpisne dokumentacije ter navodili organa upravljanja.

(3) V primerih  nejasnosti, dvoma ali negotovosti lahko agencija od prejemnika sredstev zahteva tudi dodatna dokazila (npr. fotografije, izpise, izjave, certifikate, druge listine ipd.).

(4) Prejemnik sredstev uveljavlja povračilo upravičenih izdatkov z zahtevki za izplačilo, ki mu priloži dokazila o nastalih  stroških in njihovih plačilih (razen, kjer dokazila niso zahtevana).
 

45. člen

(varstvo osebnih podatkov)

Agencija pri svojem delu spoštuje varstvo osebnih podatkov, kot ga določa Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov), Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1 ) in interna pravila o postopkih in ukrepih za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov na agenciji.

 

46. člen

(preprečevanje goljufij)

(1) Agencija z namenom obvladovanja tveganj in za boj proti goljufijam pri svojem delu upošteva vsakokratno veljavno strategijo organa upravljanja za boj proti goljufijam.

(2) Notranje postopke za preprečevanje goljufij (strategija za bolj proti goljufijam, postopki za preprečevanje goljufij in osebe, zadolžene za to področje) določi agencija v internih aktih, ki jih objavi na spletnih straneh agencije.

 

47. člen

(zaščita finančnih interesov Evropske unije)

Agencija ureja področje zaščite finančnih interesov Evropske unije v skladu z veljavno nacionalno in evropsko zakonodajo ter zavezami iz sporazuma med agencijo in posredniškim telesom.

 

48. člen

(spremljanje in poročanje)

(1) Agencija opravlja naloge spremljanja in poročanja skladno z veljavno nacionalno in evropsko zakonodajo ter navodili organa upravljanja.

(2) Agencija pri izvajanju EKP preprečuje, odkriva in odpravlja nepravilnosti ter o njih poroča in izvaja finančne popravke v povezavi z odkritimi posameznimi ali sistemskimi nepravilnostmi, v skladu z usmeritvami pristojnega organa za sodelovanje z Evropskim uradom za boj proti goljufijam in navodili organa upravljanja.

(3) Podlaga za vračilo sredstev so ugotovljene nepravilnosti v poročilih organov, pristojnih za izvajanje preverjanj, revizijskega organa, organa za računovodenje ter drugih nacionalnih in evropskih nadzornih organov, vključenih v izvajanje EKP.

 

IX. PREHODNA IN KONČNE DOLOČBE

49. člen

(objava v Uradnem listu RS)

Ne glede na določbo drugega odstavka 11. člena teh pravil, mora biti do 1. 3. 2026 razpis objavljen tudi v Uradnem listu RS.

 

50. člen

(prenehanje veljavnosti pravil)

Z uveljavitvijo teh pravil prenehajo veljati Pravila o protokolu izvedbe postopkov za (so)financiranje inovacijske dejavnosti, št. 007-12/2024-1 z dne 22. 4. 2024 in št. 007-12/2024-2 z dne 19. 5. 2025.

 

51. člen

(objava pravil)

Ta pravila se objavijo na spletni strani agencije.

 

52. člen

(veljavnost pravil)

 

Ta pravila začnejo veljati naslednji dan po objavi.

 

Številka: 007-3/2026-1
Datum: 23. 1. 2026

 

Tjaša Dobnik,
direktorica