Vlogo za vpis v register zasebnih raziskovalcev se poda pisno na obrazcu Vloga za vpis v register zasebnih raziskovalcev (ARRS-RZR-01-2006).

K obrazcu se priloži:

1. kratek življenjepis,
2. dokazilo o stopnji strokovne izobrazbe,
3. dokazila o morebitnih prejetih nagradah,
4. dokazila o morebitnih podeljenih patentih oziroma inovacijah,
5. dokazila o možnosti uporabe ustrezne raziskovalne opreme in o ustreznih prostorih (v primeru, da vlagatelj ni lastnik opreme in prostorov, se predloži dokument (pogodbo), na podlagi katerega je razvidno na kakšen način in pod kakšnimi pogoji lastnik dovoli vlagatelju uporabljati raziskovalno opremo in prostore),
6. predvidene usmeritve (plan/program) za delo v okviru statusa zasebnega raziskovalca,
7. bibliografijo, v kateri so posebej opredeljena objavljena znanstvena in posebej strokovna dela, izdana doma in v tujini (npr. izpis iz COBISSa ali navedba naslednjih podatkov za vsako enoto: avtorji, naslov, vir objave in leto objave),
8. podatke o drugih rezultatih dosedanjega dela na področju raziskovalne in razvojne dejavnosti,
9. dokazilo, da niste v delovnem razmerju,
10. da nimate statusa študenta,
11. da niste uživalec pokojnine ter ne opravljate neke druge samostojne dejavnosti in v zvezi s tem niste vpisani v register samostojnih dejavnosti, če je tak register predpisan,
12. izjavo, da niste lastnik ali solastnik pravnega subjekta oziroma v primeru, da ste lastnik ali solastnik pravnega subjekta, morate predložiti utemeljeno pojasnilo, zakaj raziskovalne oziroma razvojne dejavnosti ne morete opravljati v pravnem subjektu, katerega lastnik ali solastnik ste,
13. fotokopijo javne listine, s katero se dokazuje državljanstvo (npr. fotokopija osebne izkaznice ali potne listine).

Potrdila, izpiske in druge podatke o dejstvih iz uradnih evidenc, ki jih vodijo upravni organi in drugi državni organi Republike Slovenije, organi lokalnih skupnosti ali nosilci javnih pooblastil, ki jih je treba priložiti vlogi kot dokazilo, pridobi agencija po uradni dolžnosti. Vlagatelj v vlogi le navede svoj status oziroma, iz katerih evidenc agencija po uradni dolžnosti pridobi potrdila, izpiske oziroma druge podatke.

Iz vloge mora biti razvidno, da vlagatelj(ica):

• ima stalni ali začasni naslov opravljanja dejavnosti na ozemlju Republike Slovenije,
• ima stalno ali začasno prebivališče na ozemlju Republike Slovenije,
• je usposobljen(a) opravljati raziskovalno in razvojno dejavnost v skladu s 3. členom pravilnika.

V zvezi z naslovom opravljanja raziskovalne in razvojne dejavnosti vlagatelja(ice) mora vlagatelj(ica) predložiti v primeru:

• da namerava dejavnost izvajati v večstanovanjski stavbi – dovoljenje za opravljanje dejavnosti v delu stanovanja, kot je predpisano s 14. členom Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/2003 in nasl., 14. člen je spremenil Zakon o spremembah in dopolnitvah Stanovanjskega zakona (SZ-1A, Uradni list RS, št. 57/2008)),
• da namerava vlagatelj(ica) imeti naslov opravljanja dejavnosti v prostorih, katerih ni lastnik, mora predložiti:
  • če je lastnik pravna oseba – dokument (npr. pogodbo) o najemu prostorov za opravljanje dejavnosti,
  • če je lastnik prostorov fizična oseba – pogodbo ali dovoljenje vlagatelju(ici) za uporabo prostorov za opravljanje dejavnosti.

Če so k vlogi priložene fotokopije dokumentov, mora biti njihova istovetnost z originalom potrjena. Izjavo o istovetnosti z originalom lahko napiše vlagatelj(ica) na sam dokument, ki ga prilaga, in jo potrdi z lastnoročnim podpisom in datumom potrditve.

Če vlagatelj(ica) vlogi ne priloži vseh zahtevanih prilog, ker z njimi ne razpolaga (npr. ker ni prejel(a) nagrad), potem naj se to navede v vlogi v izogib nejasnosti, ali je vloga popolna ali ne. Na spodnjem delu druge strani obrazca je prostor za krajše informacije in pojasnila.