Agencija

Interni akti
      

Na podlagi petega odstavka 17. člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 48/23) in 18. člena Statuta Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, št. 007-18/2022-1 z dne 27. 10. 2022 v zvezi s petim odstavkom 47. člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 48/23) je Upravni odbor Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije na 4. seji dne 18. 10. 2023 potrdil uradno prečiščeno besedilo Poslovnika o delu Upravnega odbora Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije, ki obsega: - Poslovnik o delu Upravnega odbora Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije, št. 007-13/2023-1 z dne 26. 7. 2023; - Spremembe Poslovnika o delu Upravnega odbora Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije, št. 007-13/2023-4 z dne 21. 9. 2023.

Številka: 007-13/2023-6
Ljubljana, 18. 10. 2023

Dr. Marta Klanjšek Gunde,
namestnica predsednika upravnega odbora ARIS

 

Poslovnik o delu Upravnega odbora Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (uradno prečiščeno besedilo – UPB1)
 

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

(vsebina poslovnika)

S tem poslovnikom se ureja način dela Upravnega odbora Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: UO ARIS).

2. člen

(splošna slovnična oblika)

V tem poslovniku uporabljeni izrazi, ki se nanašajo na osebe in so zapisani v moški slovnični obliki, so uporabljeni kot nevtralni za vse spole.

3. člen

(javnost dela)

Delo UO ARIS je javno.

Javnost dela UO ARIS se zagotavlja z objavo dnevnih redov sej UO ARIS na spletni strani ARIS, s sporočili za javnost na spletni strani ARIS, s sporočili medijem, s sestanki s predstavniki medijev in drugimi dogodki za posamezne javnosti.

UO ARIS v javnosti predstavlja predsednik, po pooblastilu predsednika pa tudi druga oseba, ki jo le ta pooblasti.

4. člen

(upoštevanje nasprotja interesov)

Člani UO ARIS so se dolžni izogibati dejanskemu ali možnemu nasprotju interesov v skladu z zakonom, ki ureja preprečevanje in odpravljanje nasprotja interesov in s statutom ARIS.

Smiselno enako, kot je določeno v prejšnjem odstavku za člane UO ARIS, velja za vse, ki sodelujejo pri delu UO ARIS.

5. člen

(zaupnost dokumentov)

Član UO ARIS je dolžan dokumente, ki nastanejo pri delu UO ARIS oziroma se z njimi seznani v okviru dela UO ARIS, uporabljati kot interne dokumente, kar pomeni, da jih ne sme reproducirati ali dovoliti drugačnega razširjanja nepooblaščenim osebam.

Enako, kot je določeno v prejšnjem odstavku za člane UO ARIS, velja za vse, ki sodelujejo pri delu UO ARIS.

II. ORGANIZACIJA DELA UO ARIS

6. člen

(pristojnosti)

UO ARIS opravlja naloge znotraj svojih pristojnosti, ki jih ima po zakonu, ki ureja znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost, aktu o ustanovitvi ARIS in statutu ARIS.

Svoje naloge UO ARIS izvršuje praviloma na sejah. Seje UO ARIS so lahko redne, izredne in dopisne.

Redne in izredne seje UO ARIS lahko potekajo v fizični obliki ali preko videokonferenčnega sistema. Dopisna seja poteka preko elektronske pošte.

UO ARIS sprejme plan rednih sej za tekoče leto.

7. člen

(imenovanje)

Člane UO ARIS imenuje in razrešuje Vlada Republike Slovenije.

Predsednika UO ARIS in njegovega namestnika izvolijo člani UO ARIS med seboj z večino glasov vseh članov UO ARIS.

8. člen

(predsednik UO ARIS)

Predsednik UO ARIS:

  • predlaga dnevni red seje UO ARIS,
  • sklicuje in vodi seje UO ARIS,
  • podpisuje zapisnike UO ARIS in sklepe UO ARIS,
  • skrbi za uresničevanje sklepov UO ARIS,
  • skrbi za zagotavljanje javnosti dela UO ARIS.

Do izvolitve predsednika UO ARIS, naloge predsednika UO ARIS opravlja najstarejši član UO ARIS, razen če ni s tem poslovnikom določeno drugače.

9. člen

(člani UO ARIS)

Člani UO ARIS so se dolžni udeleževati sej in sodelovati pri delu UO ARIS. V primeru, da se iz objektivnih razlogov seje ne morejo udeležiti, morajo svojo odsotnost pravočasno opravičiti.

Člani UO ARIS imajo pravico, da:

  • so v skladu z določbami tega poslovnika obveščeni o predlogu dnevnega reda seje,
  • dajejo predloge za spremembe in dopolnitve dnevnega reda,
  • za zadeve, ki so na dnevnem redu, prejmejo ustrezno gradivo,
  • jim je omogočen vpogled v dokumentacijo v zvezi z vprašanji, ki so na dnevnem redu,
  • so obveščeni o izvrševanju sklepov UO ARIS.

Člani UO ARIS lahko prejemajo vse publikacije, informacije in poročila, ki jih izdaja oziroma pripravlja ARIS ter imajo pravico na sejah UO ARIS zahtevati dodatne informacije oziroma gradiva.

III. NAČIN IN POSTOPEK DELA UO ARIS

10. člen

(vrste odločanja)

UO ARIS o zadevah, ki jih obravnava iz svoje pristojnosti, sprejema sklepe, predloge, ugotovitve, smernice in navodila.

UO ARIS akte, ki se sprejemajo po predhodnem soglasju ministra, pristojnega za znanost, sprejema v dvofaznem postopku tako, da najprej obravnava delovne osnutke in smernice in nato po pridobljenem soglasju ministrstva, pristojnega za znanost, s sklepom dokončno odloča.

11. člen

(sklic seje)

Predsednik UO ARIS sklicuje seje na lastno pobudo, na pobudo najmanj dveh članov UO ARIS, na predlog direktorja ARIS, na predlog večine članov znanstvenega sveta ARIS (v nadaljnjem besedilu: ZS ARIS) oziroma predsednika ZS ARIS ali na predlog večine članov inovacijskega sveta ARIS (v nadaljnjem besedilu: IS ARIS) oziroma predsednika IS ARIS.

Predsednik UO ARIS skliče sejo s podpisom vabila, na katerem je določen dnevni red. Iz vabila so razvidna gradiva za odločanje in vrsta odločanja.

Konstitutivno sejo UO ARIS skliče direktor oziroma v. d. direktorja ARIS.

12. člen

(rok sklica seje)

Vabilo na sejo UO ARIS, v katerem so predlagani dnevni red, čas in kraj seje, ki mu je priloženo gradivo v elektronski obliki, pošlje predsednik UO ARIS članom in drugim vabljenim najmanj 7 dni pred sejo po elektronski pošti.

Če je treba sejo UO ARIS sklicati v krajšem roku, kakor je določeno v prejšnjem odstavku, morajo biti razlogi obrazloženi v vabilu.

Izredna seja se lahko skliče v nujnih primerih. V primeru sklica izredne seje je lahko vabilo na sejo in gradivo za sejo poslano v krajšem roku, kot je določen v prvem odstavku tega člena.

13. člen

(vabljeni na sejo)

Na sejo UO ARIS sta vabljena direktor ARIS in predsednik ZS ARIS ter predsednik IS ARIS, ki se jima posreduje tudi vsa gradiva seje.

Predsednik UO ARIS lahko povabi na sejo UO ARIS strokovne delavce ARIS, člane ZS ARIS, člane IS ARIS, zunanje strokovnjake, predstavnike državnih organov in institucij ter sredstev javnega obveščanja.

14. člen

(sklepčnost seje)

UO ARIS lahko veljavno sklepa, če je na seji navzočih najmanj pet članov UO ARIS, pri čemer se za navzočnost na seji šteje tudi komunikacijska povezava na način, ki omogoča ugotovitev identitete člana.

Sklepčnost ugotovi predsednik UO ARIS. Nato predsednik UO ARIS ugotovi, kdo od članov UO ARIS je navzoč na seji in kdo od vabljenih, poleg članov UO ARIS, je še navzoč na seji.

Če UO ARIS ni sklepčen, se seja ne začne in jo je treba ponovno sklicati.

15. člen

(vodenje seje)

Sejo vodi predsednik UO ARIS. Če je predsednik UO ARIS odsoten, sejo vodi namestnik predsednika UO ARIS. Če sta odsotna predsednik in namestnik UO ARIS oziroma se izločita iz obravnave in odločanja pri posamezni točki dnevnega reda, prevzame vodenje seje najstarejši prisotni član UO ARIS.

16. člen

(potek seje)

Predsednik UO ARIS predlaga dnevni red, ki je naveden v vabilu na sejo in morebitne spremembe ali dopolnitve tega dnevnega reda.

Na dnevnem redu vsake seje UO ARIS mora biti posebna točka za potrditev zapisnika seje in za poročilo o uresničevanju sklepov prejšnje seje. Prav tako mora biti na dnevnem redu vsake seje posebna točka za vprašanja in predloge članov UO ARIS.

UO ARIS o dnevnem redu odloči z glasovanjem.

Predsednik UO ARIS vodi sejo UO ARIS po sprejetem dnevnem redu. Najprej da besedo poročevalcu, če je potrebna uvodna obrazložitev, nato pa članom, ki želijo razpravljati. Razpravljajo lahko tudi drugi udeleženci seje, če jim to dovoli ali jih k temu povabi predsednik UO ARIS. Predsednik UO ARIS daje besedo razpravljavcem po vrstnem redu prijav in ob tem upošteva njihove zahteve po odgovoru. Mimo vrstnega reda lahko dobi besedo poročevalec, če je potrebna dopolnitev obrazložitve ali dodatno pojasnilo.

Razprava o posamezni točki dnevnega reda traja, dokler člani UO ARIS želijo razpravljati. Če predsednik UO ARIS ugotovi, da je zadeva dovolj pojasnjena, razpravo konča in predlaga sprejem ustreznega sklepa ali druge odločitve. Če predsednik UO ARIS ali UO ARIS ugotovi, da zadeva ni dovolj pojasnjena, jo vrne predlagatelju v dopolnitev in določi rok ponovne predložitve na sejo UO ARIS.

17. člen

(oblikovanje sklepa)

Sklep ali drugo odločitev predlaga predsednik UO ARIS pri vsaki točki dnevnega reda posebej. Predlog sklepa ali predlog druge odločitve UO ARIS mora biti nedvoumno oziroma razumljivo oblikovan. Člani UO ARIS lahko predlagajo spremembo ali dopolnitev sklepa ali druge odločitve.

18. člen

(sprejemanje sklepov)

UO ARIS odloča o sklepu ali drugi odločitvi z glasovanjem vseh navzočih članov UO ARIS.

Člani UO ARIS lahko o sklepu ali drugi odločitvi glasujejo »ZA«, »PROTI« ali »VZDRŽAN«.

Sklep ali druga odločitev UO ARIS je sprejeta, če zanjo glasuje najmanj pet članov UO ARIS.

Na dopisni seji je sklep ali druga odločitev UO ARIS sprejeta, če za njen sprejem glasuje najmanj pet članov UO ARIS.

19. člen

(način glasovanja)

Člani UO ARIS glasujejo o sklepih ali drugih odločitvah praviloma z dviganjem rok. Pri tem predsednik UO ARIS ugotovi, kdo je »ZA«, kdo je »PROTI« in kdo je »VZDRŽAN«. Vsak član UO ARIS ima pravico, da pojasni razloge za svojo odločitev pri glasovanju.

Glasovanje o predlogu za imenovanje oziroma razrešitev direktorja ARIS je tajno. V ta namen UO ARIS imenuje tričlansko komisijo, ki pripravi glasovanje in ugotovi njegov izid, pri čemer je vsaj en član komisije član UO ARIS.

20. člen

(odpravek sklepa)

Sklepe ali druge odločitve UO ARIS podpisuje predsednik UO ARIS, v njegovi odsotnosti pa njegov namestnik oziroma oseba, ki jo predsednik UO ARIS pooblasti.

Za odpravo sklepov je odgovoren predsednik UO ARIS, v njegovi odsotnosti pa njegov namestnik.

21. člen

(zapisnik seje)

O seji UO ARIS se piše zapisnik.

Zapisnik seje mora vsebovati:

  • zaporedno številko seje,
  • kraj, datum, čas začetka in konca seje ter podatke o morebitni prekinitvi in nadaljevanju seje,
  • kdo je je vodil sejo,
  • imena in priimke prisotnih in odsotnih članov UO ARIS z navedbo, kdo je bil prisoten preko komunikacijske povezave,
  • imena in priimke drugih prisotnih,
  • dnevni red seje,
  • ugotovitev sklepčnosti,
  • pri vsaki posamezni točki dnevnega reda imena poročevalcev in razpravljavcev,
  • način in izid glasovanja o sklepih ali drugih odločitvah in natančen zapis sprejetih sklepov ali drugih odločitev,
  • izjave, katere člani UO ARIS izrecno zahtevajo, da se vpišejo v zapisnik.

Zapisnik piše zapisnikar, ki ga določi direktor ARIS izmed strokovnih sodelavcev ARIS.

Zapisnik podpišeta predsednik UO ARIS in zapisnikar.

Predlog zapisnika prejmejo člani UO ARIS praviloma v desetih dneh po seji. Morebitne pripombe pošljejo pisno najkasneje en dan pred sklicem naslednje seje. V primeru, da se predlaga pripomba na zapis izjave, izrečene s strani nekoga drugega, ga je potrebno o tem predhodno obvesti in pridobi njegovo soglasje.

Zapisnik UO ARIS praviloma obravnava na naslednji seji. Prisotni člani UO ARIS lahko še izjemoma dodatno podajo dopolnila s pripombami na zapisnik. Zapisnik in morebitne pripombe potrdi UO ARIS z glasovanjem.

22. člen

(snemanje seje)

Seje UO ARIS se zvočno snema, na kar predsednik UO ARIS opozori pred začetkom snemanja.

Šteje se, da je privolitev vseh udeleženih na seji, v obdelavo osebnih podatkov v skladu s tem členom, podana z udeležbo na seji.

Zvočni zapisi so pomoč pri sestavi zapisnika in za ugotavljanje pravilnosti zapisanega glede na izrečeno. Zvočni zapis seje UO ARIS se hrani v kabinetu direktorja ARIS do potrditve zapisnika seje UO ARIS, nato se zvočni zapis izbriše.

Zvočni zapis seje UO ARIS lahko, za v prejšnjem odstavku navedene namene, poslušajo člani UO ARIS v prostorih ARIS in ob navzočnosti pooblaščenega javnega uslužbenca ARIS ter direktor ARIS in zapisnikar UO ARIS. Vabljeni udeleženci UO ARIS lahko zvočni zapis seje poslušajo, ob navzočnosti pooblaščenega javnega uslužbenca ARIS, le v delu, ki se nanaša na predmet njihove in z njo povezane predstavitve oziroma razprave.

O zahtevah za predvajanje zvočnih zapisov se vodi evidenca, ki vključuje podatke o imenu in priimku prosilca, predmet zahteve (seja UO ARIS), datum predvajanja zvočnega zapisa ter ime in priimek ter podpis navzočega pooblaščenega javnega uslužbenca. Evidenco zahtev za predvajanje zvočnih zapisov vodi kabinet direktorja ARIS.

23. člen

(dopisna seja UO ARIS)

V izjemnih primerih, ko zaradi objektivnih okoliščin seje UO ARIS ni mogoče ali bi je ne bilo smotrno sklicati, lahko člani UO ARIS odločajo na dopisni seji, če pred tem z najmanj petimi glasovi članov UO ARIS sprejmejo sklep o ustreznosti takšnega načina odločanja.

Gradivo za dopisno sejo se pošlje vsem članom UO ARIS najmanj en dan pred sejo po elektronski pošti.

Člani UO ARIS odločajo o posameznem vprašanju na dopisni seji na elektronski glasovnici, kjer je naveden predlagani sklep ter besede »ZA«, »PROTI« in »VZDRŽAN«. Obvezna sestavina glasovnice so poleg navedenega sklepa še datum in ura sklica seje, sklep, kjer se z besedilom »ZA«, »PROTI« in »VZDRŽAN« odloča o pristanku k sklicu dopisne seje ter rubrika, v kateri lahko člani podajo morebitne pripombe.

Član UO ARIS glasuje po elektronski pošti, pri čemer mora elektronsko sporočilo, ki pomeni njegovo glasovanje, poslati iz elektronskega naslova, ki ga je tajništvu ARIS sporočil kot svoj elektronski naslov.

Član UO ARIS glasuje tako, da pri vsakem sklepu označi glede na svojo opredelitev besedo »ZA«,  »PROTI« ali »VZDRŽAN«. Glasovnico najkasneje v roku 36 ur od sklica seje (v rok se ne vštevajo dela prosti dnevi in prazniki) pošlje na določen elektronski naslov ARIS in na elektronske naslove vseh ostalih članov UO ARIS. V izjemnih primerih, ki jih določi predsednik UO ARIS, je rok za glasovanje lahko krajši. Sklep je sprejet na dopisni seji, če je sprejet sklep o sklicu dopisne seje in podredno, če je za predlagani sklep glasovalo najmanj pet članov.

O dopisni seji se sestavi zapisnik, v katerem se navede dnevni red seje, postavljeno vprašanje oziroma predlog sklepa, izid glasovanja ter morebitne pripombe članov. Zapisnik se praviloma potrdi na naslednji seji UO ARIS.

24. člen

(izvrševanje sklepov)

Za izvrševanje sklepov ali drugih odločitev UO ARIS skrbita predsednik UO ARIS in direktor ARIS.

25. člen

(zagotavljanje dela)

Strokovne, organizacijske in administrativno-tehnične naloge za UO ARIS opravlja kabinet direktorja ARIS.

26. člen

(shranjevanje dokumentacije)

Gradiva, ki se obravnavajo na sejah UO ARIS, zapisnike in druge dokumente UO ARIS, hrani kabinet direktorja ARIS.

27. člen

(potrjevanje odpravkov pisnih sklepov)

Za potrjevanje verodostojnosti sklepov in drugih dokumentov s področja dela UO ARIS se v skladu s statutom ARIS uporablja veliki okrogli žig ARIS.

28. člen

(plačilo za delo)

Člani UO ARIS so za izvedbo svojih nalog upravičeni do plačila v skladu z uredbo, ki ureja sejnine in povračila stroškov v javnih skladih, javnih agencijah, javnih zavodih in javnih gospodarskih zavodih.

29. člen

(spremembe poslovnika)

Vsak član UO ARIS ima pravico predlagati spremembe in dopolnitve tega poslovnika

Vse spremembe in dopolnitve tega poslovnika se sprejemajo po enakem postopku, kot je določen za njegov sprejem.

Poslovnik o delu Upravnega odbora Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije, št. 007-13/2023-1 z dne 26. 7. 2023, vsebuje naslednji končni določbi:

»IV. KONČNI DOLOČBI

30. člen

(prenehanje veljavnosti)

Z dnem začetka veljavnosti tega poslovnika preneha veljati Poslovnik o delu Upravnega odbora Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, št. 007-24/2022-1 z dne 15. 12. 2022.

31. člen

(začetek uporabe)

Ta poslovnik začne veljati naslednji dan po objavi na spletni strani ARIS.«

Spremembe Poslovnika o delu Upravnega odbora Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije, št. 007-13/2023-4 z dne 21. 9. 2023 vsebujejo naslednjo končno določbo:

»6. člen

Te spremembe začnejo veljati naslednji dan po objavi na spletni strani ARIS.«.