Agencija

Informacije o varstvu osebnih podatkov

Podatki o upravljalcu 

Javna agencija za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije
Bleiweisova cesta 30
1000 Ljubljana
e-pošta: GlavnaPisarna@arrs.si 

Vaše osebne podatke obdelujemo v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju GDPR), veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (Zakon o varstvu osebnih podatkov, Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Vodilo Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (v nadaljevanju ARRS) je visok standard varstva osebnih podatkov, zato smo za zagotavljanje ustreznega nivoja varstva sprejeli ustrezna notranja pravila varstva ter nadzorne mehanizme, ki preprečujejo zlorabo ali kakršnokoli nepooblaščeno obdelavo. V ta namen smo sprejeli Pravilnik o zavarovanju osebnih podatkov na Javni agenciji za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, številka: 007-8/2008-1, z dne 30. 5. 2008 s spremembami in Pravila o postopkih in ukrepih pri delovanju in vzdrževanju informacijskega okolja Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, št. 007-15/2008-1, z dne 11. 11. 2008 s spremembami. Vaše osebne podatke tako skrbno hranimo in varujemo z organizacijskimi, tehničnimi in logično-tehničnimi postopki ter ukrepi. Enake varnostne zaveze ARRS terja tudi od svojih pogodbenih obdelovalcev. Zagotavljamo vam, da v okviru obdelave osebnih podatkov sodelujemo izključno z zaupanja vrednimi partnerji, ki bodo vaše podatke obdelovali le z najvišjo stopnjo varnosti.

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov

Barbara Jankovič
e-pošta: Barbara.Jankovic@arrs.si 
Tel. št.: 01 400 5964

Namen obdelave in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov

Vaše osebne podatke bo ARRS obdeloval zgolj za namene, za katere jih je pridobil in jih ne bo obdeloval za namene, ki niso združljivi z nameni, za katere so bili zbrani. ARRS od uporabnika zbira zgolj tiste osebne podatke, ki so nujno potrebni za dosego posameznega namena in sicer predvsem za namene izvajanja javnih nalog, ki jih določajo Zakon o raziskovalni in razvojni dejavnosti (Uradni list RS, št. 22/06 – uradno prečiščeno besedilo, 61/06 – ZDru-1, 112/07, 9/11, 57/12 – ZPOP-1A, 21/18 – ZNOrg in 9/19, v nadaljevanju ZRRD) in podzakonski akti sprejeti na njegovi podlagi (npr. Pravilnik o registru zasebnih raziskovalcev, Uradni list RS, št. 12/05, 5/07 in 84/08, Pravilnik o postopkih (so)financiranja in ocenjevanja ter spremljanju izvajanja raziskovalne dejavnosti, Uradni list RS, št. 52/16, 79/17, 65/19, 78/20 in 145/20, v nadaljevanju Pravilnik o postopkih). Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov predstavlja tudi delovnopravna zakonodaja, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14) in druga specialna zakonodaja.

Za obdelavo osebnih podatkov s strani ARRS bo prišlo, ko bo izpolnjen vsaj en od naslednjih pogojev:

  1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za ARRS;
  4. obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  5. obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva ARRS ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov (npr. za preprečevanje zlorab, zagotavljanje varnosti, uveljavljanje zahtevkov ali obrambo pred zahtevki v upravnih, sodnih in drugih postopkih).

Uporabniki, kategorije uporabnikov in obdelovalci osebnih podatkov

Obdelava vaših osebnih podatkov je strogo omejena na obdelavo tistih zaposlenih v ARRS, ki vaše osebne podatke nujno potrebujejo za izvajanje delovnih nalog. Vsi zaposleni so zavezani k zaupnosti in k spoštovanju varstva osebnih podatkov. V določenih primerih vaše osebne podatke obdelujejo pogodbeni obdelovalci, s katerimi ima ARRS sklenjeno pisno pogodbo, pristojni državni organi in nosilci javnih pooblasti v okviru izvajanja zakonskih pristojnosti ter druge osebe, ki imajo zakonsko podlago za pridobitev in obdelavo osebnih podatkov. ARRS v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam ali v tretje države, razen v primerih, ki jih določa zakon ali drug predpis.

Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu ARRS, v mejah danega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v pogodbi oz. pravnem aktu. Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje ARRS so predvsem: IZUM, Špica International d. o. o., Zaslon Telecom d. o. o., Nova Vizija d. o. o. in STROKA PRODUKT d. o. o.

Pošiljanje podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije

V primerih, ko v skladu s pravnim predpisom oceno prijave za sofinanciranje predmeta raziskovalne dejavnosti opravi recenzent iz tretje države, bo ARRS v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov osebne podatke posredoval recenzentom v tretje države. ARRS zagotavlja ustrezne zaščitne ukrepe ter sodeluje le z recenzenti v tretjih državah, ki zagotavljajo ustrezno varstvo osebnih podatkov.

Vrste osebnih podatkov, ki niso pridobljeni od posameznika na katerega se ti nanašajo

ARRS skladno z zgoraj opredeljenimi nameni in pravnimi podlagami zbira tudi osebne podatke, ki niso pridobljeni neposredno od posameznika na katerega se ti nanašajo. Navedene osebne podatke ARRS obdeluje le, kadar za to obstaja zakonska ali druga pravna podlaga (npr. 26. člen ZRRD).

Obdobje hrambe osebnih podatkov

Obdobje hrambe osebnih podatkov je odvisno od podlage in namena obdelave posamezne kategorije osebnih podatkov. Osebni podatki se hranijo vse dokler je to potrebno z vidika izpolnitve namena, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma za obdobje, ki ga predpisuje zakon oz. drug predpis. Osebne podatke, ki jih upravljavec obdeluje na podlagi vaše osebne privolitve, hrani ARRS do preklica vaše privolitve oz. dokler je to potrebno z vidika izpolnitve namena.

Za določitev roka hrambe se upoštevajo roki, ki jih določajo predpisi in Načrt klasifikacijskih znakov Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, številka 020-5/2017-1 z dne 29.11.2017. Če roki hrambe niso posebej določeni s predpisi, mora biti ob upoštevanju načela sorazmernosti hramba omejena na najkrajše možno obdobje. Po preteku roka hrambe se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, razen če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Nekatere osebne podatke lahko ARRS obdeluje v znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene ob sprejemu ustreznih ukrepov v skladu z GDPR.

Pravice posameznika:

V skladu z GDPR vam ARRS zagotavlja pravico dostopa do podatkov, pravico do popravka, pravico do izbrisa (»pravica do pozabe«), pravico do omejitve obdelave, pravico do ugovora, pravico do preklica privolitve, in pravico do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov, ki so podrobneje razdelane v nadaljevanju.

Pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki lahko uveljavljate:

  • ustno na zapisnik po predhodni najavi v času uradnih ur od ponedeljka do četrtka od 9.00 do 12.00 in od 13.00 do 15.00, ob petkih od 9.00 do 12.00 in od 13.00 do 14.00;
  • v pisni obliki na zgoraj navedene kontaktne podatke pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov ali neposredno na ARRS. Če boste zahtevo predložili z elektronskimi sredstvi, se vam bodo informacije, če bo to mogoče, zagotovile z elektronskimi sredstvi, razen v primeru, da boste zahtevali drugače.

Za potrebe zanesljive identifikacije lahko ARRS v primeru uveljavljanja vaših pravic v zvezi z osebnimi podatki od vas zahteva dodatne podatke, ki so potrebni za potrditev vaše identitete.

ARRS bo na zahtevo, s katero uveljavljate svoje pravice v zvezi s svojimi osebnimi podatki, odgovoril brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. Rok za uresničevanje pravic se lahko podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev.

Vse zagotovljene informacije ter vsa sporočila in ukrepi v zvezi z varstvom osebnih podatkov, se v eni kopiji zagotovijo brezplačno. Kadar so zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljene ali pretirane zlasti ker se ponavljajo, lahko ARRS zaračuna razumno pristojbino, pri čemer upošteva upravne stroške posredovanja informacij, ali zavrne zahtevo.

Pravica do dostopa osebnih podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od ARRS dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov ter informacije: o namenu obdelave; vrsti zadevnih osebnih podatkov; uporabnikih ali kategorijah uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnikih v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah; kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja; o obstoju pravice, da se lahko zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov, o obstoju pravice do omejitve obdelave osebnih podatkov, o obstoju pravice do ugovora obdelavi; o obstoju pravice do vložitve pritožbe pri nadzornem organu; o viru osebnih podatkov, kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku in o ustreznih zaščitnih ukrepih v zvezi s prenosom, kadar se osebni podatki prenesejo v tretjo državo ali mednarodno organizacijo.

Pravica do preklica privolitve

Privolitev za obdelavo osebnih podatkov lahko kadarkoli prekličete, enako enostavno kot ste dali privolitev. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred preklicem.

Pravica do popravka, do izbrisa (»pravica do pozabe«) in do omejitve obdelave osebnih podatkov

Od ARRS imate pravico zahtevati in doseči, da se brez nepotrebnega odlašanja:

  1. netočni osebni podatki v zvezi z vami popravijo ali ob upoštevanju namenov obdelave dopolnijo;
  2. osebni podatki v zvezi z vami izbrišejo in sicer: kadar osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani; kadar posameznik prekliče privolitev, pa za obdelavo ne obstaja druga pravna podlaga; kadar je vložen ugovor obdelavi, ki je potrebna zaradi zakonitih interesov ali za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene ARRS, pa za njihovo obdelavo ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi; kadar so bili osebni podatki obdelani nezakonito ali kadar je osebne podatke treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali slovenskim pravnim redom. Predlogu za izbris ARRS ne bo ugodil v primerih, ki jih določa člen 17(3) GDPR;
  3. omeji obdelava vaših osebnih podatkov in sicer: kadar oporekate točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki ARRS omogoča preveriti točnost vaših osebnih podatkov; kadar je obdelava nezakonita in namesto izbrisa osebnih podatkov zahtevate omejitev uporabe; kadar ARRS osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih vi potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov; ali kadar ste vložili ugovor v zvezi z obdelavo, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad vašimi razlogi.

Pravica do ugovora

Na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, imate pravico, da kadarkoli ugovarjate obdelavi osebnih podatkov, ki je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva ARRS ali za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti. ARRS bo prenehal obdelovati osebne podatke, razen če dokaže nujne legitimne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Kadar se osebni podatki obdelujejo v znanstveno ali zgodovinsko raziskovalne namene ali statistične namene, imate pravico, da iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, ugovarjate obdelavi osebnih podatkov v zvezi z vami, razen če je obdelava potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja zaradi razlogov javnega interesa.

Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

Brez poseganja v katero koli drugo upravno ali pravno sredstvo imate kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu, Dunajska cesta 22 Ljubljana, če menite, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z vami krši GDPR. Informacijski pooblaščenec vas bo obvestil o stanju zadeve in odločitvi o pritožbi, vključno z možnostjo pravnega sredstva zoper njegovo odločitev o pritožbi.

Veljavnost

ARRS si pridružuje pravico do sprememb ali dopolnitev Informacij o varstvu osebnih podatkov. Informacije veljajo in se uporabljajo od 1. decembra 2021 dalje.