I. Splošno
(1) S tem navodilom za poslovanje se določa pravila in
postopek ravnanja Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko
dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: ARIS) v primeru odstopa od
(so)financiranja oziroma prenehanja (so)financiranja nacionalnega dela
raziskovalnega projekta Weave s strani ene ali več partnerskih agencij (v
nadaljnjem besedilu: Pravila in postopek ravnanja ARIS). Pri pripravi teh Pravil
in postopka ravnanja ARIS in njihovi implementaciji v praksi se upoštevajo
veljavne pravne podlage (npr. ZZrID, Splošni akt o postopkih (so)financiranja,
Sporazum o multilateralni shemi vodilne agencije, št. 020-5/2020-1 (v nadaljnjem
besedilu: Sporazum o multilateralni shemi vodilne agencije), Informacije za
prijavitelje Weave, veljavne od 2. 6. 2025, verzija št. 8 (v nadaljnjem
besedilu: Informacije za prijavitelje Weave)) in pretekla praksa ravnanja ARIS,
ki je navedena v Prilogi št. 1 teh Pravil in postopka ravnanja ARIS.
(2) ARIS je o odstopu od (so)financiranja oziroma prenehanju
(so)financiranja nacionalnega dela raziskovalnega projekta Weave s strani ene
ali več partnerskih agencij obveščena bodisi s strani partnerske agencije,
bodisi s strani prijavitelja. O navedenem se nemudoma obvesti direktorja ARIS.
(3) Pravila in postopek ravnanja ARIS se razlikujejo glede na
to, ali je bila v času, ko je bila ARIS obveščena, da ena ali več partnerskih
agencij raziskovalnega projekta Weave ne bo sprejela v (so)financiranje oziroma
je bila ARIS obveščena o odstopu od (so)financiranja oziroma prenehanju
(so)financiranja nacionalnega dela raziskovalnega projekta Weave s strani ene
ali več partnerskih agencij, pogodba o (so)financiranju znanstvenoraziskovalne
dejavnosti (v nadaljnjem besedilu: pogodba o (so)financiranju) že sklenjena ali
ne. V primeru, da je bila pogodba o (so)financiranju že sklenjena, je potrebno
pred sprejetjem kakršnekoli odločitve ali priprave dokumentov, dodatno preveriti
obveznosti prijavitelja, izhajajoče iz sklenjene pogodbe o (so)financiranju tj.
predvsem, ali glede obveznosti prijavitelja in postopka ravnanja ARIS določila
sklenjene pogodbe o (so)financiranju določajo enako, kot izhaja iz teh Pravil in
postopka ravnanja ARIS. V primeru vsebinskega neskladja med določili sklenjene
pogodbe o (so)financiranju in določili teh Pravil in postopka ravnanja ARIS, se
uporabljajo določila sklenjene pogodbe o (so)financiranju.
(4) Nadalje se po sklenitvi pogodbe o (so)financiranju
Pravila in postopek ravnanja ARIS razlikujejo glede na to, ali je prijavitelj
izpolnil svojo pogodbeno obveznost iz sklenjene pogodbe o (so)financiranju o
pravočasnem obveščanju ARIS o odstopu oziroma prenehanju (so)financiranja
nacionalnega dela raziskovalnega projekta Weave s strani ene ali več partnerskih
agencij, ali pa je navedeno pogodbeno obveznost kršil, ker ARIS o navedenih
okoliščinah ni obvestil ali je ni obvestil pravočasno.
(5) Prijavitelj je v skladu s sklenjeno pogodbo o
(so)financiranju dolžan obvestiti ARIS o spremenjenih okoliščinah v roku 15 dni
od dne, ko je za to izvedel.
(6) Po teh Pravilih in postopku ravnanja ARIS so spremenjene
okoliščine tiste okoliščine, ki vplivajo na uspešno izvajanje
znanstvenoraziskovalne dejavnosti. Kadar pride do odstopa od (so)financiranja
oziroma prenehanja (so)financiranja nacionalnega dela raziskovalnega projekta
Weave s strani ene ali več partnerskih agencij, se šteje, da gre za spremenjene
okoliščine.
(7) Za objektivne okoliščine se štejejo okoliščine, ki jih ni
bilo mogoče predvideti, preprečiti, odpraviti ali se jim izogniti.
(8.) Dokumente v skladu s tem navodilom o poslovanju pripravi
pooblaščeni zaposleni iz Sektorja za mednarodno sodelovanje in/ali Sektorja za
raziskovalne projekte.
II. Pravila in postopek ravnanja ARIS, če prijavitelj ARIS ne obvesti o
spremenjenih okoliščinah
(1) Če pogodba o (so)financiranju še ni bila sklenjena in je
prišlo do spremenjenih okoliščin, se ravna po pravilih in postopku iz poglavja
III. teh Pravil in postopka ravnanja ARIS.
(2) Če je bila pogodba o (so)financiranju že sklenjena in
ARIS izve, da je prijavitelj že več kot 15 dni seznanjen z obstojem spremenjenih
okoliščin, se v sklenjeni pogodbi o (so)financiranju preveri, kakšne obveznosti
ima prijavitelj glede obveščanja ARIS o spremenjenih okoliščinah. Pripravi se
dopis za prijavitelja v katerem se ga pozove na obrazloženo pojasnilo, zakaj ni
izpolnil svojih pogodbenih obveznosti (v tem primeru obveznosti obveščanja ARIS)
in obvesti, da se od poteka roka 15 dni od dne, ko je izvedel za spremenjene
okoliščine šteje, da je sredstva porabil nenamensko. V dopisu se prijavitelja
nadalje pozove na obrazloženo pojasnilo oziroma utemeljitev, zakaj spremenjene
okoliščine v konkretnem primeru omogočajo nadaljnji nemoten potek izvajanja
slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave v skladu s sklenjeno pogodbo o
(so)financiranju ter na predložitev morebitnih dokazil, ki to dokazujejo.
Prijavitelja se v dopisu seznani s pojmom »nemoten potek izvajanja slovenskega
dela raziskovalnega projekta Weave v skladu s sklenjeno pogodbo o
(so)financiranju« kot je opredeljen v petem odstavku IV. poglavja teh Pravil in
postopka ravnanja ARIS ter se ga pouči o možnih posledicah v primeru, če ne poda
odgovora na dopis ali če ARIS presodi, da sta njegovo pojasnilo oziroma
obrazložitev neutemeljena oziroma za svoja pojasnila in obrazložitev ni
predložil ustreznih dokazil. Možne posledice so:
- začasna prekinitev (so)financiranja slovenskega dela raziskovalnega
projekta Weave – če ARIS presodi, da spremenjene okoliščine ne omogočajo
nadaljnjega nemotenega poteka izvajanja projekta v skladu s sklenjeno
pogodbo o (so)financiranju in da hkrati obstoji možnost, da prijavitelj
ugotovljene nepravilnosti oz. odstopanja v določenem roku lahko odpravi in o
tem poroča ARIS;
- prekinitev nadaljnjega izvajanja aktivnosti in (so)financiranja, pri
čemer prijavitelj ni dolžan vrniti že izplačanih sredstev – če ARIS ugotovi,
da izvajanje slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave po pogodbi o
(so)financiranju, zaradi objektivnih okoliščin, ne bo mogoče uspešno končati
v roku.
(3) Prijavitelja se lahko pozove na posredovanje izrednega
vsebinskega poročila o rezultatih izvajanja dejavnosti z obračunom porabljenih
sredstev in/ali na dostavo drugih podatkov in dokumentacije za spremljanje
porabe sredstev po pogodbi o (so)financiranju in/ali na izpolnitev kakšne druge
obveznosti iz pogodbe o (so)financiranju (npr. zahteva po vpogledu v poslovanje
in dokumentacijo prijavitelja, nadzor nad porabo sredstev z obiskom pri
prijavitelju). Hkrati se prijavitelja opozori na posledice neupoštevanja poziva
ARIS.
(4) V nadaljevanju se ravna po pravilih in postopku iz
tretjega do sedmega odstavka IV. poglavja teh Pravil in postopka ravnanja ARIS.
III. Pravila in postopek ravnanja ARIS, če pogodba o (so)financiranju še
ni bila sklenjena
(1) Informacije za prijavitelje Weave med drugim določajo
»ostale pogoje«, ki jih mora prijavitelj izpolnjevati ob sklenitvi pogodbe
(so)financiranju in s katerimi je med drugim določeno, da bo ARIS
(so)financirala slovenski del raziskovalnega projekta Weave le v primeru, da
raziskovalni projekt Weave sprejmejo v (so)financiranje vodilna agencija in vse
sodelujoče partnerske agencije.
(2) Javni razpis za (so)financiranje raziskovalnih projektov
določa, da se v (so)financiranje uvrstijo samo prijave, ki jih v
(so)financiranje sprejmejo vse sodelujoče partnerske agencije.
(3) Če vodilna agencija in vse sodelujoče partnerske agencije
ne sprejmejo raziskovalnega projekta Weave v (so)financiranje, se pogodba o
(so)financiranju s prijaviteljem ne sklene, ne glede na to ali je bil sklep
direktorja o izboru prijav, s katerim je odločil, da se prijava izbere za
(so)financiranje, že izdan ali ne.
(4) V primeru iz predhodnega odstavka se pripravi dopis za
prijavitelja, v katerem se prijavitelja obvesti, da se v skladu z veljavnimi
predpisi, Sporazumom o multilateralni shemi vodilne agencije in Informacijami za
prijavitelje Weave/določili javnega razpisa, pogodba (so)financiranju med njim
in ARIS ne bo sklenila. V dopisu se to odločitev utemeljeno obrazloži in navede
veljavne pravne podlage za odločitev.
IV. Pravila in postopek ravnanja ARIS, če je bila pogodba o
(so)financiranju že sklenjena
(1) Če je bila ARIS o spremenjenih okoliščinah obveščena s
strani partnerske agencije, se prijavitelja z dopisom pozove na obrazloženo
pojasnilo oziroma utemeljitev, zakaj spremenjene okoliščine v konkretnem primeru
omogočajo nadaljnji nemoten potek izvajanja slovenskega dela raziskovalnega
projekta Weave v skladu s sklenjeno pogodbo o (so)financiranju ter na
predložitev morebitnih dokazil, ki to dokazujejo. Prijavitelja se v dopisu
seznani s pojmom »nemoten potek izvajanja slovenskega dela raziskovalnega
projekta Weave v skladu s sklenjeno pogodbo o (so)financiranju« kot je
opredeljen v petem odstavku IV. poglavja teh Pravil in postopka ravnanja ARIS
ter se ga pouči o možnih posledicah v primeru, če ne poda odgovora na dopis ali
če ARIS presodi, da sta njegovo pojasnilo oziroma obrazložitev neutemeljena
oziroma za svoja pojasnila in obrazložitev ni predložil ustreznih dokazil. Možne
posledice so:
- začasna prekinitev (so)financiranja slovenskega dela raziskovalnega
projekta Weave – če ARIS presodi, da spremenjene okoliščine ne omogočajo
nadaljnji nemoten potek izvajanja projekta v skladu s sklenjeno pogodbo o
(so)financiranju in da hkrati obstoji možnost, da prijavitelj ugotovljene
nepravilnosti oz. odstopanja v določenem roku lahko odpravi in o tem poroča
ARIS;
- prekinitev nadaljnjega izvajanja aktivnosti in (so)financiranja, pri
čemer prijavitelj ni dolžan vrniti že izplačanih sredstev – če ARIS ugotovi,
da izvajanje slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave po pogodbi o
(so)financiranju, zaradi objektivnih okoliščin, ne bo mogoče uspešno končati
v roku.
(2) Prijavitelja se lahko pozove na posredovanje izrednega
vsebinskega poročila o rezultatih izvajanja dejavnosti z obračunom porabljenih
sredstev in/ali na dostavo drugih podatkov in dokumentacije za spremljanje
porabe sredstev po pogodbi o (so)financiranju in/ali na izpolnitev kakšne druge
obveznosti iz pogodbe o (so)financiranju (npr. zahteva po vpogledu v poslovanje
in dokumentacijo prijavitelja, nadzor nad porabo sredstev z obiskom pri
prijavitelju). Hkrati se prijavitelja opozori na posledice neupoštevanja poziva
ARIS.
(3) Po prejemu odgovora prijavitelja se glede izvedbe
postopka in za izvedbo postopka pristojnih organov ARIS ter za ugotavljanje
dejstev ter presojanje dokazov, smiselno uporabljajo določila Pravil za
spremljanje izvajanja temeljnih, aplikativnih in podoktorskih raziskovalnih
projektov št. 007-31/2024-1 z dne 15. 1. 2025 (v nadaljnjem besedilu: Pravila za
spremljanje izvajanja temeljnih, aplikativnih in podoktorskih raziskovalnih
projektov).
(4) Pristojni organi ARIS (znanstvenoraziskovalni sveti ved -
v nadaljnjem besedilu: ZSV, znanstveni svet ARIS, direktor ARIS) morajo zlasti
presoditi ali spremenjene okoliščine omogočajo nadaljnji nemoten potek izvajanja
slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave v skladu s sklenjeno pogodbo o
(so)financiranju. Ena izmed okoliščin, ki jo pri presoji upoštevajo pristojni
organi ARIS, je tudi čas trajanja izvajanja slovenskega dela raziskovalnega
projekta Weave (koliko časa je slovenski del raziskovalnega projekta Weave že
trajal v času, ko je ena ali več partnerskih agencij prenehala (so)financirati
svoj nacionalni del raziskovalnega projekta Weave).
(5) Za potrebe presoje iz predhodnega odstavka s strani
pristojnih organov ARIS »nemoten potek izvajanja slovenskega dela raziskovalnega
projekta Weave v skladu s sklenjeno pogodbo o (so)financiranju« pomeni, da bodo
aktivnosti s strani slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave izvedene v
predvidenem zavezujočem končnem roku za izvedbo aktivnosti in bodo vsebinsko v
pretežni meri skladne s prijavno dokumentacijo, programom dela slovenskega dela
raziskovalnega projekta Weave ter prevzetimi obveznostmi iz pogodbe o
(so)financiranju in da bo na ta način v celoti realiziran tisti del raziskav, ki
prispeva k uresničitvi glavnih ciljev slovenskega dela raziskovalnega projekta
Weave.
(6) Če v skladu s Pravili za spremljanje izvajanja temeljnih, aplikativnih in
podoktorskih raziskovalnih projektov ZSV poda negativno oceno in negativno oceno
potrdi še znanstveni svet ARIS, direktor na podlagi predloga sklepa znanstvenega
sveta ARIS sprejme obrazloženo odločitev v obliki sklepa, s katerim odloči o
posledicah negativne ocene in jo posreduje prijavitelju.
(7) Odločitve, ki jih lahko sprejme ARIS:
- odstopi od pogodbe o (so)financiranju ter zahteva vračilo vseh sredstev
skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila -
če ARIS presodi, da prijavitelj slovenskega dela raziskovalnega projekta
Weave ne bo uspešno končal zaradi neizpolnjevanja ali kršitev pogodbenih
določil in ugotovljenih nepravilnosti oziroma odstopanj ni odpravil v roku;
- ravna v skladu z drugo alinejo prvega odstavka tega poglavja;
- odloči, da se pogodba o (so)financiranju izvaja dalje.
V. Končne določbe
(1) V primeru, da med partnerskimi agencijami, ki so
podpisnice Sporazuma o multilateralni shemi vodilne agencije, pride do dogovora
o ravnanju v primerih, ki jih urejajo ta Pravila in postopek ravnanja ARIS, se
le-ta ustrezno prilagodijo. Pravila in postopek ravnanja ARIS se ustrezno
spremenijo in dopolnijo tudi v primeru relevantnih vsebinskih sprememb veljavnih
pravnih podlag in dokumentov, na katerih temeljijo (npr. ZZrID, Splošnega akta o
postopkih (so)financiranja, Informacij za prijavitelje Weave…) ali tipske
pogodbe o (so)financiranju.
(2) Ta Pravila in postopek ravnanja ARIS se uporabljajo
smiselno enako tudi v drugih postopkih v zadevah (so)financiranja po vodilni
agenciji.
(3) Ta Pravila in postopek ravnanja ARIS začnejo veljati
naslednji dan po objavi na spletnih straneh ARIS.
(4) Z dnem začetka veljavnosti teh Pravil in postopka
ravnanja ARIS prenehajo veljati Pravila in postopek ravnanja ARIS v primeru
odstopa oziroma prenehanja (so)financiranja nacionalnega dela raziskovalnega
projekta Weave s strani ene ali več partnerskih agencij št. 007-4/2024-4 z dne
8. 5. 2024.
Tjaša Dobnik,
direktorica
Številka: 007-21/2025-1
Datum: 29. 12. 2025
Priloga:
