I. Splošno

1. S tem navodilom za poslovanje se določa pravila in postopek ravnanja ARIS v primeru odstopa oziroma prenehanja (so)financiranja nacionalnega dela raziskovalnega projekta Weave s strani ene ali več partnerskih agencij (v nadaljnjem besedilu: pravila in postopek ravnanja ARIS), ki so pripravljena na dan priprave veljavnih pravil (npr. Zakon o znanstvenoraziskovalni in inovacijski dejavnosti; Uradni list RS, št. 186/21 in 40/23; Splošni akt o postopkih (so)financiranja in ocenjevanja ter spremljanju izvajanja znanstvenoraziskovalne dejavnosti, Uradni list RS, št. 166/22; Sporazum o multilateralni shemi vodilne agencije, št. 020-5/2020-1; Informacije za prijavitelje Weave, veljavne od 19. 3. 2024, verzija št. 5) in ob upoštevanju pretekle prakse ravnanja.

2. ARIS je o odstopu oziroma prenehanju (so)financiranja nacionalnega dela raziskovalnega projekta Weave s strani ene ali več partnerskih agencij obveščena bodisi s strani partnerske agencije bodisi s strani prijavitelja. O navedenem se nemudoma obvesti direktorja ARIS.

3. Pravila in postopek ravnanja ARIS se razlikujejo glede na to ali je bila, v času, ko je bila ARIS obveščena, da ena ali več partnerskih agencij raziskovalnega projekta Weave ne bodo sprejele v (so)financiranje, pogodba o (so)financiranju že sklenjena ali ne. V primeru kakršnekoli odločitve ali priprave dokumentov je treba dodatno preveriti obveznosti prijavitelja v sklenjeni pogodbi o (so)financiranju znanstvenoraziskovalne dejavnosti (v nadaljnjem besedilu: pogodba o (so)financiranju) tj. predvsem ali velja enako, kot izhaja iz teh navodil za poslovanje.

4. Prijavitelj je v skladu s sklenjeno pogodbo o (so)financiranju dolžan obvestiti ARIS o spremenjenih okoliščinah v roku 15 dni od dne, ko je za to izvedel.

5. Po teh pravilih so spremenjene okoliščine okoliščine, ki vplivajo na uspešno izvajanje znanstvenoraziskovalne dejavnosti. Kadar pride do odstopa oziroma prenehanja (so)financiranja nacionalnega dela raziskovalnega projekta Weave s strani ene ali več partnerskih agencij se šteje, da gre za spremenjene okoliščine.

6. Za objektivne okoliščine se štejejo okoliščine, ki jih ni bilo mogoče predvideti, preprečiti, odpraviti ali se jim izogniti.

7. Dokumente v skladu s tem navodilom o poslovanju pripravi pooblaščen zaposleni iz sektorja za mednarodno sodelovanje in sektorja za raziskovalne projekte.

II. Pravila in postopek ravnanja ARIS, če prijavitelj ne obvesti ARIS o spremenjenih okoliščinah

1. Če pogodba o (so)financiranju še ni sklenjena in je prišlo do spremenjenih okoliščin, se ravna po pravilih in postopku iz poglavja III.

2. Če je bila pogodba o (so)financiranju že sklenjena in ARIS izve, da je prijavitelj že več kot 15 dni seznanjen z obstojem spremenjenih okoliščin, se v sklenjeni pogodbi o (so)financiranju preveri kakšne obveznosti ima prijavitelj glede obveščanja ARIS o spremenjenih okoliščinah.

Pripravi se dopis za prijavitelja v katerim se ga pozove na pojasnilo zakaj ni izpolnil svojih pogodbenih obveznosti (v tem primeru obveznosti obveščanja ARIS) in se ga obvesti, da se od poteka roka 15 dni od dne, ko je izvedel za spremenjene okoliščine šteje, da je sredstva porabil nenamensko. V dopisu se ga tudi pozove na predložitev morebitnih dokazil ter na konkretno in utemeljeno pojasnilo zakaj spremenjene okoliščine ne onemogočajo nadaljnjega nemotenega poteka izvajanja slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave v skladu s sklenjeno pogodbo o (so)financiranju. Prijavitelja se v dopisu pouči o morebitnih posledicah v primeru, če ne poda odgovora ali če ARIS presodi, da je njegovo pojasnilo neutemeljeno oz. nedokazano. Morebitne posledice so:

• začasna prekinitev (so)financiranja slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave – če ARIS presodi, da spremenjene okoliščine onemogočajo nadaljnji nemoten potek izvajanja projekta v skladu s sklenjeno pogodbo o (so)financiranju in da obstoji možnost, da prijavitelj ugotovljene nepravilnosti oz. odstopanja v določenem roku lahko odpravi in o tem poroča ARIS;
• prekinitev nadaljnjega izvajanja aktivnosti in (so)financiranja, pri čemer prijavitelj ni dolžan vrniti že izplačanih sredstev – če ARIS ugotovi, da izvajanje slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave po pogodbi o (so)financiranju, zaradi objektivnih okoliščin, ne bo mogoče uspešno končati v roku.

Prijavitelja se lahko pozove na posredovanje izrednega vsebinskega poročila o rezultatih izvajanja dejavnosti z obračunom porabljenih sredstev in/ali na dostavo drugih podatkov in dokumentacije za spremljanje porabe sredstev po pogodbi o (so)financiranju in/ali na izpolnitev kakšne druge obveznosti iz pogodbe o (so)financiranju (npr. zahteva po vpogledu v poslovanje in dokumentacijo prijavitelja, nadzor nad porabo sredstev z obiskom pri prijavitelju). Hkrati se prijavitelja opozori na posledice neupoštevanja poziva ARIS.

V nadaljevanju se ravna po pravilih in postopku iz 2. in 3. točke poglavja IV.

III. Pravila in postopek ravnanja ARIS, če pogodba o (so)financiranju še ni bila sklenjena

2. Če vodilna agencija in vse sodelujoče partnerske agencije ne sprejmejo raziskovalnega projekta Weave v (so)financiranje, se neposredna pogodba o izvajanju in (so)financiranju s prijaviteljem ne sklene, ne glede na to ali je bil sklep direktorja o izboru prijav, s katerim je odločil, da se prijava izbere za (so)financiranje že izdan ali ne.

3. Pripravi se dopis za prijavitelja, v katerem se prijavitelja obvesti, da se v skladu z veljavnimi predpisi, Sporazumom o multilateralni shemi vodilne agencije in informacijami za prijavitelje Weave/javnim razpisom neposredna pogodba (so)financiranju med njim in ARIS ne bo sklenila. V dopisu se pojasni veljavne pravne podlage za odločitev in utemeljeno pojasni razloge za nesklenitev neposredne pogodbe o (so)financiranju.

IV. Pravila in postopek ravnanja ARIS, če je bila pogodba o (so)financiranju že sklenjena

1. Če je bila ARIS o spremenjenih okoliščinah obveščena s strani partnerske agencije, se prijavitelja pozove na predložitev morebitnih dokazil ter na konkretno in utemeljeno pojasnilo zakaj spremenjene okoliščine ne onemogočajo nadaljnjega nemotenega poteka izvajanja slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave v skladu s sklenjeno pogodbo o (so)financiranju. Prijavitelja se v dopisu pouči o morebitnih posledicah v primeru, če ne poda odgovora ali če ARIS presodi, da je njegovo pojasnilo neutemeljeno oz. nedokazano. Morebitne posledice so:

• začasna prekinitev (so)financiranja slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave – če ARIS presodi, da spremenjene okoliščine onemogočajo nadaljnji nemoten potek izvajanja projekta v skladu s sklenjeno pogodbo o (so)financiranju in da obstoji možnost, da prijavitelj ugotovljene nepravilnosti oz. odstopanja v določenem roku lahko odpravi in o tem poroča ARIS;
• prekinitev nadaljnjega izvajanja aktivnosti in (so)financiranja, pri čemer prijavitelj ni dolžan vrniti že izplačanih sredstev – če ARIS ugotovi, da izvajanje slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave po pogodbi o (so)financiranju, zaradi objektivnih okoliščin, ne bo mogoče uspešno končati v roku.

Prijavitelja se lahko pozove na posredovanje izrednega vsebinskega poročila o rezultatih izvajanja dejavnosti z obračunom porabljenih sredstev in/ali na dostavo drugih podatkov in dokumentacije za spremljanje porabe sredstev po pogodbi o (so)financiranju in/ali na izpolnitev kakšne druge obveznosti iz pogodbe o (so)financiranju (npr. zahteva po vpogledu v poslovanje in dokumentacijo prijavitelja, nadzor nad porabo sredstev z obiskom pri prijavitelju). Hkrati se prijavitelja opozori na posledice neupoštevanja poziva ARIS.

2. Po prejemu odgovora prijavitelja se za ugotavljanje dejstev in presojanje dokazov smiselno uporabijo določila Pravil za spremljanje izvajanja temeljenjih, aplikativnih in podoktorskih raziskovalnih projektov št. 007-7/2022-2 z dne 22. 6. 2022.

Pristojni organi (znanstvenoraziskovalni sveti ved - v nadaljnjem besedilu: ZSV, znanstveni svet ARIS, direktor ARIS) morajo zlasti presoditi ali spremenjene okoliščine onemogočajo nadaljnji nemoten potek izvajanja slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave v skladu s sklenjeno pogodbo o (so)financiranju. Koliko časa je slovenski del raziskovalnega projekta Weave že trajal v času, ko je ena ali več partnerskih agencij prenehala (so)financirati svoj nacionalni del raziskovalnega projekta Weave, je okoliščina, ki jo med drugimi presojajo pristojni organi ARIS.

Če v skladu s Pravili za spremljanje izvajanja temeljenjih, aplikativnih in podoktorskih raziskovalnih projektov ZSV poda negativno oceno in to potrdi še znanstveni svet ARIS, direktor sprejme obrazloženo odločitev in jo posreduje prijavitelju.

3. Odločitve, ki jih lahko sprejme ARIS:

• odstopi od pogodbe o (so)financiranju ter zahteva vračilo vseh sredstev skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila - če ARIS presodi, da prijavitelj slovenskega dela raziskovalnega projekta Weave ne bo uspešno končal zaradi neizpolnjevanja ali kršitev pogodbenih določil in ugotovljenih nepravilnosti oziroma odstopanj ni odpravil v roku;
• ravna v skladu z drugo alinejo prve točke tega poglavja;
• odloči, da se pogodba o (so)financiranju izvaja dalje.
   

V. Končno

V primeru, da med partnerskimi agencijami, ki so podpisnice Sporazuma o multilateralni shemi vodilne agencije pride do dogovora kako ravnati v primerih, ki jih urejajo ta navodila za poslovanje, se le-ta ustrezno prilagodijo.

Enako velja, če pride do sprememb drugih veljavnih predpisov oz. dokumentov npr. Zakona o znanstvenoraziskovalni in inovacijski dejavnosti, Splošnega akta o postopkih (so)financiranja in ocenjevanja ter spremljanju izvajanja znanstvenoraziskovalne dejavnosti, Informacij za prijavitelje Weave, verzija št. 5 ali pogodba o (so)financiranju.

Ta navodila o poslovanju se uporabljajo smiselno enako tudi v drugih postopkih v zadevah (so)financiranja po vodilni agenciji.

Dr. Špela Stres,
direktor

Priloga:

• Priloge št. 1: " Primeri do dne 8. 5. 2024"