Agencija

Interni akti

      

V veljavi od 18.04.2007 do 15.03.2009. Od 16.03.2009 velja dopolnjeno in spremenjeno navodilo.

Prejšnja objava: v veljavi do 18.04.2007

Na podlagi Statuta Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije z dne 22.7.2004 in v zvezi z Zakonom o javnih naročilih (Uradni list RS, št. 128/2006, v nadaljevanju; ZJN-2) izdaja direktor Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije

Navodilo o oddaji javnih naročil brez obveznosti javne objave in vodenju evidenc v postopkih oddajanja javnih naročil - v veljavi do 15.03.2009
 

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

To navodilo ureja način oddaje javnih naročil v Javni agenciji za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (v nadaljevanju: ARRS), za katere ne velja obveznost javne objave (v nadaljnjem besedilu: naročilo) in vodenje evidenc o oddaji javnih naročil v ARRS.

2. člen

Naročila, ki so predmet urejanja teh navodil, so naročila, katerih vrednost je brez DDV nižja od naslednjih vrednosti:

  • v primeru naročanja blaga in storitev: 40.000,00 EUR
  • v primeru naročanja gradenj: 80.000,00 EUR.

ARRS izvaja oddajo naročil po enostavnem postopku ali po postopku zbiranja ponudb.

Za oddajo naročil po enostavnem postopku se ne uporabljajo določbe ZJN-2. Postopek se vodi in evidentira v skladu s tem navodilom.

Postopek z zbiranjem ponudb se vodi v skladu z ZJN-2 in tem navodilom.

3. člen

Enostavni postopek

Za naročila katerih vrednost je

  • v primeru naročanja blaga in storitev nižja od 10.000,00 EUR brez DDV in
  • v primeru naročanja gradenj nižja od 20.000,00 EUR brez DDV,

vodi ARRS le evidenco o njihovi oddaji, ki vsebuje predmet in vrednost naročila - to je enostavni postopek.

4. člen

Postopek zbiranja ponudb

Za naročila katerih vrednost je

  • v primeru naročanja blaga in storitev enaka ali višja od 10.000,00 EU brez DDV in nižja od 40.000,00 EUR brez DDV in
  • v primeru naročanja gradenj enaka ali višja od 20.000,00 EU brez DDV in nižja od 80.000,00 EUR brez DDV,

izvede ARRS naročilo po postopku zbiranja ponudb.

5. člen

Vsa naročila, ki presegajo vrednosti iz 2. člena teh navodil, se vodijo po postopku in v skladu z določili zakona, ki ureja pravila o javnem naročanju.

6. člen

ARRS pri oddaji naročil:

  • ravna v skladu s temi navodili tako, da je poraba sredstev glede na namen, predmet in vrednost javnega naročila najbolj gospodarna,
  • preveri in upošteva obstoj konkurence,
  • omogoči zainteresiranemu ponudniku sodelovanje v postopku oddaje naročila, ne glede na to, ali je bil povabljen k oddaji ponudbe ali ne,
  • lahko omeji sodelovanje ponudnikov v postopku oddaje naročila zgolj na podlagi vnaprej opredeljenih pogojev.

ARRS izvaja oddajo naročil v notranje organizacijskih enotah (v času veljavnosti Pravilnika o začasni notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest v Javni agenciji za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije pa po posameznih delovnih področjih).

7. člen

ARRS ne sme izbrati načina določitve vrednosti tako, da bi se zaradi nižje ocenjene vrednosti izognilo uporabi določb teh navodil.

8. člen

ARRS posreduje zainteresiranim ponudnikom informacijo o poteku in izidu postopka oddaje naročila.

9. člen

Merilo za izbor ponudbe je:

  • ekonomsko najugodnejša ponudba ali
  • najnižja cena.

Ekonomsko najugodnejša ponudba je ponudba, ki ustreza različnim merilom, odvisno od predmeta naročila. Merila so lahko naslednja:

  • datum dobave ali zaključka del,
  • tekoči stroški,
  • stroškovna učinkovitost,
  • kakovost,
  • estetske in funkcionalne lastnosti,
  • tehnične prednosti,
  • poprodajne storitve in tehnična pomoč,
  • garancijska doba,
  • obveznosti v zvezi z rezervnimi deli,
  • pogarancijsko vzdrževanje,
  • ugodnejši plačilni pogoji,
  • reference ponudnika,
  • cena in podobno.

Pri izboru ponudbe z uporabo merila ekonomsko najugodnejše ponudbe je treba v razpisni dokumentaciji navesti, opisati in ovrednotiti merila po vrstnem redu od najpomembnejšega do najmanj pomembnega. Pri tem merilo "cena" ne sme predstavljati manj kot 60 % vseh meril.

Merilo najnižja cena pomeni, da je ob izpolnjevanju vseh zahtevanih pogojev iz razpisne dokumentacije, edino merilo za oddajo naročila le najnižja cena.

Uporabo merila najnižje cene je potrebno navesti v razpisni dokumentaciji.

10. člen

V pogodbah, ki se sklepajo za več let, je mogoče določiti valorizacijo denarnih obveznosti le v primerih in pod pogoji, določenimi s predpisi o valorizaciji denarnih obveznosti.

11. člen

Pri naročanju blaga, storitev ali gradenj lahko ARRS zahteva tudi predložitev bančne garancije ali druge vrste finančnih zavarovanj za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti in bančne garancije ali druge vrste finančnih zavarovanj za odpravo napak v garancijski dobi.

12. člen

Ponudnik praviloma dokazuje izpolnjevanje pogojev s pisno izjavo o izpolnjevanju pogojev. Na zahtevo ARRS mora izpolnjevanje pogojev dokazati tudi z ustreznimi listinskimi dokazi.

13. člen

Za izvedbo postopka oddaje naročila, odgovorna oseba ARRS s sklepom določi osebo, ki je zadolžena za izvedbo naročila in je odgovorna za pravilnost izvedbe naročila (v nadaljnjem besedilu: odgovorna oseba za naročilo).

Naloge odgovorne osebe za naročilo so:

  • opredelitev predmeta naročila,
  • določitev vrednosti predmeta naročila,
  • pridobitev zaporedne številke naročila v glavni pisarni,
  • priprava razpisne dokumentacije, če je ta glede na predmet in vrsto naročila potrebna,
  • posredovanje sklenjene pogodbe službi za finance,
  • vodenje dokumentacije o naročilu in
  • druge naloge, potrebne za pravilnost izvedbe naročila.

Odgovorna oseba za naročilo je praviloma tudi skrbnik pogodbe, če v konkretnem primeru ni določeno drugače. V primeru, če odgovorna oseba za naročilo ni skrbnik pogodbe, mora en izvod pogodbe vročiti skrbniku pogodbe.

II. SOVELJAVNA DOKUMENTACIJA

14. člen

Sestavni del teh navodil so naslednji obrazci, objavljeni v prilogi k tem navodilom:

  1. Dokumentacija o oddaji naročila
  • obrazec predloga za izdajo naročilnice oziroma predloga za sklenitev tipske pogodbe (OBR1),
  • obrazec sklepa o začetku postopka z zbiranjem ponudb (OBR2),
  • obrazec analiza ponudb (OBR3),
  • obrazec obvestila o oddaji naročila (OBR4),
  • obrazec poročila o oddaji naročila (OBR5).
  1. Razpisna dokumentacija
  • povabilo k oddaji ponudbe (Rdok1),
  • ponudba (Rdok2),
  • predračun (Rdok3, 4 in 5),
  • izjava o izpolnjevanju pogojev po 42. členu ZJN-2 (Rdok6),
  • vzorec pogodbe.

Vsi obrazci navedeni v tem členu se lahko dopolnjujejo in spreminjajo, če to zahteva predmet naročila, ob pogoju, da obrazec vsebuje vse bistvene podatke.

III. ODDAJA NAROČILA PO ENOSTAVNEM POSTOPKU

15. člen

Oddaja naročila po enostavnem postopku se prične s predlogom za izdajo naročilnice oziroma s predlogom za sklenitev tipske pogodbe (OBR1).

Zgornja meja za uporabo naročilnice je 6.000,00 EUR brez DDV, nad to vrednostjo pa se sklepa pogodba. Pogodba se lahko sklene tudi namesto naročilnice, posebej v primeru kompleksnejših ali dalj časa trajajočih poslovnih razmerij.

Odgovorna oseba za naročilo preveri ceno, kvaliteto, roke dobave in podobno, osebno ali po telefonu, preko interneta ali na drug ustrezen način, pri čemer preveri merila za izbor najmanj pri dveh ponudnikih. V kolikor gre za naročilo storitve, ki zahteva posebna strokovna znanja in poznavanje področja storitve, se navedeno pravilo glede preveritve merila za izbor najmanj pri dveh ponudnikih, ne uporablja.

16. člen

Predlog za izdajo naročilnice oziroma predlog za sklenitev tipske pogodbe vsebuje:

  • zaporedno številko naročila,
  • notranjo organizacijsko enoto, ki predlaga izdajo naročilnice oziroma sklenitev tipske pogodbe,
  • predmet naročila,
  • ocenjeno vrednost naročila brez DDV in z DDV,
  • opredelitev konta v finančnem načrtu, na katerem so zagotovljena sredstva za izvedbo naročila,
  • način preverjanja cene ali izvedbe ocenjevanja v primeru uporabe merila ekonomsko najugodnejše ponudbe,
  • imena in naslov ponudnikov, pri katerih so se preverjala uporabljena merila,
  • navedbo izbranega ponudnika in • drugo.

Predlog za izdajo naročilnice oziroma predlog za sklenitev tipske pogodbe podpišeta direktor ali pooblaščena oseba ARRS in odgovorna oseba za naročilo.

Predlog za izdajo naročilnice oziroma predlog za sklenitev tipske pogodbe parafira odgovorna oseba za naročilo, finančni delavec in vodja notranje organizacijske enote, ki predlaga izvedbo javnega naročila.

17. člen

Na naročilnico oziroma v 1. člen tipske pogodbe se obvezno vpiše zaporedna številka naročila, kot je navedena v predlogu za izdajo naročilnice oziroma predlogu za sklenitev tipske pogodbe.

Naročilnico oziroma tipsko pogodbo podpiše direktor ali pooblaščena oseba ARRS.

IV. ODDAJA NAROČILA PO POSTOPKU ZBIRANJA PONUDB

18. člen

Oddaja naročila po postopku z zbiranjem ponudb se prične s sklepom za začetek postopka oddaje naročila (OBR2).

Sklep za začetek postopka mora vsebovati:

  • zaporedno številko naročila,
  • predmet naročila,
  • odgovorno osebo za naročilo,
  • ocenjeno vrednost naročila brez DDV in z DDV,
  • opredelitev konta v finančnem načrtu, na katerem so zagotovljena sredstva za izvedbo naročila.

Sklep lahko vsebuje tudi druge sestavine, ki jih po potrebi določi direktor ali pooblaščena oseba ARRS (npr. okvirni datum do katerega morajo biti opravljene posamezne stopnje postopka oddaje naročila, komisijo za pregled in ocenjevanje ponudb in drugo).

Sklep o začetku postopka naročila podpiše direktor ali pooblaščena oseba ARRS.

Predlog sklepa parafira finančni delavec in vodja notranje organizacijske enote, ki predlaga izvedbo naročila.

19. člen

Odgovorna oseba za naročilo pripravi razpisno dokumentacijo, ki praviloma obsega:

  • povabilo k oddaji ponudbe (Rdok1)
  • ponudbo (Rdok2),
  • predračun (Rdok3, 4 in 5),
  • izjavo o izpolnjevanju pogojev po 42. členu ZJN-2,
  • vzorec pogodbe.

20. člen

Odgovorna oseba za naročilo pošlje ponudnikom za katere meni, da so usposobljeni izpolniti naročilo, povabilo k oddaji ponudbe in ostalo razpisno dokumentacijo.

Povabilo k oddaji ponudbe in ostalo razpisno dokumentacijo pošlje najmanj trem ponudnikom, razen če je na trgu manj usposobljenih ponudnikov.

Razpisno dokumentacijo je potrebno poslati vsem ponudnikom istočasno, z navedbo datuma oziroma roka za oddajo ponudb.

Pridobivanje ponudb se lahko opravi s pisnim povabilom po pošti, preko faksa ali preko elektronske pošte.

V primeru povabila preko faksa mora odgovorna oseba za naročilo v dokumentacijo posameznega naročila vložiti tudi dokazilo o poslanem povabilu po faksu, v primeru elektronskega zbiranja ponudb pa tiskano obliko elektronskih sporočil.

Ponudniki lahko podajo ponudbe pisno po pošti, z neposredno dostavo pisne ponudbe v glavno pisarno ARRS, preko faksa ali elektronske pošte.

V primeru zbiranja ponudb preko elektronske pošte mora ponudnik po e-pošti poslati ponudbo v obliki skeniranega dokumenta, ki je podpisan in potrjen s štampiljko ponudnika.

21. člen

Po preteku roka, določenega za oddajo ponudb, odgovorna oseba za naročilo preveri, če prispele ponudbe ustrezajo vsem zahtevam ARRS in oceni ponudbe v skladu z določenimi merili.

Odgovorna oseba za naročilo o preveritvi in ocenitvi ponudb sestavi pisno analizo s predlogom za izbiro ponudnika (OBR3).

Odpiranje ponudb ni javno, razen če v konkretnem primeru ni drugače določeno.

22. člen

ARRS odda naročilo tudi v primeru, če je v postopku oddaje naročila prejala samo eno pravilno ponudbo.

ARRS lahko izvede, z vsemi ponudniki, ki so oddali ponudbe, pogajanja z namenom preciziranja pogojev oddaje naročila ter doseganja boljših pogojev oddaje naročila .

ARRS lahko izvede pogajanja tudi v primeru, ko dobi samo ponudbe, ki so vsebinsko nepopolne.

23. člen

Vsem ponudnikom, ki so oddali ponudbe se pošlje pred sklenitvijo pogodbe pisno obvestilo o oddaji naročila (OBR4).

Na zahtevo ponudnika, ki jo lahko ponudniki vložijo v osmih dneh od prejema pisnega obvestila o oddaji naročila, je ARRS dolžna svojo odločitev o oddaji naročila obrazložiti.

Obvestilo o oddaji naročila in obrazloženo obvestilo podpiše direktor ARRS ali pooblaščena oseba ARRS.

24. člen

Po pregledu in izbiri ponudbe mora odgovorna oseba za naročilo pripraviti pisno poročilo o oddaji naročila (OBR5), ki mora vsebovati:

  • predmet naročila,
  • ime izbranega ponudnika in razloge za njegovo izbiro,
  • imena zavrnjenih ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev.

V. DOLOČILA ZA POSEBNE VRSTE NABAV

25. člen

Za izbiro izvajalca izobraževanja in usposabljanja uslužbencev ARRS, zbiranje različnih ponudb ni potrebno. Kriterij za izbiro oziroma oddajo naročila je ustreznost programa usposabljanja, lokacija in termin. Dokumentacija obsega kopijo prijavnice, naročilnico, pogodbo ali drug ustrezen dokument.

ARRS ravna po tem členu tudi v primeru nabave knjig, literature, publikacij in drugih podobnih nabav za potrebe ARRS.

O oddaji naročila po tem členu se vodi ustrezna evidenca.

V. VODENJE EVIDENCE O ODDAJI NAROČIL

26. člen

Evidenca za oddajo naročila po enostavnem postopku obsega:

  • predlog za izdajo naročilnice oziroma predlog za sklenitev tipske pogodbe ter
  • kopijo naročilnice oziroma originalni, podpisani in parafirani izvod pogodbe.

27. člen

Evidenca za postopek z zbiranjem ponudb obsega.

  • sklep o začetku postopka,
  • razpisno dokumentacijo v obsegu kot je bila uporabljena,
  • vse ponudbe in predračune,
  • analizo ponudb,
  • obvestilo o oddaji naročila,
  • poročilo o oddaji naročila,
  • originalni, podpisan in parafiran izvod pogodbe.

28. člen

V evidenco o oddaji naročila morajo biti v originalu vloženi vsi dokumenti (tudi ponudbe in ostali dokumenti, kot so sklepi in soglasja), ki se nanašajo na konkretno naročilo in so pomembni za postopek in odločitev ARRS.

O telefonskih stikih in preverjanjih ter ostalih stikih s ponudniki mora biti izdelan uradni zaznamek.

29. člen

Evidenco zaporednih številk naročil vodi glavna pisarna.

Zaporedno številko naročila glavna pisarna dodeli ob izdaji:

  • predloga za izdajo naročilnice oziroma predloga za sklenitev tipske pogodbe
  • sklepa za začetek postopka oddaje javnega naročila.

30. člen

Evidenco o oddaji naročil hrani odgovorna oseba naročila in sicer do zaključka postopka oddaje naročila oziroma sklenitve pogodbe, nato pa arhiv ARRS v skladu s predpisi o arhiviranju dokumentarnega in arhivskega gradiva ter ob upoštevanju garancijske dobe določene v pogodbi.

VI. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

31. člen

Za izbiro izvajalcev projektnega dela se uporabljajo ta navodila.

32. člen

Ta navodila se objavijo na spletni strani ARRS. Z objavo na spletni strani je vsakomur omogočen vpogled v navodila, zato se šteje, da so z dnem objave, z njimi seznanjeni tudi potencialni ponudniki.

33. člen

Ta navodila začnejo veljati z dnem podpisa direktorja.

 

Direktor
dr. Franci Demšar

Številka: 007-19/2007-1
Datum: 19.4.2007

 

Priloge:
  • Razpisna dokumentacija (v formatu Word, 124KB)
      - povabilo k oddaji ponudbe (Rdok1),
      - ponudba (Rdok2),
      - predračun (Rdok3, 4 in 5),
      - izjava o izpolnjevanju pogojev (Rdok6),
      - vzorec pogodbe,
      - specifikacija naročila
  • Dokumentacija o oddaji naročil (v formatu Word, 96KB)
      - predlog za izdajo naročilnice, tipske pogodbe (OBR1),
      - sklep o začetku postopka oddaje javnega naročila z zbiranjem ponudb (OBR2),
      - analiza ponudb (OBR3),
      - obvestilo o oddaji javnega naročila (OBR4),
      - poročilo o oddaji javnega naročila (OBR5).