Na podlagi 5. točke prvega odstavka 9. člena, 13. člena, drugega odstavka 16. člena in 34. člena Uredbe o izvajanju uredb (EU) in (Euratom) na področju izvajanja evropske kohezijske politike v obdobju 2021–2027 za cilj naložbe za rast in delovna mesta (Uradni list RS, št. 21/23, v nadaljnjem besedilu: Uredba EKP), Navodil organa upravljanja za načrtovanje, odločanje o podpori, spremljanje in poročanje o izvajanju evropske kohezijske politike v programskem obdobju 2021–2027, Navodil organa upravljanja za izvajanje upravljalnih preverjanj in preverjanj opravljanja prenesenih nalog in Analize tveganja organa upravljanja na ravni programa in izhodišča za pripravo metodologije za administrativno preverjanje v programskem obdobju 2021–2027 in 3. točke prvega odstavka 23. člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 48/23 in 70/25), direktorica Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije sprejema 

Postopkovnik za izvajanje Evropske kohezijske politike

I. UVODNE DOLOČBE

1. člen
(predmet postopkovnika)

Ta postopkovnik za izvajanje Evropske kohezijske politike (v nadaljnjem besedilu: EKP) podrobneje določa postopek za dodelitev sredstev EKP, ki je za znanstvenoraziskovalno dejavnost opredeljen v Zakonu o znanstvenoraziskovalni in inovacijski dejavnosti (Uradni list RS, št. 186/21, 40/23, 102/24 in 40/25; v nadaljnjem besedilu: ZZrID) in Splošnem aktu o postopkih (so)financiranja in ocenjevanja ter spremljanju izvajanja znanstvenoraziskovalne dejavnosti (Uradni list RS, št. 166/22 in 92/24; v nadaljnjem besedilu: Splošni akt), za inovacijsko dejavnost pa v Zakonu o podpornem okolju za podjetništvo (Uradni list RS, št. 102/07, 57/12, 82/13, 17/15, 27/17, 13/18 – ZSInv in 40/23 – ZZrID-A; v nadaljnjem besedilu: ZPOP-1) in internih Pravilih o protokolu izvedbe postopkov za (so)financiranje inovacijske dejavnosti (v nadaljnjem besedilu: Pravila) in opredeljuje naloge oziroma pristojnosti Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: ARIS) oziroma njenih zaposlenih pri izvedbi postopka za dodelitev sredstev EKP (od priprave osnutka javnega razpisa oziroma javnega poziva, pa vse do podpisa pogodbe o (so)financiranju s prejemniki sredstev) in pri izvedbi kontrole nad izvajanjem operacij in nad izplačili sredstev EKP.
 

2. člen
(področje uporabe)

(1) Ta postopkovnik se uporablja za postopke dodelitve sredstev EKP iz področja inovacijske dejavnosti in iz področja znanstvenoraziskovalne dejavnosti, razen če v posameznih členih tega postopkovnika, Splošnem aktu, ZZrID, drugih zakonih, mednarodnih predpisih ali mednarodnih sporazumih ni določeno drugače.

(2) Ta postopkovnik se v delu VIII. Poglavja smiselno uporablja tudi za (so)financiranje aktivnosti iz Načrta za okrevanje in odpornost (NOO), pri čemer se uporaba izvaja ob upoštevanju Uredbe o izvajanju Uredbe (EU) o Mehanizmu za okrevanje in odpornost (Uradni list RS, št. 167/21) in vsakokratno veljavnih smernic in priročnikov koordinacijskega organa, objavljenih na spletni strani https://www.gov.si/zbirke/projekti-in-programi/nacrt-za-okrevanje-in-odpornost/ ter navodil nosilnega organa. 

3. člen
(pomen izrazov)

V tem postopkovniku se za »javni razpis« in »javni poziv« uporablja skupni izraz »razpis«.

II. NALOGE OZIROMA PRISTOJNOSTI UDELEŽENCEV EKP

4. člen
(udeleženci postopka izvajanja EKP)

V postopku dodeljevanja in nadzora nad porabo sredstev EKP praviloma sodelujejo:

• direktor ARIS (v nadaljnjem besedilu: direktor) ali od njega pooblaščena oseba,
• Sektor za pravne zadeve,
• Sektor za finance in računovodstvo,
• Sektor za inovacijske projekte,
• Sektor za informacijsko infrastrukturo in poslovno informatiko,
• Sektor za splošne zadeve.
   

5. člen
(ločenost funkcij)

V postopku dodeljevanja in nadzora nad porabo sredstev EKP mora biti zagotovljena ločenost funkcij izbora in preverjanja.
 

6. člen
(direktor)

Direktor ima v okviru izvajanja EKP naslednje  pristojnosti oziroma naloge:

• podpiše sporazum o prenosu in načinu izvajanja nalog med posredniškim telesom (v nadaljnjem besedilu: PT) in ARIS,
• podpiše pogodbo o načinu izbora operacij (v nadaljnjem besedilu: NIO) med PT in ARIS,
• imenuje komisijo za dodelitev sredstev, druge komisije, strokovna telesa, uradno osebo in druge osebe iz svoje pristojnosti, ki sodelujejo v postopku dodeljevanja in nadzora nad porabo sredstev EKP,
• podpiše metodologijo za uporabo poenostavljenih oblik stroškov (v nadaljnjem besedilu: POS),
• izdaja sklepe o izboru prejemnikov sredstev in sklepe oziroma obvestila o neizboru ter ostale sklepe, s katerimi se odloča v postopku,
• po pooblastilu PT in v skladu z veljavnimi predpisi podpisuje pogodbe o (so)financiranju in anekse z upravičenci,
• po pooblastilu PT podpisuje odstope od pogodb in druge listine, ki vplivajo na obstoj pogodbenega razmerja,
• opravlja druge naloge, skladno s pooblastili, ki jih ima na podlagi ZZrID, ZPOP-1, Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije, Statutom Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije, Splošnimi akti ARIS in Pravili.

7. člen
(Sektor za inovacijske projekte)

(1) Sektor za inovacijske projekte ima v okviru izvajanja EKP naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• skrbi za skladnost postopkov in dokumentov z EKP z vsebinskega vidika, kar potrdi s parafo na predloženih dokumentih,
• pripravi ukrepe s področja inovacijske dejavnosti in znanstvenoraziskovalne dejavnosti na prednostnih nalogah EKP na podlagi vsebinskih in finančnih izhodišč PT,
• nadzira vsebinsko in finančno izvajanje in spremljanje ukrepov EKP,
• sodeluje na operativnih sestankih organa upravljanja (v nadaljnjem besedilu: OU), PT, organa za računovodenje in drugih organov,
• spremlja izvajanja ukrepov in poroča PT ter direktorju,
• informira in obvešča javnost o vsebinah povezanih z izvajanjem EKP,
• usklajuje pogodbe o NIO znotraj ARIS,
• pripravi, zagotovi objavo in izvaja razpis,
• evidentira vloge, oddane v elektronski obliki,
• obravnava prejete vloge z vidika pravočasnosti in formalne popolnosti, preverja pogoje in organizira ter koordinira postopke za ocenjevanje vlog,
• pripravlja zapisnike komisije, predloge prejemnikov sredstev in poročila za odgovorno osebo ARIS in PT,
• pripravi pogodbe o (so)financiranju za upravičence,
• sodeluje pri obravnavi ugovorov in tožbenih zahtevkov prijaviteljev;
• vnaša podatke v informacijski sistem za poročanje,
• napoveduje črpanje sredstev in spremljanje dinamike porabe za potrebe usklajevanja izvedbenega načrta programa (v nadaljnjem besedilu: INP),
• pripravi letna poročila za posamezen ukrep,
• pripravi poročila za PT, OU in druge deležnike,
• pripravi analize in spremlja kazalce in učinke posameznega ukrepa,
• spremlja izvajanje pogodb z upravičenci ter obravnava predloge sprememb operacij,
• pripravlja anekse k pogodbam o (so)financiranju z upravičenci,
• pregleda zahtevke za izplačilo in poročila upravičencev ter potrjuje zahtevke za izplačilo v informacijski sistem,
• pripravi in pridobiva ostalo dokumentacijo, ki jo je potrebno priložiti k potrjenemu računu (delilnik stroškov, izjave upravičencev itd. in drugi dokumenti na zahtevo Direktorata za javno računovodstvo pri Ministrstvu za finance (v nadaljnjem besedilu: MF-DJR),
• vodi dokumentarno gradivo razpisa,
• sodeluje pri revizijskih postopkih in izvajanju postopkov za vračilo sredstev,
• poroča direktorju,
• pripravi metodologijo za izvedbo administrativnega preverjanja po 74. čl. Uredbe 2021/1060/EU in jo posreduje PT v pregled in odobritev,
• izvaja upravljalna preverjanja po 74. členu Uredbe 2021/1060/EU,
• izvaja terenske kontrole pri upravičencih,
• vsebinsko in finančno spremlja izvajanje operacij in doseganje ciljev operacij.
   

(2) Vodja Sektorja za inovacijske projekte ima v okviru izvajanja EKP naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• skrbi za realizacijo nalog EKP, ki so navedene v vsakokratno veljavnem Programu dela in finančnem načrtu ARIS (v nadaljnjem besedilu: PDFN),
• vodi, koordinira, nadzira in odgovarja za delo sektorja,
• koordinira NIO,
• seznanja odgovorne osebe ARIS z aktivnostmi, povezanimi s posameznim NIO,
• predlaga direktorju razporeditev zaposlenih znotraj sektorja na posamezne delovne naloge,
• nadzira vsebinsko in finančno izvajanje in spremljanje operacij,
• predlaga izvedbo rednega ali izrednega nadzora nad namensko porabo sredstev,
• skrbi za nemoten potek izvedbe nalog povezanih z izvajanjem EKP do drugih vključenih udeležencev v ARIS,
• oblikuje predloge sprememb v postopku izvajanja EKP znotraj ARIS.

8. člen
(Sektor za pravne zadeve)

Sektor za pravne zadeve ima v okviru izvajanja EKP naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• skrbi za skladnost postopkov in dokumentov z EKP s pravnega vidika, kar potrdi s parafo na predloženih dokumentih,
• zagotovi strokovno pomoč pri vprašanjih vezanih na pravne zadeve in druga strokovna vprašanja s področja dela,
• sodeluje na operativnih sestankih PT in drugih organov,
• pregleda sporazum o načinu izvajanja nalog ARIS s PT,
• pregleda pogodbe o izvajanju NIO,
• pripravi navodila, pravila in druge dokumente v skladu z navodili OU in PT za postopke izvajanja, spremljanja in nadzora izvajanja nalog ARIS v okviru EKP, iz svoje pristojnosti,
• pregleda predlog besedila razpisa, razpisno dokumentacijo in metodologijo za uporabo POS,
• pregleda dokument o imenovanju komisije in drugih strokovnih teles, ki sodelujejo v postopku obravnave vlog,
• pregleda predloge sklepov o zavrženju vlog zaradi nepopolnosti vlog, o zavrnitvi vlog zaradi neizpolnjevanja pogojev in o izboru vlog,
• pregleda predloge sklepov o  izboru vlog in obvestil oziroma sklepov o neizboru vlog ter drugih sklepov, s katerimi se odloča v postopku, 
• pregleda pogodbe o (so)financiranju operacije med PT in upravičenci,
• pripravi predloge odločitev o ugovorih, odgovorov na morebitne tožbe, pripravljalnih in drugih vlog,
• obvešča direktorja, vodje razpisov in skrbnike razpisov o poteku sodnih postopkov s področja EKP.
   

9. člen
(Sektor za finance in računovodstvo)

Sektor za finance in računovodstvo ima v okviru izvajanja EKP naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• skrbi za skladnost postopkov in dokumentov iz EKP s finančnega vidika, kar potrdi s parafo na predloženih dokumentih,
• zagotovi strokovno pomoč pri finančnih vprašanjih in vprašanjih vezanih na proračunska sredstva (nacionalni in evropski proračun),
• pregleda sporazum o načinu izvajanja nalog ARIS s PT,
• pregleda pogodbe o izvajanju NIO,
• pripravi navodila, pravila in druge dokumente v skladu z navodili OU in PT za postopke izvajanja, spremljanja in nadzora izvajanja nalog ARIS v okviru EKP, iz svoje pristojnosti,
• pregleda predlog besedila razpisa, razpisno dokumentacijo in metodologijo za uporabo POS,
• pregleda dokument o imenovanju komisije in drugih strokovnih teles, ki sodelujejo v postopku obravnave vlog,
• pregleda predloge sklepov o zavrženju vlog zaradi nepopolnosti vlog, o zavrnitvi vlog zaradi neizpolnjevanja pogojev in o izboru vlog,
• pregleda predloge sklepov o  izboru vlog in obvestil oziroma sklepov o neizboru vlog ter drugih sklepov, s katerimi se odloča v postopku, 
• pregleda pogodbe o (so)financiranju operacije med PT in upravičenci,
• pripravi vloge za uvrstitev/spremembo projekta v Nacionalnem razvojnem programu (v nadaljnjem besedilu: NRP),
• evidentira pogodbe o dodelitvi sredstev oziroma o (so)financiranju in vseh nadaljnjih aneksov k pogodbi,
• pripravi finančne elemente predobremenitev,
• pripravi vloge za soglasje Ministrstva za finance (v nadaljnjem besedilu: MF) za izplačilo predplačila v znesku nad 100.000,00 EUR,
• evidentira prejete račune – zahtevke za izplačilo  (v nadaljnjem besedilu: ZZI) in zahtevke za izplačilo predplačila,
• pripravi odredbe za potrjene ZZI,
• posreduje dokumente na MF-DJR,
• pripravi vloge za odpiranje novih proračunskih vrstic in razporeja sredstva med konti v okviru posamezne proračunske postavke,
• ureja Zahtevke za povračilo sredstev v proračun (tj. ZP terjatev), pridobi podpise s strani PT in jih posreduje na MF-DJR,
• v primeru ugotovljenih nepravilnosti vzpostavi terjatev do upravičenca in izpelje ustrezne postopke za vračilo sredstev v Proračun RS, v skladu z Navodili MF za izvajanje vračil namenskih sredstev EU,
• izvaja finančno spremljanje ukrepov.
   

10. člen
(Sektor za informacijsko infrastrukturo in poslovno informatiko)

Sektor za informacijsko infrastrukturo in poslovno informatiko ima v okviru izvajanja EKP naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• sodeluje in koordinira izvajanje nalog, povezanih z informacijskim sistemom (v nadaljnjem besedilu: IS) OU, MFERAC, e-MA in KRPAN oziroma SPIS,
• kreira prijavne in ocenjevalne obrazce v Digital Forms,
• izvede objavo javnega razpisa, razpisne dokumentacije in drugih informacij na spletni strani ARIS. Za izvedbo navedenega lahko direktor s sklepom o razporeditvi zadolži tudi javnega uslužbenca iz drugega sektorja.

11. člen
(Sektor za splošne zadeve)

Sektor za splošne zadeve ima v okviru izvajanja EKP naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• evidentira prejem vloge v tiskani obliki v dokumentarnem sistemu,
• vodi dokumentacijo razpisa in vseh dokumentov, nastalih pri izvajanju EKP, kot arhivsko gradivo.
   

12. člen
(skrbnik razpisa)

(1) Skrbnika razpisa določi direktor ali od njega pooblaščena oseba na predlog vodje Sektorja za inovacijske projekte po podpisu sporazuma o načinu izvajanja nalog med PT z ARIS.

(2) Skrbnik razpisa je hkrati uradna oseba (če ima razpis eno uradno osebo) ali eden od uradnih oseb (če ima razpis več uradnih oseb) in je praviloma predsednik komisije za dodelitev sredstev.

(3) Skrbnik razpisa ima naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• realizira razpis skladno z usmeritvami, navedenimi v razpisu in s PDFN,
• v sodelovanju s komisijo za dodelitev sredstev pripravi razpis in razpisno dokumentacijo in metodologijo za uporabo POS v skladu s smernicami za uporabo možnosti poenostavljenega obračunavanja stroškov v okviru skladov, ki jih zajema Uredba 2021/1060/EU,
• poskrbi za izvedbo objave razpisa, razpisne dokumentacije in morebitnih dodatnih obrazcev,
• komunicira s skrbnikom pogodbe PT v postopku priprave pogodbe in uskladitve pogodbe o (so)financiranju ter v postopku pridobivanja soglasij pripravljenega gradiva,
• spremlja e-pošto razpisa in pripravlja odgovore na vprašanja potencialnih prijaviteljev ter skrbi za pravočasno posredovanje pripravljenih odgovorov v ustrezni obliki zaposlenemu na ARIS, ki je pristojen za objavo na spletni strani ARIS,
• vodi in zagotavlja nemoteno delo komisije, skladno z veljavno področno zakonodajo in predpisi, in sicer od priprave do objave rezultatov, priprave pozivov, sklepov, pogodb, vključno z vpisovanjem podatkov operacij v informacijski sistem e-MA,
• usklajuje in pripravlja obdobna in letna poročila,
• pripravi poročila, gradiva in druge zahtevne dokumente za PT oziroma organe revizij,
• pripravi analize ter spremlja kazalnike in učinke,
• evidentira in hrani vse dokumente, ki se nanašajo na razpis, skladno s predpisi in navodili s tega področja,
• predlaga izvedbo rednega ali izrednega nadzora nad namensko porabo sredstev,
• izvede ostale naloge, ki izhajajo iz sporazuma o načinu izvajanja nalog PT z ARIS ter pogodbe o izvajanju NIO med PT in ARIS in naloge na področju EKP po navodilih nadrejenega,
• poroča vodji svojega sektorja in direktorju ali od njega pooblaščeni osebi.

(4) Poleg nalog iz prejšnjega odstavka mora skrbnik razpisa zagotoviti, da se:

• na spletni strani ARIS  pripravi in objavi:

• razpis, razpisno dokumentacijo in morebitne dodatne obrazce,
• sestava komisije za dodelitev sredstev, in sicer najpozneje v sedmih dneh od njenega imenovanja,
• prejemnike in višino prejetih sredstev, in sicer najpozneje v osmih dneh od izdaje sklepov o izboru in sklepov oziroma obvestil o neizboru,
• zaključno poročilo ali povzetek o poteku in rezultatih porabljenih sredstev, in sicer najpozneje v 14 dneh od potrditve oziroma prejema poročila;

• na Digital Forms pripravi in objavi:

• prijavni obrazec in morebitne dodatne dokumente.
   

13. člen
(namestnik skrbnika razpisa)

(1) Namestnika skrbnika razpisa na predlog vodje Sektorja za inovacijske projekte določi direktor ali od njega pooblaščena oseba hkrati z določitvijo skrbnika razpisa.

(2) Namestnik skrbnika razpisa ima naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• v času odsotnosti skrbnika razpisa prevzame vse njegove odgovornosti,
• aktivno spremlja dogajanja povezana z razpisom z namenom ustrezne zagotovitve izvajanja nalog v primeru odsotnosti skrbnika razpisa.

14. člen
(skrbnik pogodbe o (so)financiranju)

(1) Skrbnika pogodbe o (so)financiranju na predlog vodje Sektorja za inovacijske projekte določi direktor ali od njega pooblaščena oseba za posamezen razpis.

(2) Skrbnik pogodbe o (so)financiranju v skladu z Opisom sistema upravljanja in nadzora za izvajanje programa Evropske kohezijske politike v obdobju 2021–2027 za cilj »naložbe za rast in delovna mesta« (v nadaljnjem besedilu: OSUN 2021-2027) ne sme biti skrbnik pogodbe tiste operacije, ki jo je ocenjeval in za to operacijo ne sme izvajati upravljalnih preverjanj.

(3) Skrbnik pogodbe o (so)financiranju ima naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• vsebinsko in finančno spremlja izvajanje in doseganje ciljev operacij po pogodbi o (so)financiranju,
• komunicira z izbranimi prejemniki sredstev glede izvajanja pogodb o (so)financiranju,
• posreduje zahtevane podatke za pripravo odredb v MFERAC s strani Sektorja za finance in računovodstvo,
• spremlja in izvaja popravke vnosa podatkov operacij v informacijski sistem e-MA, pripravlja in izvaja zaključevanje operacij,
• evidentira in hrani vse dokumente, ki se nanašajo na razpis, skladno s predpisi in navodili s tega področja,
• izvaja druge naloge, ki izhajajo iz sporazuma o načinu izvajanja nalog PT z ARIS ter pogodbe o izvajanju NIO med PT in ARIS  in naloge na področju EKP po navodilih nadrejenega.

(4) Pri izvajanju nalog mora skrbnik pogodbe o (so)financiranju upoštevati veljavno nacionalno in evropsko zakonodajo in podzakonske predpise ter navodila OU, skladnost z določili razpisa in razpisne dokumentacije, določili pogodbe o (so)financiranju ter pravili ARIS in PT, ki so povezana z izvajanjem skrbništva pogodbe o (so)financiranju.

(5) Če je skrbnik pogodbe o (so)financiranju druga oseba kot skrbnik razpisa, v roku treh delovnih dni od sklenitve pogodbe o (so)financiranju prevzame dokumentacijo skrbništva pogodbe od skrbnika razpisa. Ob prenosu se pripravi zapisnik o prevzemu dokumentacije, ki ga podpišeta skrbnik razpisa in skrbnik pogodbe o (so)financiranju. Na podlagi tega se skrbniku pogodbe o (so)financiranju v informacijskih okoljih omogoči dostop do zadev, potrebnih za izvajanje skrbništva.

(6) Skrbnik pogodbe o (so)financiranju od prevzema dokumentacije iz prejšnjega odstavka dalje komunicira s prejemniki sredstev, komunikacijo s PT pa še naprej izvaja skrbnik razpisa.

15. člen
(namestnik skrbnika pogodbe o (so)financiranju)

(1) Namestnika skrbnika pogodbe o (so)financiranju na predlog vodje Sektorja za inovacijske projekte določi direktor ali od njega pooblaščena oseba hkrati z določitvijo skrbnika pogodbe o (so)financiranju.

(2)    Namestnik skrbnika pogodbe o (so)financiranju ima naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• v času odsotnosti skrbnika pogodbe o (so)financiranju prevzame vse njegove odgovornosti,
• aktivno spremlja dogajanja povezana s pogodbo o (so)financiranju z namenom ustrezne zagotovitve izvajanja nalog v primeru odsotnosti skrbnika razpisa.

16. člen
(kontrolor zahtevkov za izplačilo)

(1) Kontrolorja zahtevkov za izplačilo (v nadaljnjem besedilu: kontrolor ZZI) določi vodja Sektorja za inovacijske projekte.

(2) Kontrolor zahtevkov skladno z OSUN 2021–2027 ne sme biti kontrolor zahtevkov tiste operacije, ki jo je ocenjeval.

(3) Kontrolor ZZI ima naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• izvaja vse naloge, povezane z administrativnim preverjanjem v skladu s 74. členom Uredbe 2021/1060/EU,
• komunicira z izbranimi upravičenci v povezavi z izvedbo administrativnega preverjanja v skladu s 74. členom Uredbe 2021/1060/EU.

17. člen
(javni uslužbenec)

(1) Javni uslužbenec, ki opravlja naloge glavne pisarne ima naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• sprejme in evidentira prispele vloge v tiskani obliki,
• preda neodprte vloge v originalnih ovojnicah, označene z datumom in uro prispetja in vpisane v evidenco dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: EPP) skrbniku razpisa,
• prijaviteljem na njihovo zahtevo izdaja potrdila o sprejemu vloge v primeru osebne dostave in dostave po pošti,
• vnaša vse druge vhodne dokumente, ki prispejo v glavno pisarno, v EPP.

(2) Javni uslužbenec, ki opravlja naloge povezane z arhiviranjem, ima naslednje pristojnosti oziroma naloge:

• zagotavlja hranjenje prejetega dokumentarnega in arhivskega gradiva v zvezi z NIO v skladu z vsakokratnimi veljavnimi predpisi,
• nudi strokovno pomoč pri vprašanjih, povezanih z dokumentarnim in arhivskih gradivom,
• prevzame urejeno dokumentacijo v arhiv po zaključku operacije.

(3) V primeru oddaje vlog preko elektronskega prijavnega sistema ARIS naloge evidentiranja prispelih vlog v EPP in izdaje potrdila o prejemu vloge prijaviteljem na njihovo zahtevo o sprejemu vloge opravlja skrbnik razpisa. 

18. člen
(komisija za dodelitev sredstev)

(1) Na področju inovacijske dejavnosti postopek dodelitve sredstev in ocenjevanja vlog vodi komisija za dodelitev sredstev (v nadaljnjem besedilu: komisija) po postopku in na način, kot je določen v  III. in V. poglavju Pravil.

(2) Komisija je sestavljena iz predsednika in najmanj dveh članov, njene naloge pa so opredeljene v 20. členu Pravil.

(3) Komisija veljavno sklepa z večino vseh članov.

(4) Predsednik komisije ima poleg nalog, opredeljenih v šestem odstavku 20. člena Pravil, še naslednje naloge oziroma pristojnosti:

• potrdi, da je vsebina dokumentacije za razpis pripravljena tako, da je mogoče pričakovati uspešen razpis,
• zagotovi pravilen postopek odpiranja prispelih vlog ter vodenje zapisnika,
• zagotovi pravilni postopek preverjanja formalne popolnosti in izpolnjevanja pogojev vlog,
• zagotovi dopolnjevanje in obravnavo pojasnil vlog s strani prijaviteljev,
• zagotovi izvedbo postopka razpisa v skladu z relevantno zakonodajo, usmeritvami in cilji,
• parafira razpisno dokumentacijo,
• oblikuje odgovore na vprašanja in potrjuje vsebine odgovorov pred objavo na spletni strani ARIS,
• razporeja in dodeljuje delovne naloge v povezavi z izvajanjem razpisa članom komisije,
• nadzoruje postopke ocenjevanja in izdelave ocene oziroma sprejema končne ocene vlog,
• skrbi za pravočasno izvedbo dodeljenih nalog in racionalno koriščenje dodeljenih virov za izvedbo naloge,
• izvaja ostale naloge, ki izhajajo iz sporazuma o načinu izvajanja nalog PT z ARIS ter pogodbe o izvajanju NIO med PT in ARIS oziroma naloge določene v dokumentu o imenovanju.

(5) Znotraj komisije so člani organizirani v ekspertni panel in administrativni panel.

(6) Naloge ekspertnega in administrativnega panela so opredeljene v devetem odstavku 20. člena Pravil. Administrativni panel poleg teh nalog izvaja postopek ugotavljanja formalne popolnosti vloge in preverja izpolnjevanje pogojev.

(7) Na področju znanstvenoraziskovalne dejavnosti se določbe predhodnih odstavkov tega člena ne uporabljajo.
 

19. člen
(izjava o nepristranskosti in neodvisnosti)

(1) Vsi člani komisije in ostale osebe, ki sodelujejo v ocenjevalnem postopku (recenzenti, člani mednarodnega panela, uredniki) pred pričetkom obravnave vlog podpišejo izjavo o nepristranskosti, v kateri se zavežejo, da bodo v primeru, če bodo  menili, da obstaja nasprotje interesov, kot ga določa 20. člen Splošnega akta o strokovnih telesih ARRS oziroma Zakon o integriteti in preprečevanju korupcije, prenehali z delom v zadevi ter o okoliščinah nasprotja interesov v treh delovnih dneh pisno obvestili direktorja.

(2) Izjavo iz prejšnjega odstavka pripravi skrbnik javnega razpisa in pregleda Sektor za pravne zadeve za člane komisije, skrbnik razpisa pa za recenzente, člane mednarodnega panela in urednike.

III. POSAMEZNE FAZE POSTOPKA OBRAVNAVE VLOG ZA DODELITEV SREDSTEV

20. člen
(izvedba postopka priprave razpisa)

(1) Skrbnik razpisa v sodelovanju s člani komisije pripravi predlog besedila razpisa in razpisne dokumentacije, ki ga člani komisije na svoji prvi redni seji potrdijo. Skrbnik razpisa osnutek predloga besedila posreduje v Sektor za pravne zadeve in Sektor za finance in računovodstvo v predhodno uskladitev. Po prejemu načelnih soglasij za nadaljevanje postopka, skrbnik razpisa po odobritvi direktorja posreduje tako pripravljen predlog besedila razpisa v predhodno uskladitev skrbniku pogodbe za NIO na strani PT.

(2) Od datuma posredovanja dokumentacije iz prejšnjega odstavka se šteje, da je ARIS uradno posredovala pripravljen razpis skupaj z dokumentacijo v nadaljnjo obravnavo na PT.

(3) Z vsakim ponovnim usklajevanjem na zahtevo PT ali OU se postopek, opisan v tem členu, v celoti ponovi, razen, če gre za spremembe, ki so tehnične narave in ne posegajo v že odobreno oziroma potrjeno vsebino.

(4) Na področju znanstvenoraziskovalne dejavnosti predlog besedila razpisa v skladu z 11. členom Splošnega akta, pred uradnim posredovanjem v nadaljnjo obravnavo PT, obravnava ZSA ter predlaga njegove dopolnitve oziroma spremembe. Določbe predhodnih odstavkov tega člena se smiselno uporabljajo, v kolikor niso v nasprotju s Splošnim aktom.

21. člen
(postopek odpiranja vlog)

(1) Na področju inovacijske dejavnosti se postopek odpiranja prejetih vlog za dodelitev sredstev izvaja v skladu s IV. poglavjem Pravil.

(2) Odpiranje prejetih vlog za dodelitev sredstev vodi komisija na svojih sejah.

(3) Seje komisije sklicuje in vodi skrbnik razpisa, v njegovi odsotnosti pa njegov namestnik. Na sejo komisije morajo biti vabljeni vsi člani komisije v skladu s svojimi pristojnostmi. Seja mora biti sklicana najkasneje en dan pred datumom izvedbe seje, razen v primeru, ko bi upoštevanje tega določila ogrozilo izvedbo postopka izbora v predvidenem roku za obravnavo vlog. V tem primeru je lahko seja sklicana in izvedena na isti dan.

(4) Seje komisije niso javne, razen če je v razpisu določeno drugače.

(5) Komisija formalno popolnost prejetih vlog ugotavlja na podlagi kontrolnega lista, na katerem so taksativno našteti pogoji, ki morajo biti izpolnjeni, da je vloga popolna (ti pogoji so opredeljeni v razpisu in razpisni dokumentaciji). Kontrolni list se izpolnjuje za vsako prispelo vlogo posebej, razen v primeru obravnave večjega števila vlog, ki se vodi v obliki zbirne tabele. Kontrolne liste/zbirno tabelo, pripravi skrbnik razpisa in jih pred začetkom odpiranja prispelih vlog posreduje članom komisije.

(6) O poteku seje se vodi zapisnik, ki mora poleg sestavin iz 29. člena Pravil obsegati še najmanj: datum seje komisije, dnevni red, imena odsotnih članov komisije, imena drugih navzočih na seji in besedilo sprejetih sklepov komisije. Zapisnik podpišejo predsednik in vsi navzoči člani komisije. Skrbnik razpisa podpisan zapisnik vnese v EPP.

(7) Na področju znanstvenoraziskovalne dejavnosti se postopek odpiranja prejetih vlog izvaja v skladu z 20. in 21. členom Splošnega akta. Določbe predhodnih odstavkov tega člena se smiselno uporabljajo, v kolikor niso v nasprotju s Splošnim aktom.

22. člen
(poziv k dopolnitvi vloge)

(1) Na področju inovacijske dejavnosti komisija skladno s 30. členom Pravil pozove prijavitelje, katerih vloge niso bile popolne, da jih v roku dopolnijo.

(2) Skrbnik razpisa pripravi dopise za dopolnitev vlog, skupaj z razlogi za nepopolnost vlog, ki so bili ugotovljeni na seji komisije.

(3) Komisija preveri, ali so bile vloge ustrezno in pravočasno dopolnjene ter o tem vodi zapisnik. Skrbnik razpisa podpisan zapisnik vnese v EPP.

(4) Na področju znanstvenoraziskovalne dejavnosti se postopek dopolnitve vlog izvaja v skladu z 22. členom Splošnega akta. Določbe predhodnih odstavkov tega člena se smiselno uporabljajo, v kolikor niso v nasprotju s Splošnim aktom.

23. člen
(preverjanje izpolnjevanja pogojev razpisa)

(1) Na področju inovacijske dejavnosti se preverjanje izpolnjevanje pogojev razpisa izvaja v skladu z 31. členom Pravil.

(2) Neizpolnjevanje pogojev se lahko ugotovi kadarkoli tekom postopka obravnave vloge, tudi v postopku ocenjevanja.

(3) Komisija mora o opravljanju pregleda izpolnjevanja pogojev razpisa voditi zapisnik.

(4) Skrbnik razpisa podpisan zapisnik vnese v EPP.

(5) Na področju znanstvenoraziskovalne dejavnosti se postopek preverjanja izpolnjevanja pogojev izvaja v skladu z 23. členom Splošnega akta. Določbe predhodnih odstavkov tega člena se smiselno uporabljajo, v kolikor niso v nasprotju s splošnim aktom.

24. člen
(ocenjevanje vloge)

(1) Vloga se oceni na podlagi na podlagi veljavnih meril za izbor operacij, ki jih je odobril odbor za spremljanje.

(2) Na področju inovacijske dejavnosti se postopek ocenjevanja vlog za dodelitev sredstev izvaja skladno s V. poglavjem Pravil.

(3) Vloge se ocenjujejo na ocenjevalnih listih, ki jih potrdi komisija.

(4) Ocene na ocenjevalnih listih morajo biti utemeljene s komentarjem oziroma obrazložitvijo in podpisane, ocenjevalec pa je dolžan preveriti tudi seštevek vseh točk na ocenjevalnem listu. 

(5) Skrbnik razpisa podpisan zapisnik, ki se vodi o strokovnem pregledu popolnih vlog in njihovem ocenjevanju, vnese v EPP.

(6) Na področju znanstvenoraziskovalne dejavnosti se postopek ocenjevanja vlog izvaja v skladu s 1. 3. poglavjem Splošnega akta. Določbe drugega do petega odstavka tega člena se smiselno uporabljajo, v kolikor niso v nasprotju s Splošnim aktom.

25. člen
(sklep o izboru)

(1) Na področju inovacijske dejavnosti skrbnik razpisa na podlagi seznama prejemnikov sredstev iz 35. člena Pravil pripravi osnutke sklepov o izboru prejemnikov sredstev oziroma obvestila o neizboru za posamezne prijavitelje, ki morata biti obrazložena ter vsebovati pouk o pravnem sredstvu.

(2) Osnutke iz prejšnjega odstavka se posreduje v parafiranje Sektorju za pravne zadeve in Sektorju za finance in računovodstvo. Po prejemu paraf skrbnik razpisa pripravi sklepe oziroma obvestila za podpis s strani direktorja ali od njega pooblaščene osebe.

(3) Direktor ali od njega pooblaščena oseba posreduje podpisane sklepe oziroma obvestila skrbniku razpisa, ki poskrbi za njihovo vročanje prijaviteljem.

(4) Na področju znanstvenoraziskovalne dejavnosti se postopek izdaje sklepov o izboru prijav izvaja v skladu z 28. členom Splošnega akta. Določbe predhodnih odstavkov tega člena se smiselno uporabljajo, v kolikor niso v nasprotju s Splošnim aktom.

26. člen
(sklenitev pogodbe o (so)financiranju)

 (1) Na področju inovacijske dejavnosti sklenitev pogodbe o (so)financiranju operacij poteka v skladu z 38. in 39. členom Pravil.

(2) Skrbnik razpisa pred posredovanjem pogodb v podpis upravičencu, v skladu z določili razpisa, ponovno preveri izpolnjevanje pogojev in v primeru, da upravičenec ne izpolnjuje pogojev, se pogodbe o (so)financiranju ne sklene, o čemer upravičenca obvesti z dopisom, ki ga pred posredovanjem pripravi ter posreduje v parafiranje Sektorju za pravne zadeve in Sektorju za finance in računovodstvo.

(3) Skrbnik razpisa vodi evidenco podpisanih in veljavnih pogodb ter evidenco pogodb, pri katerih zaradi ugotovitve neizpolnjevanja pogojev upravičenca po izdaji sklepa o izboru (in pred podpisom pogodbe o (so)financiranju) ni prišlo do podpisa pogodbe, skupaj z razlogi za takšno odločitev. S podatki iz evidence seznanja vodjo Sektorja za finance in računovodstvo oziroma od njega pooblaščeno osebo in en izvod pogodbe izroči Sektorju za finance in računovodstvo.

(4) Na področju znanstvenoraziskovalne dejavnosti sklenitev pogodbe o (so)financiranju poteka v skladu z 49., 50. in 51. členom Splošnega akta. Določbe predhodnih odstavkov tega člena se smiselno uporabljajo, v kolikor niso v nasprotju s splošnim aktom.

IV. IZPLAČILO IZ PRORAČUNA

27. člen
(ZZI in finančni popravki)

(1) Izplačila upravičencem iz proračuna se izvede neposredno z računa PT.

(2) ZZI je knjigovodska listina in je podlaga PT, kot neposrednemu proračunskemu uporabniku, za izvršitev plačila upravičencu ter omogoča povračilo prispevka Evropske unije v državni proračun.  ZZl vsebuje vse elemente računa.

(3) Izplačila iz proračuna se izvajajo v skladu s pravilnikom o finančnem poslovanju PT ter v skladu z določili zakona, ki ureja izvrševanje proračuna Republike Slovenije.

(4) Upravičenec kreira ZZI v informacijskem sistemu OU (v nadaljnjem besedilu: IS OU).

(5) Po prejemu ZZI skrbnik pogodbe oziroma kontrolor ZZI, v primeru, da je bil za izvedbo preverjanj imenovan, izvede administrativno preverjanje ZZI po 74. členu Uredbe 2021/1060/EU ter izpolni kontrolni list.

(6) V primeru, da je ZZI nepopoln, skrbnik pogodbe/kontrolor upravičenca pozove k dopolnitvi.

(7) V primeru, da je ZZI nepravilen, ga skrbnik/kontrolor pogodbe v IS OU in dokumentarnem sistemu SPIS oziroma KRPAN zavrne, o čemer se obvesti tudi upravičenca. Informacija o zavrnitvi ZZI se prenese v sistem MFERAC.

(8) Popoln in pravilen ZZI potrdi skrbnik/kontrolor pogodbe v IS OU in dokumentarnem sistemu SPIS oziroma KRPAN in o tem obvesti Sektor za finance in računovodstvo po elektronski pošti. Elektronsko sporočilo mora obvezno vsebovati navedbo številke ZZl upravičenca, naziv upravičenca, vrednost potrjenega ZZI ter navedbo razpisa.

(9) Skrbnik pogodbe/kontrolor ZZI posreduje kontrolni list za vnos v EPP.

(10) Sektor za finance in računovodstvo pripravi odredbo za izplačilo. Pravilno pripravljeni odredbi  v IS OU podeli status »kontrolno pregledan«.

(11) Sektor za finance in računovodstvo pripravljeno odredbo posreduje v e-potrditev odgovornim  osebam PT ter e-podpisane odredbe posreduje MF.

(12) ARIS je dolžna izvajati finančne popravke v povezavi z odkritimi posameznimi ali sistemskimi nepravilnostmi. Finančni popravki se določijo na posameznih primerih ugotovljenih neupravičenih izdatkov. Kadar zneska neupravičenih izdatkov ni mogoče natančno določiti, se uporabi pavšalni znesek ali ekstrapolirani finančni popravek. Podlaga za vračilo sredstev so ugotovljene nepravilnosti v poročilih organov, pristojnih za izvajanje upravljalnih preverjanj. O nepravilnostih se poroča v skladu z navodili revizijskega organa, ki je pristojen za pošiljanje poročil o nepravilnostih OLAF.

V. ANALIZA USPEŠNOSTI IN UČINKOVITOSTI IN PRIPRAVA PREDLOGOV NADALJNJIH IZBOLJŠAV

28. člen
(spremljanje razpisov)

Da bi zagotovili, da bodo razpisi dosegli svoj namen in doprinesli k realizaciji zastavljenih ciljev in kazalcev, je potrebno izvajanje razpisov tekoče spremljati. Zato morajo vsi, ki so vključeni v izvajanje razpisa na vseh ravneh zagotavljati tiste podatke, na podlagi katerih se bo lahko ocenjevala uspešnost in učinkovitost. Z zaključno evalvacijo se oceni ali in v kolikšni meri se je z razpisom in realiziranimi operacijami doseglo zastavljene cilje in rezultate, ki so bili zastavljeni ob načrtovanju razpisa ter hkrati pripravi predloge nadaljnjih izboljšav v naslednjih ponovitvah razpisa.

VI. ADMINISTRATIVNA PREVERJANJA ZZI 

29. člen
(administrativna preverjanja)

(1) Postopek administrativnega preverjanja ZZI se izvede v skladu s 74. členom Uredbe 2021/1060/EU in vsakokratno veljavnimi navodili OU za izvajanje upravljalnih preverjanj ter navodili organa upravljanja o upravičenih stroških za sredstva EKP, objavljenimi na spletni strani evropska sredstva.si.

(2) V sklopu administrativnih preverjanj po 74. členu Uredbe 2021/1060/EU se upoštevajo vsi obstoječi postopki preverjanj po nacionalni zakonodaji, vzpostavljeni za sredstva državnega proračuna, ki se izvajajo ne glede na vir financiranja (državni ali evropski proračun). Preverjanja morajo biti izvedena kakovostno in pravočasno, in sicer tako, da se pravočasno in učinkovito odkrijejo, preprečijo in odpravijo morebitne napake in nepravilnosti 

(3) Naloge administrativnega preverjanja iz prejšnjega odstavka opravlja skrbnik pogodbe o (so)financiranju ali kontrolor ZZI (v nadaljnjem besedilu: pristojna oseba).

(4) Pristojna oseba ne sme biti ista oseba, ki je sodelovala pri ocenjevanju v posameznem razpisu.

(5) Pristojne osebe morajo pri svojem delu upoštevati določbe o nasprotju interesa iz 20. člena Splošnega akta oziroma Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije in morajo delovati skladno s Kodeksom ravnanja javnih uslužbencev.

(6) Administrativna preverjanja se izvedejo pred izplačilom iz proračuna, razen v primerih, ko je to drugače določeno s predpisi s področja izvrševanja proračuna. 

(7) Administrativna preverjanja morajo biti strokovna, nepristranska in neodvisna.

(8) Pri preverjanju se mora pridobljene informacije, podatke in spoznanja trajno varovati v skladu z Zakonom o poslovni skrivnosti ter pri tem dosledno spoštovati predpise s področja varovanju osebnih podatkov.

(9) Pristojnim osebam je potrebno zaradi upravljanja podatkov, revizijske sledi in pregleda dokumentacije, omogočiti dostop do IS OU, vpogled v MFERAC ter druge uradne javne evidence in informacijska orodja za podatkovno rudarjenje.

30. člen
(potek administrativnega preverjanja)

(1) Pristojna oseba izvede administrativno preverjanje popolnosti in pravilnosti v IS OU kreiranega ZZI ter prilog in izpolni kontrolni list.

(2) Pristojna oseba uporablja za izvajanje administrativnega preverjanja ZZI kontrolni list, ki mora obvezno vsebovati najmanj ključne vsebine preverjanj ter preverbo relevantnih specifičnih področij upravljalnih preverjanj v skladu z navodili OU za izvajanje upravljalnih preverjanj po 74. členu Uredbe 2021/1060/EU.

(3) V kolikor IS OU to omogoča, lahko pristojna oseba kontrolni list v vsem ostalem prilagodi ali dopolni glede na specifične zahteve preverjanja. Kontrolni list mora zagotavljati ustrezno revizijsko sled in predstavljati sistematični pregled.

(4) Pri izvedbi administrativnega preverjanja ZZI je potrebno zagotoviti:

• skladnost upravičenih stroškov s potrjeno operacijo,
• doseganje zastavljenih ciljev in kazalnikov,
• skladnost operacije s podpisano pogodbo o (so)financiranju,
• da se upravičeni stroški nanašajo na obdobje upravičenosti,
• da so nastali stroški upravičeni skladno z Navodili organa upravljanja o upravičenih stroških za sredstva EKP v programskem obdobju 2021-2027,
• pravilnost vseh računov oz. dokumentov enake dokazne vrednosti,
• pristnost in pravilnost spremne dokumentacije,
• usklajenost s pravili državnih pomoči, pravili o javnih naročilih, okoljevarstvenimi pravili, pravili enakih možnosti,
• usklajenost s pravili informiranja in obveščanja z Navodili organa upravljanja na področju komuniciranja vsebin EKP v programskem obdobju 2021 -2027,
• usklajenost z drugo nacionalno in EU zakonodajo,
• da ne gre za dvojno financiranje operacije.

(5) Pristojna oseba lahko v okviru administrativnega preverjanja izvaja tudi pregled na terenu, pri čemer je dolžna smiselno upoštevati  navodila in postopke, ki veljajo za preverjanje na kraju samem. Na kraju samem se dodatno preveri obstoj dokazil za izdatke, vključene v ZZI, ugotovitve pa se zapiše na kontrolni list za administrativno preverjanje ZZI, če to IS OU omogoča. Kontrolni list mora vsebovati vsaj informacijo o tem, kdo in kdaj je izvedel preverjanje, namen izvedbe, predmet in ugotovitve preverjanja. Kljub že opravljenemu preverjanju na terenu, so lahko te operacije tudi predmet preverjanja na kraju samem.

(6) Pristojna oseba v okviru administrativnega preverjanja ZZI po 74. členu Uredbe 2021/1060/EU preverja:

• ali so stroški z operacijo neposredno povezani, so potrebni za njeno izvajanje in so v skladu s cilji in rezultati operacije,
• ali so stroški dejansko nastali za dela, ki so bila opravljena, za blago, ki je bilo dobavljeno, oziroma za storitve, ki so bile izvedene,
• skladnost izvajanja aktivnosti s pogodbo o (so)financiranju in razpisom,
• izvedbo z vlogo predvidenih aktivnosti s področja zagotavljanja prepoznavnosti, preglednosti in komuniciranja,
• pravilnost izstavljenega ZZI in obveznih prilog, pri čemer morajo biti stroški  dokazani z verodostojnimi računi oz. knjigovodskimi listinami enake dokazne vrednosti in drugimi listinami (dokazila),
• umeščenost stroškov v ustrezno kategorijo oz. podkategorijo stroškov,
• popolnost in ažurnost podatkov o operaciji v IS OU,
• doseganje kazalnikov,
• ali so stroški pripoznani v skladu s skrbnostjo dobrega gospodarja,
• ali so stroški nastali in so plačani v obdobju upravičenosti in je zanje priloženo dokazilo o plačilu (razen, kjer se dokazila o plačilu ne zahtevajo),
• ali so stroški skladni z veljavnimi pravili EU in nacionalnimi predpisi.

31. člen
(postopek izvedbe administrativnega preverjanja)

(1) Postopek izvedbe administrativnega preverjanja se skladno z 31. členom in 34. členom Uredbe EKP izvede v roku 30 dni od prejema popolnega ZZI.

(2) Po izvedenem administrativnem preverjanju PT izda odredbo za izplačilo iz državnega proračuna.

(3) Administrativno preverjanje se izvede z uporabo IS OU, modul Kontrola AP:

• preveri se popolnost in pravilnost ZZI, upravičenost uveljavljenih stroškov/izdatkov se preveri skladno s potrjeno metodologijo PT,
• preverjanje se izvede pred izplačilom sredstev iz proračuna s pomočjo ustreznih kontrolnih listov.

(4) Po izvedenem preverjanju se:

• pozove upravičenca k morebitni dopolnitvi dokumentacije,
• V IS OU priloži/izpolni kontrolni list in ZZI zavrne v primeru ugotovljene finančne napake ali nepravilnosti,
• v IS OU priloži/izpolni kontrolni list in odobri ZZI,
• ustrezno arhivira dokumentacijo opravljenega administrativnega preverjanja v IS OU.

32. člen
(način izvedbe administrativnega preverjanja)

(1) Administrativno preverjanje se izvede na vzorcu, v utemeljenih primerih izjemoma 100-odstotno.

(2) Administrativna preverjanja se izvajajo skladno z metodologijo, ki jo pripravi ARIS, nato pregleda in potrdi PT, na koncu pa potrdi še OU. Pri pripravi mora ARIS upoštevati predpisana izhodišča OU (vključno z analizo tveganj OU), usmeritve EK, priporočila revizijskih organov in lastna specifična tveganja.

(3) Dokazila, ki jih morajo predložiti upravičenci in jih je treba preveriti pri posameznih vrstah stroškov, so določena v Navodilih organa upravljanja o upravičenih stroških za sredstva EKP v programskem obdobju 2021-2027 ali v razpisu.

33. člen
(ključne vsebine)

(1) Administrativna preverjanja morajo biti izvedena tako, da je jasno razvidno, da so bile preverjene vse ključne vsebine (upoštevani minimalni standardi), napredek operacije in preverjena vsa specifična področja upravljalnih preverjanj (javna naročila, državne pomoči in pomoči »de minimis«, varovanje okolja, enake možnosti, itd.).

(2) Da so preverjanja izvedena ustrezno, mora biti razvidno tudi iz obveznih kontrolnih listov (ZZI, javna naročila upravičenca).

34. člen
(minimalni standardi)

Minimalni standardi, ki jih je treba dosledno upoštevati pri izvajanju administrativnih preverjanj ZZI so:

• Skladnost operacije s pogodbo o (so)financiranju:

• skladnost izvajanja aktivnosti s pogodbo o (so)financiranju,
• skladnost finančnega in terminskega izvajanja operacije s pogodbo o (so)financiranju,
• stroški/izdatki so nastali v obdobju upravičenosti,
• doseganje zastavljenih ciljev in kazalnikov ali ključnih faz izvajanja operacije (indikatorji uspešnosti oz. rezultata in učinka),
• izdatki, ki so jih navedli upravičenci, so resnično nastali (dokazilo o plačilu oziroma knjigovodske listine enakovredne narave),
• blago je bilo dobavljeno oziroma storitev opravljena (dokazilo o dobavljenem blagu/opravljeni storitvi),
• ZZI (računi oziroma knjigovodske listine enakovredne narave) so pravilni,
• ustreznost stopnje (so)financiranja ter pravilnost razmerja med izplačili v breme namenskih sredstev EKP in v breme sredstev slovenske udeležbe,
• pravilnost, popolnost in ažurnost podatkov o operaciji v IS OU;

• Spoštovanje nacionalne in EU zakonodaje z določenega področja:

• javno naročanje,
• javno-zasebno partnerstvo,
• državne pomoči in pomoč »de minimis«,
• okoljevarstvena pravila,
• pravila enakih možnosti in nediskriminacija,
• pravila glede zagotavljanja prepoznavnosti, preglednosti in komuniciranja v okviru izvajanja EKP v programskem obdobju 2021-2027,
• vrste in upravičenost stroškov ter dokumentacija za dokazovanje upravičenosti (Navodila organa upravljanja o upravičenih stroških za sredstva evropske kohezijske politike za programsko obdobje 2021-2027),
• pravila glede finančnih instrumentov,
• pravila glede specifičnih področij,
• pravila glede poenostavitev stroškov in izpolnitev pogojev za plačilo (npr. strošek na enoto, pavšalni zneski, financiranje po pavšalni stopnji),
• spremljanje prihodkov (pri operacijah, ki ustvarjajo prihodke se preveri, če upravičenec spremlja prihodke, če je upravičenec zabeležil vse prihodke, ki jih ustvarja operacija; ali so ti prihodki odšteti od zahtevanega zneska (so)financiranja,
• ali je upravičenec upošteval finančno vrzel iz CBA analize, itd.),
• preprečevanje dvojnega financiranja,
• upoštevanje pravil glede nasprotja interesov; kazalniki goljufije (ang. »red flags«) na področjih stroškov dela in storitev svetovanja, sklepanja pogodb in javnih naročil, nasprotij interesov pri oddaji javnih naročil, opozorila glede potencialno ponarejenih dokumentov, zlasti v okoliščinah, v katerih lahko ocena tveganja pokaže visoko tveganje goljufije, itd. (gradiva Urada za boj proti goljufijam so dostopna na spletni strani https://evropskasredstva.si/navodila/);

• Ločenost računovodskega spremljanja in evidentiranja poslovnih dogodkov, arhiviranje dokumentacije in ustreznost revizijske sledi:
  • ločenost knjigovodstva za vse transakcije v zvezi z operacijo - pri poenostavljenih oblikah stroškov je to samo priliv (ustreznost in pravilnost ločenega knjigovodstva se preveri kadarkoli med izvajanjem operacije
  • zadostnost in ustreznost spremnih dokumentov ter obstoj zadostne revizijske sledi.

   

35. člen
(terminski, finančni in dejanski (fizični/vsebinski) napredek operacije)

(1) Rezultat administrativnega preverjanja mora biti ugotovitev pristojne osebe glede napredka operacije.

(2) Pristojna oseba bo napredek operacije ugotovila po tem, ko bo preverila ključne vsebine preverjanj. Pri preverjanju mora biti posebej pozorna na časovni, finančni in dejanski (fizični/vsebinski) napredek operacije.

(3) Pristojna oseba mora preveriti in poročati o terminski/finančni/dejanski uspešnosti projekta glede na veljavni plan. Če bi se ugotovila odstopanja oziroma zaostajanje od planov, se upravičenca pozove na predložitev pojasnil glede odstopanja oziroma zaostajanja od planov, zlasti, ali so le-ta tolikšna, da bo moral upravičenec izvesti ukrepe, da bo lahko izpolnil določbe pogodbe o (so)financiranju.

(4) Pristojna oseba zapiše ugotovitve v kontrolni list ter poskrbeti za pravočasen sprejem ukrepov, ki bodo vodili k uspešnemu črpanju sredstev.

VII. ZAGOTAVLJANJE REVIZIJSKE SLEDI

36. člen
(revizijska sled)

Za vsako operacijo se mora zagotavljati zadostna in ustrezna revizijska sled na vseh ravneh. Zadostna in ustrezna revizijska sled omogoča, da se pridobi podrobnejši pregled nad postopki, ki se izvajajo pri porabi sredstev EKP ter omogoča pregled nad dokumenti, ki so nastali pri izvajanju postopkov porabe teh sredstev. To pomeni, da se vsi podatki in dokumenti, ki so pomembni za nastale stroške v okviru operacije, lahko izsledijo.

VIII. KONČNE DOLOČBE

37. člen
(uporaba postopkovnika)

Ta postopkovnik se v delu VI. poglavja smiselno uporablja tudi za (so)financiranje aktivnosti iz Načrta za okrevanje in odpornost (NOO), ki so ob začetku uporabe tega postopkovnika v teku, pa še niso končane. 

38. člen
(objava in začetek veljavnost postopkovnika)

Ta postopkovnik se objavi na spletni strani ARIS in začne veljati naslednji dan po objavi.

39. člen

(prenehanje veljave)

Z dnem začetka veljavnosti tega postopkovnika preneha veljati Postopkovnik za izvajanje Evropske kohezijske politike, št. 007-2/2025-1 z dne 4. 2. 2025.

Tjaša Dobnik,
direktorica

Številka: 007-2/2026-1
Datum: 23. 1. 2026