Na podlagi 29. člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 48/23) ter 34. člena Statuta Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije št. 007-9/2023-1 z dne 26. 7. 2023, št. 007-9/2023-5 z dne 4. 4. 2024 in št. 007-9/2023-8 z dne 17. 7. 2024, je Znanstveni svet Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: ZSA) sprejel

Poslovnik o delu znanstvenoraziskovalnih svetov za posamezne znanstvene vede
 

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

(vsebina poslovnika)

S tem poslovnikom se ureja organizacija in način dela znanstvenoraziskovalnih svetov za posamezne znanstvene vede (v nadaljnjem besedilu:  ZSV).

2. člen

(splošna slovnična oblika)

V tem poslovniku uporabljeni izrazi, ki se nanašajo na osebe in so zapisani v moški slovnični obliki, so uporabljeni kot nevtralni za ženski in moški spol.

3. člen

(nasprotje interesov)

(1) Člani ZSV so se dolžni pri svojem delu izogibati dejanskemu ali možnemu nasprotju interesov v skladu z zakonom, ki ureja preprečevanje in odpravljanje nasprotja interesov in v skladu s splošnim aktom Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: ARIS), ki ureja strokovna telesa ARIS.

(2) Smiselno enako, kot je določeno v prejšnjem odstavku za člane ZSV, velja tudi za vse, ki sodelujejo pri delu ZSV.

(3) Če član ZSV ugotovi obstoj okoliščin, iz katerih izhaja nasprotje interesov, ali če ZSV ugotovi, da pri članu obstaja nasprotje interesov, ZSV oziroma član ZSV  postopata na način in po postopku, določenim s splošnim aktom ARIS, ki ureja strokovna telesa ARIS.

4. člen

(zaupnost dokumentov)

(1) Član ZSV je dolžan dokumente, ki nastanejo pri delu ZSV oziroma se z njimi seznani v okviru dela ZSV, uporabljati kot interne dokumente, kar pomeni, da jih ne sme reproducirati ali dovoliti drugačnega razširjanja nepooblaščenim osebam.

(2) Enako, kot je določeno v prejšnjem odstavku za člane ZSV, velja za vse, ki sodelujejo pri delu ZSV.

II. ORGANIZACIJA ZSV

5. člen

(pristojnosti in naloge)

(1) ZSV opravlja naloge znotraj svojih pristojnosti, določenih s  splošnim aktom ARIS, ki ureja strokovna telesa ARIS, splošnim aktom ARIS, ki ureja postopke (so)financiranja in ocenjevanja ter spremljanja izvajanja znanstvenoraziskovalne dejavnosti in drugimi splošnimi akti ARIS.

(2) Svoje naloge ZSV izvršuje na sejah ter z analizami in s pripravo gradiv za seje.

(3) Seje ZSV lahko potekajo v fizični obliki, preko videokonferenčnega sistema ali v njuni kombinaciji. Dopisna seja poteka preko elektronske pošte.

(4) Naloge ZSV so:

• spremljanje, analiziranje in nadzorovanje izvajanja v (so)financiranje sprejetih raziskovalnih projektov in drugih aktivnosti znanstvenoraziskovalne dejavnosti s področja ZSV, v vseh fazah njihovega poteka na podlagi vmesnih in zaključnih poročil o delu ter poročil o porabljenih sredstvih (ocenjevanje poročil);
• dopolnjevanje zbirke podatkov o recenzentih, ki jo vodi ARIS na podlagi Zakona o znanstvenoraziskovalni in inovacijski dejavnosti na način, določen v splošnem aktu ARIS, ki ureja  strokovna telesa ARIS;
• podajanje mnenj na zaprosilo zunanjega ekspertnega panela o strokovni oceni glede (so)financiranja mednarodne znanstvene literature oziroma dodatnih pojasnil k predlogu prednostnega seznama prijav glede njihove strokovne ocene;
• priprava poročil o rezultatih in učinkih raziskovalnih projektov ter drugih aktivnosti znanstvenoraziskovalne dejavnosti;
• priprava predlogov izboljšanja splošnih aktov ARIS in metodologije, ki ureja ocenjevanje predlogov aktivnosti znanstvenoraziskovalne dejavnosti po končanih ocenjevalnih postopkih;
• dajanje pobud za razvoj znanstvenoraziskovalne dejavnosti na svojem področju;
• dajanje predlogov pomembnih dosežkov slovenske znanosti s področja ZSV, ki jih ARIS lahko uporabi za promocijo znanosti;
• podajanje strokovne ocene na zaprosilo ministrstva, pristojnega za znanost, v zvezi z vlogami za izredno naturalizacijo glede raziskovalčevega izkazovanja izjemnih mednarodno primerljivih znanstvenoraziskovalnih ali tehnološko razvojnih rezultatov v zadnjih petih letih in podajanje strokovne ocene glede raziskovalčevega objavljanja znanstvenoraziskovalnih del v znanstvenih oziroma strokovnih revijah z nadpovprečnim faktorjem vpliva v skladu s sklepi ZSA;
• sodelovanje z Osrednjimi specializiranimi informacijskimi centri za raziskovalno dejavnost (v nadaljnjem besedilu: OSIC)  pri presoji ustreznosti razvrstitve znanstvenih del po tipologiji COBISS;
• podajanje mnenj in določitev nabora (uvrstitev ali izbris) mednarodnih baz podatkov (v nadaljnjem besedilu: MBP) (seznam BIBLIO-A), znanstvenih revij, ki niso vključene v MBP, se pa upoštevajo pri kategorizaciji znanstvenih publikacij (seznam BIBLIO-B), mednarodnih založb (seznam BIBLIO-C) in repozitorijev raziskovalnih podatkov (seznam BIBLIO-D), ki se upoštevajo pri kategorizaciji znanstvenih publikacij;
• imenovanje opazovalca, ki sodeluje na mednarodnem panelu kot predstavnik ustreznega ZSV in ki ga izmed svojih članov določijo člani ustreznega ZSV;
• podajanje mnenj, obravnava predlogov sklepov in priprava predlogov sklepov za obravnavo na ZSA v postopkih po 158. in 159. členu splošnega akta ARIS, ki ureja postopke (so)financiranja in ocenjevanja ter spremljanja izvajanja znanstvenoraziskovalne dejavnosti;
• izvajanje drugih nalog za zagotavljanje skladnega razvoja znanstvene vede, ki so v pristojnosti ZSV;
• izvajanje drugih nalog, določenih s splošnimi akti ARIS za izvajanje javnih pooblastil, ki so v pristojnosti ZSV.

(5) ZSV obvešča predsednika ZSA in direktorja ARIS o relevantnih sprejetih sklepih, predlogih, mnenjih in pobudah.

(6) Strokovne službe ARIS obveščajo člane ZSV o izvrševanju sklepov ZSV.

6. člen

(mandat, imenovanje in razrešitev)

(1) ZSV ima vključno s predsednikom od šest do dvanajst članov.

(2) Predsednika, namestnika predsednika in člane ZSV imenuje ZSA za mandatno dobo štirih let. Mandat člana ZSV začne teči z dnem, določenim v sklepu ZSA o imenovanju.

(3) Predsednik ZSV je lahko imenovan za največ en zaporedni mandat, namestnik predsednika in člani ZSV pa so lahko imenovani za največ dva zaporedna mandata. V primeru, da članu mandat predčasno preneha in ga nadomesti nov član, se mandat novega člana konča hkrati z zaključkom štiriletnega mandata ZSV, v katerega je imenovan.

(4) Postopek evidentiranja in zbiranja kandidatov za člane ZSV, postopek imenovanja predsednika, namestnika predsednika in članov ZSV ter kriteriji in pogoji za njihovo imenovanje, so določeni s splošnim aktom ARIS, ki ureja strokovna telesa ARIS. Namestnika predsednika ZSV imenuje ZSA izmed članov ZSV na podlagi predloga ZSV.

(5) Splošni akt ARIS, ki ureja strokovna telesa ARIS, določa razloge za razrešitev in postopek razrešitve predsednika, namestnika predsednika in člana ZSV.

(6) Seznam članov ZSV se po imenovanju objavi na spletnih straneh ARIS.

7. člen

(predsednik in namestnik predsednika ZSV) 

(1) Predsednik ZSV:

• sklicuje in vodi seje ZSV,
• predlaga dnevni red seje ZSV,
• usklajuje in vodi delo ZSV v skladu s splošnimi akti ARIS,
• predstavlja ZSV in zastopa njegova stališča,
• strokovno usmerja delovanje ZSV,
• pripravlja poročila o delu iz pristojnosti ZSV,
• podpisuje zapisnike, sklepe in druge dokumente ZSV,
• seznanja člane ZSV o pobudah, predlogih, informacijah in stališčih, ki se nanašajo na delo ZSV,
• opravlja druge naloge v skladu s splošnimi akti ARIS in z usmeritvami ZSA.

(2) Namestnik predsednika ZSV nadomešča predsednika ZSV v njegovi odsotnosti ali zadržanosti in opravlja njegove naloge.

8. člen

(člani ZSV)

(1) Člani ZSV so se dolžni udeleževati sej in sodelovati pri delu ZSV. Svojo morebitno zadržanost na seji  mora član ZSV pisno ali po elektronski pošti sporočiti predsedniku ZSV in v vednost strokovnemu sodelavcu ARIS najmanj tri dni pred predvidenim datumom seje.

(2) Člani ZSV imajo pravico, da:

• so v skladu z določbami tega poslovnika obveščeni o predlogu dnevnega reda seje,
• dajejo predloge za spremembe in dopolnitve dnevnega reda,
• za zadeve, ki so na dnevnem redu, prejmejo ustrezno gradivo,
• jim je omogočen vpogled v celotno dokumentacijo ZSV (z upoštevanjem zakonskega varovanja podatkov),
• so obveščeni o izvrševanju sklepov ZSV.

(3) Sodelovanje članov ZSV pri delu ZSV in s tem povezane naloge članov ZSV obsegajo predvsem:

• poročanje, razpravljanje in odločanje na sejah ZSV v zadevah iz pristojnosti ZSV,
• predlaganje v obravnavo posameznih vprašanj in zadev iz pristojnosti ZSV,
• opravljajnje drugih nalog, določenih s splošnimi akti ARIS in tem poslovnikom.

III. NAČIN IN POSTOPEK DELA ZSV

9. člen

(sklic seje)

(1) Predsednik ZSV skliče sejo na:

• lastno pobudo,
• pobudo najmanj treh članov ZSV,
• predlog direktorja ARIS ali
• na predlog ZSA oziroma predsednika ZSA.

(2) Kdor predlaga sklic seje, mora predložiti tudi predlog dnevnega reda.

(3) Člani ZSV lahko po prejemu vabila ali na sami seji dajejo predloge za spremembe in dopolnitve dnevnega reda. Člani ZSV imajo pravico do vpogleda v dokumentacijo, ki se nanaša na posamezne točke dnevnega reda.

(4) V primeru OSIC se gradivo za obravnavo na seji ZSV glede na področje predhodno uskladi med članom oziroma člani ZSV in članom OSIC. Usklajeno kratko predstavitev tematike in predlog sklepa pripravi OSIC in gradivo posreduje pooblaščeni osebi za koordinacijo z OSIC na ARIS, ki poskrbi za vključitev problematike na dnevni red seje ZSV.

(5) Gradiva, ki se tičejo projektnih in programskih poročil in njihovega ocenjevanja, so zaupne narave.

10. člen

(rok sklica seje)

(1) Vabilo na sejo ZSV, v katerem so predlagani dnevni red, čas in kraj seje in ki mu je priloženo gradivo za sejo v elektronski obliki, pošlje predsednik ZSV članom ZSV in drugim vabljenimi najmanj 7 dni pred sejo po elektronski pošti. Celotno gradivo za sejo in zapisnik prejšnje seje morata biti članom ZSV posredovana po elektronski pošti najmanj 4 dni pred sejo.

(2) Če je izjemoma iz utemeljenih razlogov potrebno sejo ZSV sklicati v krajšem roku, kot je določen v predhodnem odstavku tega člena, morajo biti razlogi za to obrazloženi v vabilu za sejo.

(3) Za vsako točko dnevnega reda, razen če gre za informacijo, mora biti vabilu priloženo gradivo. Le izjemoma in s soglasjem predsednika ZSV se gradivo lahko predloži na sami seji ZSV.

11. člen

(sklepčnost seje)

(1) ZSV je sklepčen, če je na seji navzočih večina članov ZSV. Za navzočnost na seji se poleg osebne navzočnosti šteje tudi navzočnost preko komunikacijske povezave na način, ki omogoča ugotovitev identitete člana.

(2) Sklepčnost ZSV ugotovi predsednik ZSV, nato predsednik ZSV ugotovi, kdo od članov ZSV je navzoč na seji in kdo od vabljenih, poleg članov ZSV, je še navzoč na seji.

(3) Če ZSV ni sklepčen, se seja ne začne in jo je potrebno ponovno sklicati.

12. člen

(dopisna seja ZSV)

(1) V nujnih primerih, ko je potrebno sprejeti odločitev v krajšem času, kot je mogoče sklicati sejo ZSV, ali v primerih, ko ni možno zagotoviti navzočnosti članov ZSV na sami seji, lahko predsednik ZSV skliče in izvede dopisno sejo.

(2) Gradivo za dopisno sejo se skupaj s predlogi sklepov pošlje članom ZSV po elektronski pošti.

(3) Člani ZSV odločajo o posameznem vprašanju na dopisni seji na elektronski glasovnici, kjer je naveden predlagani sklep ter besede »ZA«, »PROTI« in »VZDRŽAN«. Obvezna sestavina glasovnice so poleg navedenega sklepa še datum in ura sklica seje, sklep, kjer se z besedilom »ZA« in »PROTI« odloča o pristanku k sklicu dopisne seje ter rubrika, v kateri lahko člani podajo morebitne pripombe.

(4) Član ZSV glasuje po elektronski pošti, pri čemer mora elektronsko sporočilo, ki pomeni njegovo glasovanje, poslati iz elektronskega naslova, ki ga je ARIS sporočil kot svoj elektronski naslov.

(5) Član ZSV glasuje tako, da pri vsakem sklepu označi glede na svojo opredelitev besedo »ZA«, »PROTI« ali »VZDRŽAN«. Glasovnico najkasneje v roku 36 ur od sklica seje (v rok se ne vštevajo dela prosti dnevi in prazniki) pošlje na za to predhodno določen elektronski naslov ARIS. V izjemnih primerih, ki jih določi in obrazloži predsednik ZSV, je rok za glasovanje lahko izjemoma krajši. Sklep je sprejet na dopisni seji, če je sprejet sklep o sklicu dopisne seje in podredno, če je za predlagani sklep glasovala večina članov v roku, navedenim v vabilu na sejo.

(6) O dopisni seji se sestavi zapisnik, v katerem se navede vzrok za sklic seje, dnevni red seje, postavljeno vprašanje oziroma predlog sklepa, izid glasovanja ter morebitne pripombe članov. Zapisnik se praviloma potrdi na naslednji seji ZSV.

13. člen

(vabljeni na sejo)

(1) Predsednik ZSV vabi na sejo poleg članov ZSV še člana ZSA, ki v ZSA zastopa znanstveno vedo, direktorja ARIS, predstavnike strokovnih služb ARIS iz 22. člena tega poslovnika in zunanje poročevalce.Predsednik ZSV lahko po potrebi na sejo vabi tudi predsednika ZSA in druge zunanje strokovnjake ali predstavnike institucij.

(2) Vabljenim se posreduje gradivo za sejo v skladu z 10. členom tega poslovnika.

14. člen

(dnevni red seje)

(1) Predsednik ZSV predlaga dnevni red seje, ki je naveden v vabilu na sejo in morebitne spremembe ali dopolnitve tega dnevnega reda. Spremembe ali dopolnitve predloga dnevnega reda lahko predlaga in utemelji v skladu z 9. členom tega poslovnika tudi  vsak član ZSV, poleg njih pa po prejemu vabila ali na sami seji tudi direktor ARIS,  vabljeni član ZSA, ki v ZSA zastopa znanstveno vedo in predsednik ZSA, če je vabljen na sejo.

(2) Na dnevnem redu vsake seje ZSV mora biti posebna točka za potrditev zapisnika prejšnje seje in poročilo o uresničevanju sprejetih sklepov ZSV.

(3) ZSV o dnevnem redu odloči z glasovanjem.

15. člen

(potek seje)

(1) Predsednik ZSV vodi sejo ZSV po sprejetih točkah dnevnega reda. Pri razpravi o posamezni točki da najprej besedo poročevalcu, če je potrebna uvodna obrazložitev, nato pa članom, ki želijo razpravljati. Z dovoljenjem ali na povabilo predsednika ZSV lahko sodelujejo v razpravi tudi drugi udeleženci seje. Predsednik ZSV daje besedo razpravljavcem po vrstnem redu prijav in ob tem upošteva njihove zahteve po odgovoru. Mimo vrstnega reda lahko dobi besedo poročevalec, če je potrebna dopolnitev obrazložitve ali dodatno pojasnilo.

(2) Razprava o posamezni točki dnevnega reda traja, dokler člani ZSV želijo razpravljati.

(3) Ko predsednik ZSV ugotovi, da je zadeva dovolj pojasnjena, razpravo konča in predlaga sprejem ustreznega sklepa ali druge odločitve. Če predsednik ZSV ali ZSV ugotovi, da zadeva ni dovolj pojasnjena, jo vrne predlagatelju v dopolnitev in določi rok ponovne predložitve na sejo ZSV.

16. člen

(oblikovanje sklepa)

(1) Sklep ali drugo odločitev predlaga predsednik ZSV pri vsaki točki dnevnega reda posebej. Predlog sklepa ali predlog druge odločitve ZSV mora biti nedvoumno in razumljivo oblikovan. Člani ZSV lahko predlagajo spremembo ali dopolnitev sklepa ali druge odločitve.

(2) Če je več predlaganih sklepov v isti zadevi, se glasuje o vsakem predlogu sklepa posebej. V primeru, da nobeden izmed predlogov ne dobi zadostne večine, se glasovanje ponovi, med tistima predlogoma, ki sta dobila največ glasov. Če tudi pri ponovnem glasovanju nobeden izmed predlogov ne dobi potrebne večine, se šteje, da ZSV o zadevi ni odločil in sklep ni sprejet. V takem primeru ZSV opredeli postopek za nadaljnje aktivnosti pri pripravi rešitve odprtega vprašanja.

17. člen

(sprejemanje sklepov)

(1) Sklep ali druga odločitev ZSV je sprejeta, če zanjo glasuje večina članov ZSV.

(2) Član ZSV, ki se s predlaganim sklepom ne strinja, lahko poda ločeno mnenje, ki se ga mora na njegovo zahtevo zapisati v zapisnik.

(3) Sklep dopisne seje je sprejet, če je v roku, določnem z vabilom, za sprejem predlaganega sklepa glasovala večina članov ZSV.

18. člen

(način glasovanja)

Člani ZSV glasujejo o sklepih ali drugih odločitvah praviloma z dvigom rok. Pri tem predsednik ZSV ugotovi, kdo je »ZA«, kdo je »PROTI« in kdo se je glasovanja vzdržal. ZSV lahko odloči, da se o posameznem sklepu izvede poimensko glasovanje. Vsak član ZSV ima pravico, da pojasni razloge za svojo odločitev pri glasovanju in da se na njegovo zahtevo razlogi za odločitev zapišejo v zapisnik. Izid glasovanja se zapiše v zapisnik.

19. člen

(odpravek sklepa)

(1) Zapisnik in odpravke sklepov seje ZSV podpisuje predsednik ZSV, v njegovi odsotnosti pa njegov namestnik oziroma oseba, ki jo predsednik ZSV pooblasti.

(2) Sprejete sklepe, ki jih je potrebno izvršiti takoj in so na seji sprejeti v predloženi obliki, predsednik ZSV ali njegov namestnik lahko podpiše pred potrditvijo celotnega zapisnika.

20. člen

(zapisnik seje)

(1) O seji ZSV se piše zapisnik.

(2) Zapisnik seje mora vsebovati:

• zaporedno številko seje,
• datum, uro začetka in konca seje ter podatke o morebitni prekinitvi in nadaljevanju seje,
• kraj seje,
• ime in priimek prisotnih članov ZSV in ostalih prisotnih,
• ime in priimek navzočih članov ZSV preko komunikacijske povezave,
• navedbo odsotnih članov ZSV,
• kdo je sejo vodil,
• podatek o sklepčnosti seje,
• dnevni red z navedbo vseh morebitnih sprememb in dopolnitev, ki so bile sprejete,
• navedbo poročevalcev k posameznim točkam dnevnega reda in vseh razpravljavcev,
• sprejete sklepe oziroma odločitve z opredelitvijo večine, s katero so bili sprejeti oziroma zapis, da določen sklep ni bil sprejet ali pa o zadevi ni bilo odločeno,
• izjave, za katere člani ZSV izrecno zahtevajo, da se vpišejo v zapisnik.

(3) Zapisnik piše zapisnikar, ki ga določi direktor ARIS izmed strokovnih sodelavcev ARIS.

(4) Zapisnik podpišeta predsednik ZSV ali njegov namestnik, če je sejo vodil namestnik predsednika in zapisnikar.

(5) Zapisnikar v petnajstih dneh po seji posreduje osnutek zapisnika predsedniku ZSV ali njegovemu namestniku, če je vodil sejo namestnik predsednika. Predsednik ali namestnik predsednika ZSV v petih dneh po prejemu osnutka zapisnika po elektronski pošti potrdi zapisnikarju, da se z vsebino zapisnika strinja oziroma vrne zapisnikarju popravljeni osnutek zapisnika, ki se skupaj z vabilom za naslednjo sejo pošlje članom ZSV.

(6) Zapisnik ZSV se praviloma obravnava na naslednji seji. Prisotni člani ZSV lahko še dodatno podajo dopolnila s pripombami na zapisnik. Zapisnik in morebitne pripombe potrdi ZSV z glasovanjem.

21. člen

(izvrševanje sklepov in drugih nalog ZSV)

Za izvrševanje sklepov ali drugih odločitev ZSV skrbita predsednik ZSV in direktor ARIS.

22. člen

(zagotavljanje dela)

Strokovne, organizacijske in administrativno-tehnične naloge za ZSV opravljajo strokovni sodelavci ARIS.

23. člen

(shranjevanje dokumentacije)

Gradiva, ki se obravnavajo na sejah ZSV, zapisnike in druge dokumente ZSV, hranijo pristojni strokovni sodelavci ARIS v skladu s pravili ARIS.

24. člen

(potrjevanje odpravkov pisnih sklepov)

Za potrjevanje verodostojnosti sklepov in drugih dokumentov v fizični obliki s področja dela ZSV se uporablja žig ARIS.

25. člen

(plačilo za delo)

Člani ZSV so za izvedbo svojih nalog upravičeni do plačila v skladu s splošnim aktom ARIS, ki ureja plačilo za delo ZSV.

26. člen

(spremembe poslovnika)

Vsak član ZSV ima pravico predlagati spremembe in dopolnitve tega poslovnika.

Vse spremembe in dopolnitve tega poslovnika se sprejemajo po enakem postopku, kot je določen za njegov sprejem.

IV. KONČNI DOLOČBI

27. člen

(prenehanje veljavnosti)

Z dnem začetka veljavnosti tega Poslovnika preneha veljati Poslovnik o delu znanstvenoraziskovalnih svetov ved, št. 9003-5/2016-1 z dne 15. 2. 2016 in št. 9003-5/2016-2 z dne 12. 9. 2016.

28. člen

(začetek veljavnosti)

Ta poslovnik začne veljati naslednji dan po objavi na spletni strani ARIS.

Številka: 007-5/2025-1
Datum: 10. 3. 2025

Akad. prof. dr. Peter Križan,
predsednik znanstvenega sveta ARIS