Agencija

Interni akti

      

Na podlagi štirinajstega odstavka 9. člena Zakona o zaščiti prijaviteljev (Uradni list RS, št. 16/23; v nadaljnjem besedilu: ZZPri) in 23. člena Sklepa o ustanovitvi Javne agencije za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 48/23) je Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije sprejela

Pravila za vzpostavitev notranje poti za prijavo po ZZPri
 

I. SPLOŠNE DOLOČBE

1. člen

(vsebina in namen pravil)

(1) S temi pravili se v Javni agenciji za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: ARIS) ureja notranja pot za prijavo informacij o kršitvah predpisov, ki jih je posameznik pridobil v svojem delovnem okolju, obravnava informacij o kršitvah predpisov in zaščita posameznikov, ki prijavijo kršitev (v nadaljnjem besedilu: prijavitelj).

(2) Namen teh pravil je spodbuditi zaposlene, da napake in morebitne kršitve predpisov sporočijo po notranji poti za prijave, z namenom obravnave in odprave napak in kršitev, zagotoviti popolnost, celovitost in zaupnost informacij ter nepooblaščenim osebam ARIS preprečiti dostop do vsebine prijav, podatkov o prijavitelju in o osebah, ki jih prijava zadeva.

 

2.člen

(imenovanje zaupnika)

(1) Direktor ARIS s sklepom izmed javnih uslužbencev ARIS imenuje dva zaupnika za sprejem in obravnavo prijav.

(2) Zaupnika (v nadaljnjem besedilu: zaupnik) sprejemata prijave in jih obravnavata v skladu z 11. in 12. členom ZZPri in temi pravili.

 

3. člen

 (evidentiranje prijave)

(1) Zaupnik prijavo evidentira v program za elektronsko pisarniško poslovanje (v nadaljnjem besedilu: program EPP) in sicer ločeno od ostalih zadev, brez dostopa nepooblaščenih oseb do evidence v EPP (do evidence programa EPP lahko dostopa samo zaupnik), ali v ročno evidenco, ki jo vodi v tabelah po posameznih letih.

(2) Evidenca prejetih prijav vsebuje naslednje podatke:

  • številka zadeve;
  • datum prejema prijave;
  • datum potrditve prejema prijave;
  • datum povratne informacije prijavitelju;
  • datum poročila vodstvu;
  • o prijavitelju, posredniku, povezanih osebah, osebi, ki jo prijava zadeva in osebah, ki lahko   pomagajo pir preiskavi prijavljene kršitve;
  • gradivo, ki so ga predložile osebe iz prejšnje alineje;
  • gradivo, ki je nastalo v postopku obravnave prijave.

(3) Elektronska prijava s prilogami se hrani v programu EPP, fizična pa v posebni zaklenjeni omari v pisarni zaupnika. Fizična prijava se glede hrambe in ravnanja fizično in tehnično obravnava na način, kot da bi šlo za tajni podatek stopnje interno ali poslovno skrivnost.

(4) Po poteku petih let se iz programa EPP oziroma ročnih evidenc, brišejo podatki o prijavitelju in povzročitelju ter vsebina prijave, poročilo vodstvu in evidenčni podatki pa se hranijo 10 let. Po poteku roka hrambe se vsi podatki uničijo.

 

II. NOTRANJA PRIJAVA KRŠITEV

4. člen

(notranja prijava kršitve)

(1) Prijavitelj lahko prijavo poda pisno ali ustno. Prijave se podajo praviloma na obrazcu, ki je Priloga 1 teh pravil, ter se sprejemajo na naslednje naslove:

  • e-pošti na naslov, ki je objavljen na spletni strani ARIS;
  • na telefonski številki zaupnika, ki je objavljena na spletni strani ARIS;
  • na naslov Javna agencija za znanstvenoraziskovalno in inovacijsko dejavnost Republike Slovenije, Bleiweisova 30, 1000 Ljubljana, s pripisom »v roke zaupniku«;
  • osebno pri zaupniku po predhodnem naročilu po telefonu ali e-pošti.

(2) Kadar prijavitelj prijavo poda ustno (osebno ali po telefonu), se prijava evidentira z zapisom njene vsebine. Ustna prijava se lahko s soglasjem prijavitelja tudi posname oziroma se s soglasjem prijavitelja posname klic, če je prijava podana preko telefona.

(3) V primeru ustne prijave, ki se ne posname, zaupnik izdela natančen zapis prijave ter ga prijavitelju pošlje v pregled in podpis, če ta to želi in če opredeli, kam naj se pošlje.

(4) Prijavitelj lahko poda prijavo anonimno ali z navedbo osebnih podatkov, ki bodo znani samo zaupniku.

(5) Zloraba prijave, ki se stori predvsem na način, da se naklepno poda lažna prijava oziroma da prijavitelj podaja informacije, za katere ve, da niso resnične, je prepovedana.

 

5. člen

(naloge zaupnika in zaščita prijavitelja)

(1) Vsako prejeto prijavo prejme v obravnavno zaupnik in jo evidentira v evidenco prijav. Zaupnik obravnava prijavo skrbno, zaupno in samostojno ter pri tem ni vezan na navodila v posamezni zadevi. Zaupnik ne sme razkriti identitete prijavitelja, razen pod pogoji iz ZZPri.

(2) Zaupnik ima pri delu dostop do gradiva, relevantnega za obravnavo prijave, zaposleni pa so mu dolžni nuditi pomoč in informacije, potrebne za njegovo delo. Zaupnik podatke, s katerimi se seznani, uporablja le za namene obravnave prijave in odprave kršitve.

(3) Zaupnik opravlja naloge, ki jih določata 10. člen ZZPri, vključno s svetovanjem in pomočjo prijavitelju pred povračilnimi ukrepi, in ta pravila.

(4) Prijavitelj lahko zaprosi zaupnika za pojasnila glede zaščite v primeru prepovedanih povračilnih ukrepov, kot je določena v 7. poglavju ZZPri.

 

6. člen

(predhodni preizkus prijave)

(1) Zaupnik prijavo preizkusi tako, da preveri, ali so izpolnjene predpostavke iz 5. člena ZZPri. V zvezi s tem v roku sedmih dni izpolni kontrolni seznam iz Priloge 2 tega akta.

(2) Kadar predpostavke niso podane, zaupnik prijave ne obravnava, prijavitelju pa v sedmih dneh od prejema prijave sporoči, da prijave ne bo sprejel v obravnavo.

(3) Kadar so podane vse predpostavke, zaupnik prijavitelju v sedmih dneh od prejema prijave sporoči, da je prijavo sprejel v obravnavo.

(4) Obvestilo iz prejšnjega odstavka se pošlje na naslov oziroma sporoči na način, ki ga je navedel prijavitelj, tudi če gre za anonimno prijavo. Če zaupnik sporočilo poda ustno, se to evidentira z zaznamkom v evidenci prijav.

(5) Kadar je že ob sprejemu ustne prijave očitno, da prijave ni mogoče obravnavati v postopku obravnave notranje prijave, lahko zaupnik prijavitelja usmeri na ustrezno pot za zunanjo prijavo ali na drug ustrezen postopek. V takem primeru do prijave, niti do postopka obravnave, ne pride.

 

7. člen

(obravnava prijave)

(1) Zaupnik prijave obravnava po vrstnem redu prejema.

(2) Zaupnik ima obveznost informiranja prijavitelja glede možnosti notranje ali zunanje prijave in javnega razkritja ter zaščite pred in v primeru povračilnih ukrepov.

(3) Zaupnik prijavo pregleda in ugotovi, katera oseba oziroma notranja organizacijska enota v ARIS je pristojna za odpravo kršitve, na katero se nanaša prijava. Vodjo pristojne notranje organizacijske enote seznani z opisom prijavljene kršitve ter svojimi predlogi ukrepov. V obvestilu označi, da gre za obravnavo prijave po ZZPri, ter določi rok za povratno informacijo glede izvedenih ali predlaganih ukrepov za odpravo kršitve in zoper kršitelja.

(4) Zaupnik lahko po lastni oceni ali na predlog vodje notranje organizacijske enote za odpravo kršitve opravi pogovor s prijaviteljem z namenom ugotovitve okoliščin, pomembnih za opredelitev in odpravo kršitve.

 

8.člen

(obveščanje prijavitelja )

(1) Zaupnik ob koncu obravnave prijave, najpozneje pa v treh mesecih od prejema prijave, prijavitelja obvesti o utemeljenosti prijave, predlaganih in izvedenih ukrepih ter izidu postopka oziroma stanju postopka, če ta še ni končan.

(2) Obvestilo iz prejšnjega odstavka se pošlje na naslov oziroma sporoči na način, ki ga je navedel prijavitelj, tudi če gre za anonimno prijavo. Če zaupnik sporočilo poda ustno, se to evidentira z zaznamkom v evidenci prijav.

 

9. člen

(obvestilo vodstvu)

(1) Zaupnik po podaji povratne informacije prijavitelju oziroma najpozneje v enem mesecu pripravi poročilo direktorju ARIS. V poročilu opiše prijavljeno kršitev, predlagane in izvedene ukrepe za njeno odpravo ter oceni tveganje prihodnjih kršitev. V poročilu ne sme navesti podatkov o prijavitelju ali kršitelju.

(2) Zaupnik na podlagi pisnega poziva direktorja pripravi poročilo o prijavi že pred potekom roka iz prejšnjega odstavka.

 

10. člen

(zunanja prijava v primeru neučinkovitosti notranje prijavne poti)

(1) Prijavitelj lahko poda zunanjo prijavo pristojnemu organu za zunanjo prijavo iz 14. člena ZZPri, če meni, da notranje prijave ne bi bilo mogoče učinkovito obravnavati ali da v primeru notranje prijave obstaja tveganje povračilnih ukrepov.

(2) Prijavitelj lahko kršitev javno razkrije pod pogoji iz ZZPri.

 

11. člen

(Informiranje zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju

(1) Zaupnik pripravi in posodablja vsebino spletne strani, kjer so objavljene informacije o načinu uporabe notranjih poti za prijavo in o teh pravilih  ter informacije o postopkih za zunanjo prijavo organom, institucijam, uradom ali agencijam Evropske unije.

(2) Vsebine se objavijo na spletnih straneh na naslovu http://www.arrs.si/sl/agencija/.

 

III. LETNO POROČILO

12. člen

(letno poročilo)

(1) Zaupnik do 1. februarja tekočega leta za prejšnje leto pripravi osnutek statističnega poročila o številu prejetih, anonimnih in utemeljenih prijav ter o številu obravnavanih povračilnih ukrepov.

(2) Na podlagi osnutka statističnega poročila iz prejšnjega odstavka, ARIS do 1. marca tekočega leta za prejšnje leto pošlje po elektronskem obrazcu, dostopnem na spletnih straneh Komisije za preprečevanje korupcije, zahtevane podatke Komisiji za preprečevanje korupcije, pri čemer navede tudi podatek o zaupniku.

 

IV. KONČNA DOLOČBA

13. člen

(veljavnost pravil)

(1) Ta pravila sprejme direktor ARIS in začnejo veljati in se uporabljati 23. 5. 2023.

(2) Pravila se objavijo na internem mrežnem pogonu in na spletni strani ARIS.

 

 

Št. 007-10/2023-1
Ljubljana, dne 22. 5. 2023

Dr. Špela Stres,
v. d. direktorja ARIS

 

Priloge:

Priloga 1: Notranja prijava kršitve predpisa po ZZPri:

Priloga 2: Kontrolni seznam za predhodni preizkus prijave